Business Intelligence jako odpowiedź na potrzeby spółek giełdowych

Według analiz rynkowych, rozwijające się firmy zwykle wytwarzają od 30 do 50 proc. więcej danych każdego roku. Ich rzetelna analiza jest kluczowa w procesie podejmowania decyzji biznesowych przez kadrę menedżerską.

Stąd też nie dziwi fakt, że systemy informatyczne klasy Business Intelligence są jednymi z najbardziej dynamicznie rozwijających się sektorów rynku IT. Są one bowiem niezbędne, aby przekształcić tak duże ilości danych w informacje, a następnie te informacje zamienić w przydatną wiedzę. Tak poukładane dane stanowią podstawę do prowadzenia różnego rodzaju analiz i raportów – czyli realizowania dostępu do wszelkich informacji wykorzystywanych w firmie.

W jaki sposób BI można wykorzystać do procesu analizy i raportowania?

Dynamicznie zmieniająca się gospodarka światowa oraz wyzwania związane z pandemią Covid-19 wymuszają na przedsiębiorcach natychmiastowe reakcje i szybkie decyzje. Aby były one trafne, istotny jest wgląd nie tylko w historyczne i bieżące dane, ale również możliwość śledzenia trendów i wyciągania na ich podstawie wniosków. Skutkuje to trafniej podejmowanymi decyzjami w kontekście długofalowym oraz lepszym dostosowaniem działań do dynamicznie zmieniającej się sytuacji na rynku. Wsparciem dla tych procesów niewątpliwie są narzędzia informatyczne klasy Business Intelligence, przy użyciu których można zweryfikować realizację postanowionych założeń oraz natychmiastowo reagować na nieprawidłowości i błyskawicznie podejmować właściwe decyzje.

Trendy światowe oraz nowoczesne zarządzanie biznesem ukierunkowują rozwój narzędzi analitycznych głównie na zastosowanie innowacyjnych rozwiązań jak Artificial Intelligence (sztuczna inteligencja) czy Machine Learning (uczenie maszynowe). To dzięki nim firmy mogą odkrywać wzorce i anomalie oraz identyfikować zmienne i relacje przedsiębiorstwa, zapewniając tym samym większą automatyzację procesów, a co za tym idzie – oszczędność czasu oraz nakładów finansowych. Dzięki takim mechanizmom analizujemy nie tylko to, co się stało, ale również dlaczego to się stało. W efekcie otrzymujemy odpowiedź na pytanie, co się wydarzy w przyszłości. W konsekwencji możliwe jest wsparcie przy podejmowaniu decyzji i lepszemu zrozumieniu własnego biznesu.

W jaki sposób BI może usprawnić pracę spółki giełdowej?

Ogrom informacji gromadzonych przez różnorodne systemy informatyczne funkcjonujące w ekosystemie IT spółek giełdowych często nie jest w dostateczny sposób przetwarzany. Ma to najczęściej związek z trudnością w przechowywaniu tak wielkich zbiorów danych równocześnie zapewniając ich wysoką jakość, ustrukturyzowanie i szybkość przetwarzania. A to właśnie dane kryją w sobie istotne wskazówki co do właściwego kierunku rozwoju firmy i osiągnięcia sukcesu rynkowego. Analiza danych w różnych perspektywach i uzyskanie efektu synergii dzięki integracji danych z wielu procesów to przyszłość spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych. To szansa na realny wzrost efektywności wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa, na przyspieszenie reagowania na możliwe zagrożenia i na dynamiczne rozwijanie produktów czy usług. Należy jednak pamiętać o tym, jak ważne jest holistyczne podejście do projektu wdrożenia tego typu rozwiązań w firmie notowanej na GPW i zwrócenie uwagi na różne obszary funkcjonowania biznesu. Niezwykle wartościowe dla decyzji strategicznych mogą być również informacje rynkowe niezwiązane bezpośrednio z systemami IT wewnątrz jednostki. Umożliwiają one między innymi, analizę wpływu czynników zewnętrznych, takich jak kursy walut, ceny surowców czy ogół procesów zachodzących w gospodarce światowej, na cenę akcji spółki. Aby uzyskać bowiem pełny obraz przedsiębiorstwa, niezbędna jest integracja wszystkich występujących w firmie źródeł danych, a więc zarówno tych księgowych czy handlowych jak i magazynowych czy produkcyjnych, a nawet statystycznych i rynkowych. To one przełożą się na konkretną wiedzę możliwą do wykorzystania w procesie zarządzania firmą.

Tak skrojone rozwiązania najczęściej są kierowane do kadry zarządczej firmy, menedżerów, analityków, kontrolerów, działów księgowych i kadrowych, którzy w największym stopniu potrzebują wglądu do codziennie aktualizowanych raportów.

Z jakiego typu zestawień najczęściej korzystają?

- Raporty sprzedażowe w podziale na kanały sprzedaży lub położenie geograficzne wraz z uzyskaną marżą, oceną rentowności oraz stanami magazynowymi,

- Analiza płatności wraz z aktualnym stanem należności oraz zobowiązań w podziale na strukturę wiekową oraz poszczególnych dłużników czy wierzycieli,

- Kluczowe wskaźniki efektywności odnoszące się do rentowności, płynności finansowej, osiąganych zysków lub poniesionych strat,

- Raporty związane z zasobami ludzkimi umożliwiające wgląd w strukturę czy koszty zatrudnienia, a także zestawienia wynagrodzeń oraz limitów urlopowych w przekroju wybranego okresu czasu.

Z jakimi korzyściami wiąże się zastosowanie tego typu analiz w spółce giełdowej?

- Możliwość podejmowania decyzji na podstawie wiarygodnej i łatwo dostępnej informacji.

- Łatwość w odnajdywaniu słabych punktów i wąskich gardeł w firmie.

- Uproszczenie niektórych procedur i przyspieszenie obiegu informacji w firmie.

- Łatwiejsze osiąganie celów przedsiębiorstwa oraz kontrola ich wykonania.

- Możliwość błyskawicznego podjęcia działań korygujących zdarzenia niepożądane w firmie.

Z jakich narzędzi klasy Business Intelligence korzystają przedsiębiorstwa?

Świadomy przedsiębiorca coraz większy nacisk kładzie na możliwość zastosowania rozwiązań typu self-service, umożliwiających samodzielną pracę bez konieczności angażowania działów informatycznych czy technicznych. Także w ramach systemów BI tego typu narzędzia cieszą się coraz większym zainteresowaniem ze strony nowoczesnego biznesu. Istotna jest więc intuicyjności wykorzystywanych rozwiązań oraz ich łatwa i sprawna obsługa. Wsparciem w tym aspekcie z pewnością może być wykorzystanie metody drag & drop, czyli przeciągnij i upuść. Dzięki niej użytkownicy w szybki i prosty sposób, za pomocą jednego kliknięcia myszką, mogą samodzielnie tworzyć dowolne elementy wizualizacji danych. Jednym z przykładów tego typu narzędzi jest platforma informatyczna Comarch BI Point. Dzięki niej użytkownicy otrzymują dostęp nie tylko do klasycznych raportów bazujących na tabelach przestawnych, ale również do dashboardów, czyli kokpitów menedżerskich, w ramach których mają możliwość skorzystania z atrakcyjnych form wizualizacji danych takich jak mapy, wskaźniki czy różnorodne wykresy. Co również istotne w pracy z danymi, odbiorcy tego typu platform powinni mieć możliwość samodzielnego, dowolnego łączenia danych z różnorodnych systemów i obszarów bez konieczności wsparcia działów wdrożeniowych. Taką opcje daje mechanizm wieloźródłowości, który jest dostępny w Comarch BI Point. Ważne jest także, aby na koniec dnia poszczególni użytkownicy mogli z łatwością dzielić się ze sobą efektami swojej pracy, zestawieniami czy informacjami poprzez opcję udostępniania raportów i dashboardów, wysyłania subskrypcji czy dodawania komentarzy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy najistotniejszy wydaje się być jednak fakt, aby z tych wszystkich funkcjonalności móc korzystać mobilnie na swoim smartfonie, w każdym miejscu na świecie o każdym czasie, posiadając stałe łącze internetowe. I to właśnie połączenie tych wszystkich cech charakteryzuje efektywną platformę analityczną skrojoną pod potrzeby nowoczesnego biznesu.

Czy korzystanie z tego typu rozwiązań niesie ze sobą jakieś ryzyko?

W poniższym tekście nie brakuje wielu korzyści, jakie mogą zapewnić systemy klasy Business Intelligence. Warto jednak mieć też świadomość możliwych ryzyk wiążących się ze stosowaniem tego typu rozwiązań. Temat jest o tyle istotny, że mowa tu o danych, czyli o najcenniejszym zasobie w przedsiębiorstwie, którego przemyślane zastosowanie może przynieść wiele korzyści, ale nieumiejętne użycie może również skutkować poniesieniem pewnych strat.

W pierwszej kolejności należałoby zgłębić temat bezpieczeństwa danych. Warto zainwestować w usługi takiego dostawcy rozwiązań IT, który posiada stabilną pozycję na rynku i ma zaufanie wielu klientów. To on powinien zagwarantować, że dane mu powierzone będą bezpieczne bez względu na formę ich przechowywania. Coraz częściej bowiem odchodzi się od fizycznych serwerów z danymi na rzecz chmury obliczeniowej. Niewątpliwie to rozwiązanie zyskuje coraz więcej zwolenników, w 2020 r. wartość rynku usług chmurowych w Polsce wynosiła 1,8 mld PLN, a szacuje się, że ma wzrosnąć do prawie 3,5 mld PLN w 2024 r. Jak pokazują badania, główną przyczyną większości przypadków wycieków danych z chmury nie są błędy w oprogramowaniu czy działania hakerów, tylko złe konfigurowanie i administrowanie chmurą. Dlatego tak ważne jest zaufanie do firmy, która tymi danymi będzie zarządzać.

Co również istotne w kontekście ryzyka, wdrażając system analityczny musimy mieć pewność, że dostarczone raporty prezentują rzeczywiste dane. Wybrany dostawca powinien przeprowadzić odpowiednią analizę, skupiając się na specyficznych potrzebach danej firmy. Powinien poznać specyfikę branży i wczuć się w rolę odbiorców analiz, zrozumieć ich potrzeby i codzienną pracę. Istotne jest też zastosowanie nowoczesnej technologii i dostosowanie jej do potrzeb biznesu oraz aktualnych wymagań rynkowych.

Niestety, coraz częściej tego typu projekty kończą się niepowodzeniem również z powodu niedostosowania interfejsu do grona jego odbiorców. Zdarza się, że pojawia się także opór ze strony pracowników przed wymogiem korzystania z nowych systemów i strach związany z koniecznością nabycia nowych umiejętności. Odpowiedzią na te obawy i ryzyka jest w pierwszej kolejności wybór takiego dostawcy usług IT, który zapozna się z potrzebami użytkowników i dostosuje do nich funkcje systemu, a następnie przeprowadzi odpowiednie przeszkolenie personelu. Z pewnością warto też zadbać o UX (User Experience), czyli całość wrażeń, jakich doświadcza użytkownik podczas korzystania z produktu. To dzięki nim otrzymamy gwarancję pełnego wykorzystania dostarczonego rozwiązania oraz pewność zaadaptowania się pracowników do nowego narzędzia.

Podsumowując

Zdaniem analityków IDC wzrasta świadomość potencjalnych korzyści wynikających z zastosowania oprogramowań Business Intelligence, a zwłaszcza zaawansowanych narzędzi analitycznych. W dobie cyfryzacji analityka jest kluczowa przy utrzymywaniu konkurencyjności na rynku. Co więcej, pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych na wielu obszarach, a przez to udoskonala działania firmy, wpływa na lepsze gospodarowanie budżetem oraz w efekcie zwiększa atrakcyjność oferowanych usług i towarów. W czasach, gdy dane stanowią dla przedsiębiorców coraz większą wartość, a ich rzetelna analiza pozwala na ukształtowanie i rozwój biznesu, wdrożenie rozwiązania Business Intelligence jest koniecznością w każdej firmie.