Jak nowe trendy w prawie wpływają na wzrost odpowiedzialności spółek?

Ostatnie 30 lat to okres nieustannego wzrostu gospodarczego Polski. Dynamiczny, wręcz skokowy, rozwój polskich przedsiębiorstw pozwolił znacząco zmniejszyć dystans dzielący nas od zachodnioeuropejskich konkurentów. Każdy sukces ma jednak swoją cenę i nie inaczej w tym zakresie przedstawia się kazus Polski. O ile bowiem zachodnie firmy swoją kulturę organizacyjną formowały przez kilkadziesiąt lat, polski gospodarczy „fast track" odbywał się zazwyczaj kosztem bezpieczeństwa prawnego. Mówiąc wprost – szybsze zwiększanie konkurencyjności niejednokrotnie podszyte było ryzykownymi decyzjami.

Ostatnie lata pokazują jednak, że pozycja polskiej gospodarki stabilizuje się. Pod koniec 2018 r. dołączyliśmy do grona 25 najbardziej rozwiniętych gospodarek świata, zgodnie z indeksem FTSE Russell. W tym zakresie Polska okazała się pionierem w Europie Środkowo-Wschodniej.

Taka sytuacja ma też swoje bezpośrednie przełożenie na sposób, w jaki funkcjonują polskie przedsiębiorstwa, a w dalszej perspektywie – na otoczenie prawne, w którym przyszło się im poruszać. W tym ostatnim zakresie zaobserwować można w ostatnich latach szereg zmian, które w znaczący sposób wpływają na codzienność firm funkcjonujących na polskim rynku.

Podstawowe przyczyny takiego stanu rzeczy to między innymi unijne regulacje dążące do ujednolicenia niektórych zagadnień na szczeblu europejskim, takich jak ochrona danych osobowych czy przeciwdziałanie nielegalnym transferom finansowym. Z tym ostatnim zagadnieniem wiąże się również drugi z czynników wpływających bezpośrednio na zmianę otoczenia prawnego, a to ogólnoświatowa tendencja, polegająca na przesunięciu akcentów polityki karnej z przestępczości kryminalnej na tę gospodarczą i podatkową. W końcu nie można zapominać o zacieśniającej się współpracy międzynarodowej firm działających na polskim rynku z zagranicznymi kooperantami. W tym kontekście, czy to ze względu na przejmowanie zwyczajów korporacyjnych ogólnoświatowych organizacji, czy też z chęci utrzymania konkurencyjności w oczach zagranicznych inwestorów, wiele kwestii, takich jak chociażby przeciwdziałanie korupcji, powoduje istotne zwiększenie zakresu obowiązków po stronie firm działających w Polsce.

To wszystko prowadzi do znaczącego zwiększenia przepisów w różnoraki sposób regulujących działalność spółek na polskim rynku, których nieprzestrzeganie obarczone jest niejednokrotnie sankcjami o niejednolitym charakterze, począwszy od kar pieniężnych, na zakazie prowadzenia określonych rodzajów działalności kończąc.

Jak nowości legislacyjne przekładają się na odpowiedzialność członków zarządu?

Powyższe zmiany nie pozostają również bez wpływu na wyzwania, przed jakimi na co dzień stają zarządzający spółkami. Okazuje się bowiem, że sposoby zarządzania firmą, wcześniej wypracowywane raczej przez rynek, formalizują się w coraz to większym stopniu. Oznacza to, że tak zwany modelowy dobry menedżer w swojej pracy musi obecnie nie tylko uwzględniać zjawiska gospodarcze, ale także stosować się do szeregu regulacji prawnych. Brak umiejętności sprawnego poruszania się w obu tych sferach może słono kosztować. Zarówno bowiem szkodzące spółce decyzje gospodarcze, jak i niestosowanie się do wymagań regulacyjnych stawianych przez prawo, nawet jeśli wskutek tego spółka nie poniosła jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, mogą powodować odpowiedzialność po stronie członków zarządu czy też innych osób zajmujących się sprawami spółek. Odpowiedzialność ta może przybrać różne postaci, począwszy od administracyjnej czy odszkodowawczej, na karnej kończąc.

Obserwacja rzeczywistości prawnej prowadzi do wniosku, że w coraz większej ilości przypadków prawodawca kładzie akcent na zapobieganie negatywnym zjawiskom na głębokim przedpolu zdarzenia potencjalnie mogącego wyrządzić szkodę spółce lub generować negatywne konsekwencje na rynku. Z tego też powodu – słusznie lub niesłusznie – niejednokrotnie decyduje się na sankcjonowanie samego faktu niestosowania się do określonej regulacji prawnej mającej na celu zwalczanie ustalonych przez legislatora patologii. Tytułem przykładu wskazać można, że w przypadku ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy członek zarządu spółki, która zobowiązana jest odpowiednio dostosować swoje wewnętrzne procesy do celu, jaki stawia przed nią wspomniana ustawa, może zostać ukarany nie za to, że zarządzany przez niego podmiot w istocie dopuścił się upłynnienia środków pochodzących z nielegalnych źródeł, ale już za sam fakt niewprowadzenia w spółce odpowiednich procedur AML (ang. Anti-Money Laundering).

Jakie kroki należy podjąć, aby ograniczyć ryzyka wiążące się z tymi zjawiskami?

Coraz większe rygoryzmy regulacyjne wiążą się ze zwiększeniem ekspozycji spółek i ich menedżerów na odpowiedzialność prawną. Ryzyko takiej odpowiedzialności może być jednak do pewnego stopnia zarządzone, chociażby poprzez wprowadzenie do spółek określonych standardów postępowania. W tym zakresie wyróżnić można w zasadzie trzy podstawowe kategorie rozwiązań. W pierwszej z nich wyróżnić należy te procedury postępowania, których wdrożenie dla określonych grup podmiotów zgodnie z przepisami prawa jest obowiązkowe (jak na przykład RODO czy AML). Niedostosowanie spółki do wymagań ustawowych może w tym wypadku rodzić odpowiedzialność nie tylko samej korporacji, ale także jej członków zarządu. W drugiej „szufladzie" kryją się natomiast takie procedury, które choć formalnie nie są obligatoryjne, to standardy postępowania wymaganego od przedsiębiorców przez organy kontrolne są na tyle precyzyjne i jasno określone, że postępowanie niezgodnie z nimi może narazić – czy to samą spółkę, czy jej zarządzających – na konsekwencje prawne. W tym zakresie prym wiodą niewątpliwie procedury tzw. należytej staranności VAT, opracowywane na bazie wytycznych Ministerstwa Finansów oraz praktyk podatkowych organów kontrolnych. W trzeciej wreszcie kategorii warto wskazać na takie procedury, które mogą być zwyczajnie użyteczne dla samego przedsiębiorcy, czy to ze względu na chęć ograniczenia ryzyka prawnego, czy biznesowego (procedury minimalizacji ryzyk karnych i karnoskarbowych, procedury weryfikacji płynności finansowej kontrahentów itd.).

Jaką rolę powinien odgrywać prawnik wewnętrzny w budowaniu systemu legal compliance spółki?

Czytając wcześniejszy akapit, można z przerażeniem złapać się za głowę, jeśli tylko pomyśleć o ogromie formalizmu narzucanego spółkom w zakresie ich wewnętrznego funkcjonowania. Przyszłość nie musi jednak malować się w aż tak czarnych barwach, jeśli na problem bezpieczeństwa prawnego spojrzeć racjonalnie. Nie może budzić wątpliwości, że centralnym punktem, na którym należy się skupić, jest to, że przedsiębiorcy powinni zająć się prowadzeniem biznesu, zaś otoczenie prawne powinno im to ułatwiać, a nie utrudniać.

Owo idealne założenie często napotyka na swej drodze przeszkody, jednak można je ominąć, umiejętnie organizując wewnętrzną pracę w spółce. Ogromna w tym rola wewnętrznego prawnika oraz zewnętrznych doradców, których podstawowym – i jak się wydaje najważniejszym – zadaniem jest „odczarowanie procedur". Te, odpowiednio przygotowane, uszyte na miarę i w przystępny sposób przedstawione pracownikom i współpracownikom spółek, mogą nie tylko stanowić wypełnienie ustawowych obowiązków, ale także – paradoksalnie – usprawnić pracę organizacji i zwiększyć jej konkurencyjność na rynku.

Taki efekt wymaga jednak od prawników pewnej elastyczności, doświadczenia w budowaniu systemów zgodności z prawem wewnętrznych regulacji spółek, ale – co bardzo istotne – także dobrego zrozumienia biznesu, któremu doradzają. Myślenie o procedurach wewnętrznych, niezależnie od tego, czy odnoszą się one do jednego, czy do kilku obszarów zgodności, wymaga od prawnika podejścia systemowego, uwzględniającego zarówno specyfikę branży, praktyk wypracowanych w konkretnej firmie, jak i elementów miękkich, takich jak chociażby przyzwyczajenia poszczególnych pracowników czy członków zarządu spółki. Bez tego żadna procedura wprowadzona w firmie nie zadziała tak, jak należy, i niejednokrotnie, poza spełnieniem formalnego wymogu jej posiadania, nie wniesie jakiejkolwiek wartości dodanej.

Prawnik zajmujący się legal compliance powinien zatem pamiętać, że artykuły ustaw pisane językiem prawnym, które – mówiąc najdelikatniej – nie spotykają się z ciepłym przyjęciem przedsiębiorców, są dopiero punktem wyjścia do dalszej pracy nad uporządkowaniem wewnętrznych procesów w firmie. Pierwszym zadaniem, jakie stoi w tym wypadku przed prawnikiem, jest zatem przełożenie hermetycznych regulacji na praktyczne rozwiązania w zakresie procesów zachodzących w spółce. Drugi, równie istotny, krok wiąże się natomiast z przekonaniem osób pracujących w organizacji na różnych jej szczeblach, że wprowadzane procedury mają ułatwiać, a nie utrudniać prowadzenie biznesu.

Dopiero połączenie obu elementów, to jest dopasowanej do potrzeb organizacji procedury oraz odpowiedniego przeszkolenia pracowników tej organizacji, stanowi klucz do sukcesu. Ważne także, by pamiętać, jak ów sukces powinien być zdefiniowany. Umiejętne wdrożenie procedur zgodności z prawem powinno bowiem zwiększać efektywność spółki i zapewniać jej i jej pracownikom optymalny poziom bezpieczeństwa. Trzeba więc koniecznie pamiętać, by nadmierny formalizm wewnętrznych regulacji nie stanowił hamulca rozwojowego dla biznesu.