Nowe przepisy o jawności wynagrodzeń – rekrutacja w nowej odsłonie

Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy będą musieli ujawniać informacje o wynagrodzeniu osobom ubiegającym się o pracę. Chodzi o informacje o wysokości oferowanego wynagrodzenia, czyli jego początkowej wysokości lub jego przedziale (tzw. widełki) oraz odpowiednie postanowienia regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego pracy.

Michał Bodziony, starszy prawnik, Kancelaria PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz

Foto: materiały prasowe

Ustawodawca przewidział trzy momenty, w których takie informacje mogą być przekazane kandydatowi: w treści ogłoszenia o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną – jeśli ogłoszenie nie zostało opublikowane albo nie zawierało informacji o wynagrodzeniu, albo dopiero przed nawiązaniem stosunku pracy, gdy wcześniej pracodawca również nie spełnił tego obowiązku. Czy zatem pracodawcy mogą swobodnie zdecydować, kiedy ujawnią informacje o wynagrodzeniu? Nie do końca.

Moment ujawnienia wynagrodzenia

Nowe przepisy wymagają, aby poinformować kandydata o wynagrodzeniu z wyprzedzeniem umożliwiającym mu zapoznanie się z propozycją, zapewniając przy tym świadome i przejrzyste negocjacje. Przekazanie informacji w ostatniej chwili, tuż przed rozmową albo wręcz przed podpisaniem umowy, może być odebrane jako próba obejścia intencji przepisów i w praktyce rodzić ryzyko zarzutu braku transparentności. Kandydat powinien mieć realny czas na przeanalizowanie oferty, przygotowanie pytań i ocenę, czy rozmowa ma dla niego sens.

Czy można pytać o oczekiwania finansowe?

To podejście wpływa również na moment zadawania pytań o oczekiwania finansowe. Jeśli kandydat nie zna jeszcze propozycji wynagrodzenia, takie pytanie może narażać firmę na zarzut, że proces nie spełnia standardu przejrzystości. Choć przepisy nie wprowadzają wprost takiego zakazu, praktyka pokazuje, że bez wcześniejszej informacji ze strony pracodawcy o oferowanym wynagrodzeniu pytanie o oczekiwania płacowe może być uznane za sprzeczne z celem dyrektywy. W takiej sytuacji mamy bowiem do czynienia z asymetrią informacyjną, która osłabia pozycję negocjacyjną i siłę przetargową kandydata. Bezpieczniej jest więc ujawnić widełki, a następnie pytać kandydata o to, jak odnosi się do przedstawionego przedziału i jakie są jego priorytety w zakresie wynagrodzenia.

Pensja zasadnicza i świadczenia dodatkowe

Nowe przepisy obejmują nie tylko obowiązek ujawniania wysokości pensji zasadniczej. Kandydaci muszą również otrzymać informację o dodatkowych świadczeniach związanych z danym stanowiskiem, takich jak premie, nagrody, dodatki czy benefity pozapłacowe. Mogą to być przykładowo: samochód służbowy, komputer przenośny, karta sportowa czy karta lunchowa.

Nie oznacza to jednak konieczności podawania szczegółowych zasad naliczania premii ani wartości rynkowej świadczeń rzeczowych. Wystarczy ogólna informacja, że stanowisko objęte jest miesięczną premią uzależnioną od wyników albo że pracownikowi przysługuje określony benefit. Warto jednak pamiętać o właściwym wyważeniu zakresu informacji – ujawnienie zbyt szczegółowych formuł premiowych lub progów realizacyjnych może prowadzić do niepotrzebnego ujawnienia elementów polityki wynagradzania, które stanowią know-how organizacji. Z perspektywy biznesu kluczem jest takie sformułowanie komunikatu, by kandydat wiedział, jakie świadczenia obejmuje dane stanowisko, ale bez otwierania całej wewnętrznej kuchni płacowej.

Regulaminy i polityki płacowe w rekrutacji

Nowe przepisy nakazują również informowanie kandydatów o odpowiednich postanowieniach regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego pracy, jeśli takie obowiązują w firmie. Nie chodzi zatem o udostępnianie całego tekstu regulaminu ani nawet o dosłowne cytowanie konkretnych przepisów. Trzeba jedynie przekazać kandydatowi te informacje, które mają zastosowanie do stanowiska, na które rekrutuje.

Warto przy tym pamiętać, że na regulamin wynagradzania składa się nie tylko dokument o takiej nazwie, ale także np. regulamin premiowania czy inne polityki płacowe obowiązujące w firmie. One również wchodzą w zakres nowych obowiązków informacyjnych. Tu również istotna jest rozwaga – informacja musi być wystarczająca, by kandydat mógł świadomie ocenić ofertę, ale jednocześnie nie może prowadzić do nadmiernego ujawnienia danych wrażliwych. Warto przygotować ustandaryzowany sposób komunikowania fragmentów regulaminów, aby z jednej strony realizować cel dyrektywy, a z drugiej nie przekazywać więcej, niż jest to konieczne.

Czy ogłoszenia z widełkami nie obrócą się przeciwko firmie?

To ważne także z perspektywy obecnych pracowników. Ogłoszenia z widełkami i informacją o benefitach stają się punktem odniesienia nie tylko dla kandydatów, lecz również dla osób już zatrudnionych. Jeśli zauważą rozbieżności między tym, co sami otrzymują, a tym, co oferowane jest kandydatom, mogą zacząć podważać spójność polityki płacowej. Dlatego kluczowe jest, by widełki publikowane na zewnątrz były zgodne z wewnętrzną siatką płac i nie tworzyły wrażenia, że nowi pracownicy są traktowani lepiej niż obecni. W przeciwnym razie transparentność, która miała wzmacniać markę, może obrócić się przeciwko firmie.

Neutralny język w ogłoszeniach rekrutacyjnych

Nie mniej istotna jest kwestia języka używanego w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy będą musieli zadbać o to, by były one neutralne pod względem płci i wolne od sformułowań sugerujących preferencje wobec wieku, płci czy innych cech kandydata niezwiązanych z pracą. Zniknąć powinny więc ogłoszenia w stylu „szukamy młodej asystentki zarządu”. W ich miejsce powinny pojawić się określenia neutralne pod względem płci, np. „osoba ds. logistyki”, albo formy podwójne, które wprost wskazują zarówno na żeńską, jak i męską wersję stanowiska, na przykład „asystent/asystentka” czy „dyrektor/dyrektorka”.

Nowe przepisy mają sprawić, że ogłoszenia staną się bardziej otwarte i inkluzywne już na starcie. Z punktu widzenia biznesu oznacza to konieczność przeglądu wzorców komunikacji rekrutacyjnej, stworzenia nowych szablonów ogłoszeń oraz przeszkolenia osób odpowiedzialnych za publikowanie ofert. Pierwsze ogłoszenie to wizytówka firmy – zbyt tradycyjny lub nieprzemyślany język może zniechęcić wartościowych kandydatów już na samym początku.

Przygotowanie rekruterów i menedżerów

W większości przypadków nowe zasady oznaczają przesunięcie rozmów o wynagrodzeniu na wcześniejszy etap niż dotychczas. To zmiana, do której muszą przygotować się zarówno rekruterzy, jak i menedżerowie. Wymaga to spójnych argumentów, umiejętności wyjaśnienia rozpiętości widełek oraz gotowych odpowiedzi na pytania o kryteria ustalania płac. Dlatego warto połączyć szkolenie osób prowadzących proces z szerszym audytem rekrutacyjnym. Dzięki temu organizacja zyskuje nie tylko zgodność z przepisami, ale też uporządkowane i przewidywalne procedury.

Audyt pozwala zmapować cały proces – od treści ogłoszeń, przez procedury zatwierdzania widełek, aż po sposób komunikacji z kandydatem. Rezultatem powinien być zestaw jasnych zasad: kiedy i w jakiej formie przekazujemy informację o wynagrodzeniu, czy różnicujemy obowiązujące zasady w zależności od stanowisk, na które rekrutujemy, kto za to odpowiada i jakich dokumentów używamy. To nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale też porządkuje procesy, oszczędza czas rekrutacyjny i ułatwia zarządzanie budżetem płacowym.

Czy nowe przepisy to obowiązek, czy szansa?

Choć jawność wynagrodzeń w rekrutacji wynika z obowiązku ustawowego, firmy mogą potraktować ją także jako szansę. Transparentne procesy sprzyjają budowaniu zaufania, zarówno u kandydatów, jak i obecnych pracowników. Dobrze zaprojektowane widełki stają się elementem marki pracodawcy, a spójna komunikacja ogranicza ryzyko reputacyjne i kosztowe. Zamiast traktować zmiany jako kłopotliwy obowiązek, warto zobaczyć w nich impuls do uporządkowania polityki płacowej i wypracowania standardów, które będą procentować w dłuższej perspektywie.

Warto też pamiętać, że obecne zmiany to dopiero pierwszy etap. To próba generalna przed pełną implementacją dyrektywy o jawności wynagrodzeń, która w kolejnych latach wprowadzi obowiązek raportowania różnic płacowych. Firmy, które już teraz uporządkują procesy i nauczą się transparentnej komunikacji, będą w znacznie lepszej pozycji, gdy wejdą w życie kolejne, bardziej wymagające obowiązki.

Jakie nowe obowiązki będą mieć pracodawcy?

Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy będą musieli dostosować proces rekrutacyjny do nowych wymogów. Najważniejsze obowiązki to:

¶ Informowanie osób ubiegających się o zatrudnienie o oferowanym wynagrodzeniu (jego początkowej wysokości lub tzw. widełkach) oraz odpowiednich postanowieniach regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego pracy.

Informacje te pracodawcy będą musieli przekazać, w formie papierowej lub elektronicznej (np. mailowo):

• w ogłoszeniu o pracę;

• przed rozmową kwalifikacyjną – jeśli ogłoszenia nie było albo nie zawierało informacji o wynagrodzeniu;

• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeśli ogłoszenia nie było albo nie zawierało informacji o wynagrodzeniu, albo pracodawca nie przekazał informacji o wynagrodzeniu przed rozmową kwalifikacyjną

– w każdym przypadku z wyprzedzeniem umożliwiającym kandydatowi/kandydatce zapoznanie się z nimi, zapewniając przy tym świadome i przejrzyste negocjacje.

¶ Zakaz pytania o wcześniejsze wynagrodzenie

Pracodawcy nie będą mogli pytać osoby ubiegającej się o zatrudnienie o to, ile zarabia zarówno w obecnym, jak i w poprzednich miejscach pracy.

¶ Neutralność językowa ogłoszeń

Pracodawcy będą musieli zapewnić, aby treść ogłoszeń o pracę i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. A zatem niedozwolone będą zwroty sugerujące preferencje dotyczące płci, wieku lub innych cech niezwiązanych z pracą (np. „spółka szuka młodej asystentki zarządu”).