Praca zdalna w praktyce

Czy praca zdalna stanie się stałym elementem biznesowej rzeczywistości?

Coraz więcej firm deklaruje chęć korzystania z pracy zdalnej w zwiększonym zakresie, nie tylko w czasie trwającej pandemii, ale również w dłuższej perspektywie. Naszym zdaniem będzie to trwały trend. Obecna sytuacja zmusiła przedsiębiorstwa, również te dotąd bardziej tradycyjne i sceptyczne w tej kwestii, do nagłego wprowadzenia pracy zdalnej. Wiele z nich przekonało się, że ewentualne wcześniejsze obawy nie były w pełni uzasadnione. Pomimo pewnych niedających się uniknąć utrudnień i komplikacji związanych z pracą zdalną ma ona też wiele plusów. Możliwość pracy zdalnej jest chociażby bardzo ważnym czynnikiem branym pod uwagę przez pracowników i kandydatów do pracy, szczególnie w młodszych grupach wiekowych. Ponadto upowszechnianie pracy zdalnej wskazywane jest jako jedno z działań zmierzających do redukcji negatywnego wpływu na środowisko i może stać się elementem szeroko rozumianej polityki CSR pracodawców.

Czym właściwie jest praca zdalna?

Praca zdalna jest obszarem jedynie w niewielkim zakresie uregulowanym w polskich przepisach prawnych. Kodeks pracy normuje zasady regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czyli telepracę. W praktyce powszechny jest też tzw. home office, który zwykle w odróżnieniu od telepracy cechuje brak takiej samej regularności (choć różnica bywa trudna do wychwycenia). Ostatnie regulacje związane z pandemią Covid-191) wprowadzają też pojęcie pracy zdalnej, jednak należy ją traktować jako rozwiązanie tymczasowe wprowadzone w celu przeciwdziałania Covid-19. W związku ze szczególnymi okolicznościami pracodawcom umożliwiono wydanie pracownikowi polecenia pracy zdalnej przez czas oznaczony. Pracę zdalną w czasie pandemii trzeba jednak zdecydowanie odróżnić od rozwiązań możliwych do wprowadzenia na stałe, długoterminowo.

Ludmiła Łuczak, Radca Prawny, Manager, Olesiński & Wspólnicy

materiały prasowe

Jak powinien wyglądać proces wprowadzenia pracy zdalnej w firmie?

Planując pracę zdalną, warto na początku dobrze określić długoterminowe cele, potrzeby i założenia, gdyż mają one przełożenie na niezbędne regulacje wewnętrzne. Dla przykładu, inna jest specyfika (a w konsekwencji ryzyka i praktyczne kwestie) pracy zdalnej, która jest jedyną, stałą formą wykonywania pracy przez pracownika. Inaczej zaś sprawa wygląda, jeśli praca z domu ma być jedynie wypadkowa/okazjonalna czy nawet regularna, ale przy zachowaniu pracy na miejscu w zakładzie pracy jako podstawowej i dominującej. Analogicznie inaczej podejść można do sytuacji, gdzie okazjonalnie, każdorazowo niewielka grupa pracowników wykonuje pracę spoza zakładu/biura, a inaczej do sytuacji, w której praca zdalna dominuje i obejmuje większość załogi.

Pracodawca musi sobie na start odpowiedzieć na wiele szczegółowych pytań, m.in. jak dużą elastyczność ma mieć pracownik wykonujący swoje obowiązki zdalnie. Czy to pracownik ma mieć pełną swobodę decydowania o miejscu świadczenia pracy i przykładowo może pracować z dowolnego miejsca na świecie? Czy też pracodawca musi zachować większą kontrolę nad miejscem pracy, np. w celu zapewnienia możliwości nagłego wezwania pracownika do biura/inne wskazane miejsce w razie potrzeby?

Dla stosowania pracy zdalnej kluczowe znaczenie mają też rozwiązania technologiczne, systemy informatyczne, sprzęt itd., w szczególności dotyczące zdalnej komunikacji i udostępniania wyników pracy. Warto już na początkowym etapie rozważyć, czy posiadane narzędzia są wystarczające.

Czy zasady pracy zdalnej należy uregulować wewnętrznie?

Na pewno warto uregulować zasady pracy zdalnej, żeby jasno określić uprawnienia i obowiązki pracowników z taką pracą związane, ale też by zabezpieczyć interesy pracodawcy. Zwykle pracę zdalną normują wewnętrzne regulaminy. Często te kwestie zawierane są w politykach wewnętrznych (np. popularne w międzynarodowych grupach polityki smart working). Konkretne rozwiązanie może zależeć od specyfiki danego podmiotu, jego wewnętrznych standardów, sposobu komunikacji z pracownikami. Niezależnie od przyjętej formy, kluczowa jest treść takiego dokumentu i jego prawidłowe wdrożenie.

Czy regulamin/polityka pracy zdalnej powinny być takie same dla wszystkich grup pracowników?

Regulamin pracy zdalnej nie musi obejmować wszystkich pracowników w firmie. Specyfika niektórych stanowisk czy całych działów w firmie może wykluczać pracę zdalną. Tym bardziej więc możliwe jest różnicowanie sytuacji pracowników objętych takimi regulacjami. Co więcej, jest to dosyć standardowe działanie, szczególnie w większych, bardziej zróżnicowanych wewnętrznie organizacjach. Kluczowe jest tutaj stosowanie obiektywnych, uzasadnionych kryteriów, żeby nie narazić się na zarzuty zw. z nierównym traktowaniem.

Co powinny zawierać takie wewnętrzne regulacje?

Należy precyzyjnie określić, kto, na jakich zasadach i w jakim zakresie może pracować zdalnie. Możliwe jest np. przyznanie takiej opcji jedynie określonym grupom pracowników, wprowadzenie limitów (np. maksymalna liczba dni pracy z domu). Ważne jest również określenie zasad komunikacji z firmą i w zespole, sposobu dostarczania wyników pracy, raportowania obecności w pracy czy innych istotnych okoliczności (np. problemy techniczne, wypadki przy pracy itd.). Aktualizacji mogą wymagać również standardowe zasady stosowanego przez pracodawcę monitoringu np. połączeń telefonicznych, poczty służbowej lub innych używanych narzędzi. Regulacje powinny określać też poziom elastyczności pracowników co do swobody określenia np. miejsca faktycznego wykonywania zadań.

Kluczowym elementem takich regulacji są kwestie bezpieczeństwa informacji i powierzonego pracownikowi sprzętu.

Wprowadzenie pracy zdalnej bywa też łączone z innymi działaniami pracodawcy, np. zmiany w zakresie czasu pracy czy wprowadzenie zadaniowego systemu pracy. Takie zmiany mogą jednak wykraczać poza regulację regulaminu pracy zdalnej, np. mogą wymagać zmian w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania czy w umowach o pracę.

W jakim zakresie uregulować warunki techniczne pracy zdalnej?

W tym przypadku również zakres i charakter rozwiązań powinien być dopasowany do specyfiki wykonywania pracy zdalnej u danego pracodawcy. Podstawowe wymogi są jednak wspólne niezależnie od grupy pracowników objętych pracą zdalną i rodzaju wykonywanych obowiązków. W szczególności regulamin powinien przewidywać zasady korzystania

z powierzonego sprzętu służbowego i szczegółowo regulować możliwość korzystania ze sprzętu prywatnego przez pracowników (wprowadzając niezbędne ograniczenia w tym zakresie). Zasady pracy zdalnej powinny także wprowadzać ograniczenia w zakresie duplikowania informacji (np. w formie wydruków papierowych) oraz regulować zasady ograniczania dostępu osobom nieupoważnionym do informacji poufnych i danych osobowych (odpowiednia organizacja miejsca pracy pracownika).

Jak praca zdalna wpływa na obowiązki związane z ochroną danych osobowych i bezpieczeństwem informacji?

Wprowadzenie pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązków spełniania wymogów ochrony danych osobowych. Konieczność zapewnienia wymogów przewidzianych w RODO istnieje już na etapie projektowania rozwiązań dla pracy zdalnej (zgodnie z regułą privacy by design). W ramach działań wdrożeniowych pracodawca m.in. powinien wdrożyć niezbędne rozwiązania formalne i techniczne.

Co więcej, wykonywanie pracy poza zakładem lub biurem pracodawcy generuje większe ryzyko naruszeń i incydentów związanych z danymi osobowymi. Zakres niezbędnych prac obejmuje co najmniej kilka rodzajów działań:

1. Dostosowanie aktualnych procedur i zasad funkcjonujących

w przedsiębiorstwie związanych z ochroną danych osobowych do nowego charakteru pracy. W pierwszej kolejności wymienić można m.in. aktualizację obowiązującej polityki ochrony danych osobowych do nowego sposobu pracy, o ile jeszcze nie została wprowadzona – wprowadzenie lub aktualizację polityki

bezpieczeństwa lub instrukcji zarządzania systemami,

przegląd i aktualizację upoważnień udzielanych pracownikom.

2. Dostosowanie rozwiązań technicznych do nowych, generujących większe zagrożenie dla bezpieczeństwa danych, warunków pracy w trybie zdalnym. Tu można m.in. wskazać obowiązek korzystania z autoryzowanych narzędzi komunikacji bezpośredniej i służących do bieżącej wymiany dokumentów, korzystanie z zapewniających bezpieczeństwo rozwiązań chmurowych do przechowywania dokumentów, korzystanie z coraz bardziej popularnych narzędzi zabezpieczających dane w przypadku utraty nośników danych, dających możliwość zdalnego usunięcia danych w przypadku utraty sprzętu czy wprowadzanie narzędzi monitorowania pracy zdalnej zapewniających compliance z RODO.

3. Przeszkolenie pracowników z zasad ochrony danych osobowych w warunkach wykonywania pracy zdalnej – tu w szczególności ze znajomości procedur i zasad postępowania w przypadku podejrzenia incydentu.

Czy po zabezpieczeniu kwestii technicznych na etapie wdrożenia pracodawca ma jeszcze dalsze obowiązki?

Zapewnienie zgodności z wymogami RODO to stały element funkcjonowania przedsiębiorcy. Nie wystarcza przeprowadzenie działań wdrożeniowych, bez stałego monitorowania i dostosowywania funkcjonowania zasad pracy zdalnej do aktualnych wymogów i wiedzy technicznej.

Przedsiębiorca zobowiązany jest do stałego nadzorowania compliance z RODO przez cały okres korzystania z pracy zdalnej. Do najbardziej podstawowych należą: cykliczne sprawdzanie adekwatności wprowadzonych procedur do faktycznie wykonywanych operacji na danych, cykliczne powtarzanie, aktualizowanie szkoleń osób wykonujących pracę w trybie zdalnym i bieżące weryfikowanie adekwatności dostępnych rozwiązań technicznych – np. w formie kontrolnych testów penetracyjnych oprogramowania przed atakami hakerskimi.

Czy pracownikowi przysługują jakieś benefity związane z pracą z domu?

Pracodawcy poza regulowaniem zasad pracy z domu coraz częściej decydują się na przyznanie pracownikom dodatkowych, opcjonalnych świadczeń, np. wsparcia związanego z doposażeniem/przygotowaniem stanowiska pracy w domu czy też ekwiwalentem związanym z wykorzystaniem zasobów własnych/zwiększonymi kosztami, np. kosztem mediów, łącza internetowego itd. Takie działania wynikają m.in. z tego, że szerokie rozpowszechnienie pracy z domu może generować istotne oszczędności dla pracodawcy (mniejsze obciążenie/powierzchnia biur, zużycie mediów i innych świadczeń).

Kto w firmie powinien być odpowiedzialny za tworzenie regulaminu pracy zdalnej?

Ważne jest, żeby regulamin czy polityka były dobrze dopasowane do realiów biznesowych i organizacyjnych danej firmy, uwzględniając również wewnętrzną specyfikę i zróżnicowanie poszczególnych jednostek organizacyjnych, zespołów itd. Narzucenie sztucznych, niedopasowanych do realiów zasad przełoży się na trudności w ich egzekwowaniu. Dlatego ważne, żeby poza działem HR w proces tworzenia zasad zaangażowany był szerszy zespół – liderzy działów objętych pracą zdalną, osoby odpowiedzialne za stosowane w firmie narzędzia IT itd.

Należy też pamiętać o wymogach formalnych. Zgodnie z kodeksem pracy warunki stosowania telepracy pracodawca ustala w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Wprowadzając możliwość pracy zdalnej, należy więc dodatkowo ocenić, czy planowane rozwiązania można uznać za telepracę w rozumieniu kodeksu pracy, a w konsekwencji, czy formalne wymogi kodeksowe powinny być spełnione.

Dobre dopasowanie regulacji do potrzeb pracodawcy i poszczególnych zespołów ułatwia wdrożenie nowych zasad, a następnie ich egzekwowanie. Na sprawność wdrożenia i funkcjonowania przyjętych rozwiązań wpływa też oczywiście czytelna i otwarta komunikacja do pracowników.

1) Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych

z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19,

innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych

z dnia 2 marca 2020 r.