Krajowy System e-Faktur: Przewodnik po nadchodzących zmianach

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych reform cyfryzacyjnych, która wkrótce zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Celem wprowadzanych zmian jest przede wszystkim uszczelnienie systemu VAT poprzez wprowadzenie centralnego systemu fakturowania w czasie rzeczywistym nadzorowanego przez organy administracji skarbowej. Podatników czeka więc rewolucja w zakresie fakturowania.

Wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych (B2B) będą wystawiane w formie elektronicznej w określonej strukturze XSD. Przy okazji wprowadzanych zmian w ramach dostosowania firmy do KSeF warto również wykorzystać pojawiające się możliwości dotyczące usprawnienia pewnych procesów związanych z księgowaniem faktur lub raportowaniem określonych danych.

Zanim system zostanie wprowadzony w pełni, warto dobrze zrozumieć jego zasady, aby dobrze przygotować się na nadchodzące zmiany. W ramach przygotowania do wdrożenia KSeF trzeba zadbać o wiele aspektów – nie tylko od strony informatycznej, ale również zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach i regulaminach. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Trzeba zaznaczyć, że przepisy dotyczące obowiązkowego KSeF nie są jeszcze ostateczne, stąd opieram się na projekcie przepisów opublikowanym przez Ministerstwo Finansów 30 maja br.

1. Od kiedy wejdzie w życie obowiązkowy KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie wprowadzany stopniowo. Pierwotnie planowano, że wszystkie firmy będą zobowiązane do korzystania z systemu już od lipca 2024 roku. Termin ten został jednak przesunięty w wyniku audytu technicznego systemu. Obecnie obowiązkowe korzystanie z KSeF zostanie wprowadzone na zasadzie fazowania: od firm największych po najmniejsze.

Zgodnie z projektowanymi przepisami dla przedsiębiorców, których roczna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) przekroczy 200 mln zł w 2024 r., obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. Pozostałe firmy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców określanych jako „wykluczeni cyfrowo”, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. do KSeF obowiązkowo przystąpią również najmniejsze podmioty, których wartość sprzedaży nie przekracza miesięcznie 10 000 złotych brutto.

Co istotne, mniejsze firmy, dla których obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w terminach późniejszych, nie są zwolnione z obowiązku odbioru faktur poprzez KSeF już od lutego 2026 r., jeśli wystawca faktury wystawi ją w formie ustrukturyzowanej w KSeF.

Warto zauważyć, że już od 2022 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Jednak mimo wprowadzonych zachęt niewiele firm zdecydowało się na korzystanie z systemu dobrowolnie. Natomiast system docelowy w formule obowiązkowej będzie wprowadzał istotne zmiany w stosunku do systemu fakultatywnego. Jeśli zatem firma zdecyduje się na wcześniejsze przystąpienie do KSeF, musi się liczyć z koniecznością wprowadzenia kolejnych zmian na późniejszym etapie.

2. Czy obowiązek KSeF może dotyczyć także firm zagranicznych?

Tak, obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy również niektórych firm zagranicznych, które prowadzą działalność na terenie Polski. Co istotne, nie decyduje o tym sama rejestracja dla potrzeb VAT w Polsce, lecz posiadanie w Polsce tzw. stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (ang. fixed establishment). Takie firmy będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, jeśli prowadzą działalność opodatkowaną VAT i stałe miejsce prowadzenia działalności jest zaangażowane w daną transakcję. Oznacza, że przedsiębiorcy zagraniczni w pierwszej kolejności muszą dokonać analizy swojej działalności w celu określenia, czy w Polsce działają w ramach stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to temat kontrowersyjny i niejasny, o czym świadczy bogate i ciągle ewoluujące orzecznictwo zarówno polskich sądów administracyjnych, jak i unijnego Trybunału Sprawiedliwości.

W praktyce może to oznaczać, że zagraniczne firmy muszą przejść przez proces dostosowywania swojego oprogramowania do wymogów KSeF oraz zainwestować w rozwiązania pozwalające na integrację z systemem. Przedsiębiorcy zagraniczni mogą także skorzystać z usług zewnętrznych dostawców oprogramowania, którzy oferują gotowe rozwiązania integrujące z KSeF.

3. Czy unijny pakiet zmian ViDA wpływa na KSeF?

Tak, unijny pakiet zmian VAT in the Digital Age (ViDA) ma istotny wpływ na Krajowy System e-Faktur. ViDA to projekt reformy unijnego systemu VAT, który w obszarze DRR (Digital Reporting Requirements) ma na celu wprowadzenie jednolitych standardów dla raportowania VAT i fakturowania elektronicznego w państwach członkowskich UE. Projekt ten zakłada m.in. ujednolicenie zasad dotyczących e-fakturowania oraz zapewnienie jednolitości w obiegu faktur elektronicznych pomiędzy krajami Unii Europejskiej.

ViDA wprowadza nowe przepisy dotyczące wymogu e-fakturowania w UE, w tym także możliwość stosowania faktur elektronicznych jako standardu, a nie tylko jako opcję dobrowolną. Polska uzyskała derogację na stosowanie obowiązkowego e-fakturowania na okres trzech lat od 1 stycznia 2024 r. do końca 2026 r. Jednak przedłużenie decyzji derogacyjnej nie będzie konieczne z uwagi na zmiany wprowadzone przez przepisy ViDA.

Zmiany wprowadzone do unijnych dyrektyw w zakresie fakturowania elektronicznego muszą być wdrożone w państwach członkowskich od 1 lipca 2030 r. – obowiązkowe e-faktury w standardzie europejskim dla wewnątrzunijnych transakcji towarowych i usługowych, eliminacja dotychczasowego VIES, nowe raportowanie transakcji wewnątrzunijnych, eliminacja informacji podsumowujących. Natomiast od 1 stycznia 2035 r. również dla transakcji krajowych konieczne będzie wystawianie faktur w formacie unijnym e-faktury, gdyż kończy się okres przejściowy dla państw, które otrzymały w stosownym czasie zgodę na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania.

Pojawia się pytanie o zgodność wprowadzanych w 2026 r. obowiązkowych e-faktur wystawianych w centralnym systemie KSeF w formie schemy xml z wymogami ViDA. Zgodnie bowiem ze zmianami ViDA faktury elektroniczne będą musiały być zgodne z europejską normą, co ma zapewnić interoperacyjność systemów w różnych państwach członkowskich. Założeniem pakietu ViDA jest bowiem wprowadzenie spójnego i jednolitego sposobu fakturowania w całej UE, początkowo dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, a docelowo również krajowych.

Będzie to wyzwanie dla polskich prawodawców, ponieważ polska faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF nie jest kompatybilna ze standardem europejskim e-faktury. Twórcy systemu powinni już dzisiaj, przygotowując system, przewidzieć takie rozwiązania technologiczne, które zapewnią konwertowanie faktury w postaci schemy xml na standard unijny od lipca 2030 r. Pozostaje mieć nadzieję, że zadanie to nie zostanie przerzucone na podatników i za kilka lat nie będą oni musieli dokonywać kolejnych zmian w systemach firmy, żeby dostosować format e-faktury do standardu unijnego.

4. Jakie realne kroki będzie musiała wykonać spółka, aby dostosować się do wymagań KSeF i jaki czas na przygotowanie powinna sobie założyć?

Aby firma mogła dostosować się do wymogów KSeF, musi przejść przez kilka kluczowych etapów przygotowawczych. Każdy z tych kroków wymaga zarówno czasu, jak i odpowiednich zasobów, aby proces przebiegał sprawnie i bez opóźnień. Proces przygotowawczy jest skomplikowany i wielowymiarowy oraz wymaga zaangażowania osób z wielu działów w firmie – specjalistów IT, osób z finansów, księgowości, sprzedaży, zakupów.

a) Analiza procesów wewnętrznych

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do wdrożenia KSeF jest dokładna analiza wewnętrznych procesów związanych z wystawianiem i odbiorem faktur, a także obiegiem faktur wewnątrz organizacji. Firma powinna przeanalizować, jakie systemy księgowe i ERP są obecnie wykorzystywane, w jaki sposób faktury są wystawiane oraz otrzymywane, aby wprowadzić odpowiednie zmiany pod kątem KSeF. Należy również zwrócić uwagę na procesy, które mogą wymagać modyfikacji, takie jak obieg faktur, zatwierdzanie dokumentów czy integracja z systemami magazynowymi i sprzedażowymi. Przykładem koniecznych zmian czy wprowadzenia nowych procedur wewnętrznych są zakupy pracownicze, gdyż taka faktura również wpłynie do firmy poprzez KSeF i trzeba będzie zadbać o jej odpowiednie oznaczenie, aby możliwe było przyporządkowanie ściągniętej faktury do odpowiedniego pracownika.

b) Wybór odpowiednich narzędzi i integracja z KSeF

Kolejnym krokiem jest zapewnienie zmian w systemach fakturowania i księgowych w celu dostosowania do wymogów KSeF bądź wybór odpowiedniego zewnętrznego narzędzia, które pozwoli na integrację z KSeF. W dużych firmach konieczne będzie wdrożenie rozwiązania, które umożliwi automatyczne przesyłanie faktur do systemu oraz odbiór faktur z KSeF. Integracja z KSeF wymaga także dostosowania systemów do wymogów dotyczących formatu faktur XML poprzez zmapowanie danych źródłowych do nowej schemy e-faktury.

c) Przeszkolenie personelu

Równolegle z procesem technologicznym i opracowywania zmian w procesach i procedurach wewnętrznych firma powinna zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie, księgowość i inne obszary związane z obiegiem dokumentów. Szkolenie powinno obejmować nie tylko techniczne aspekty korzystania z KSeF, ale również zasady prawne dotyczące e-fakturowania i zmiany w przepisach podatkowych. Im szybciej pracownicy będą zaznajomieni z nowymi procedurami, tym łatwiej będzie wprowadzić zmiany.

d) Testowanie i pilotażowe wdrożenie

Przed wdrożeniem pełnej wersji systemu KSeF, firma powinna przeprowadzić testy, które pozwolą na sprawdzenie działania systemu w praktyce. Testowanie systemu KSeF w trybie pilotażowym pozwala na wyłapanie ewentualnych błędów oraz problemy związane z integracją oprogramowania.

W zależności od wielkości firmy, liczby stosowanych systemów, różnorodności procesów, proces przygotowań może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy. Choć proces legislacyjny nie został jeszcze zakończony, warto już rozpocząć przygotowania. Odpowiednie planowanie i wyznaczenie harmonogramu jest kluczowe, aby wszystko zadziałało prawidłowo.

5. Dlaczego przy okazji wdrożenia KSeF przegląd procesów obiegu faktur i umów jest tak ważny?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko techniczna zmiana, ale także konieczność przeprowadzenia audytu procesów związanych z wystawianiem i odbiorem faktur w firmie. W ramach przygotowań do wdrożenia KSeF przedsiębiorcy powinni przeanalizować, jak wyglądają obecne procedury związane z fakturowaniem, obiegiem faktur, zatwierdzaniem dokumentów oraz ich archiwizowaniem.

Przegląd tych procesów jest istotny z kilku powodów:

• Zgodność z przepisami: Przegląd procesów jest przede wszystkim konieczny ze względu na dostosowanie ich do wymogów prawnych. Może się np. okazać, że część faktur jest obecnie wystawiana ręcznie poza systemem fakturowania (np. w Excelu), co będzie wymagało wprowadzenia odpowiednich zmian.

• Optymalizacja obiegu dokumentów: Wdrożenie KSeF pozwoli na automatyzację wielu procesów związanych z fakturowaniem, księgowaniem, raportowaniem. Wszystkie faktury krajowe będą otrzymywane w jednolitym formacie XML, co umożliwi automatyzację w zakresie dalszego procesowania tych faktur, bez konieczności wykorzystywania niedoskonałych pod tym względem systemów, takich jak OCR. Z drugiej strony wszystkie faktury krajowe będą otrzymywane z jednego źródła (będą trafiały na konto podatnika w KSeF według numeru NIP), co oznacza, że konieczne będzie wprowadzenie określonych oznaczeń faktur (np. numerem zamówienia lub umowy), aby możliwe było przypisanie faktur do właściwej ścieżki akceptacji.

• Zwiększenie efektywności i redukcja kosztów: Dzięki pełnej digitalizacji faktur firma zyskuje na efektywności i może zmniejszyć koszty związane z ręcznym wprowadzaniem danych, drukowaniem i archiwizowaniem papierowych dokumentów.

6. Jakie największe problemy mogą się pojawić?

Wdrożenie KSeF to proces, który wiąże się z wieloma wyzwaniami. Choć system ma na celu uproszczenie obiegu faktur, w trakcie procesu wdrożenia zmian przedsiębiorcy mogą napotkać kilka istotnych problemów:

• Problemy z integracją systemów: Integracja istniejących systemów księgowych i ERP z KSeF może okazać się technicznie wymagająca. Firmy mogą mieć trudności z dostosowaniem swoich rozwiązań do wymogów systemu KSeF, zwłaszcza jeśli korzystają z oprogramowania starszego typu bądź z systemów grupowych, w których istnieją ograniczenia w zakresie wprowadzania zmian. Przykładem mogą być faktury korygujące tzw. błędy mniejszej wagi (np. błąd w nazwie czy adresie nabywcy). Obecnie takie błędy może poprawić nabywca, wystawiając notę korygującą. Zdarza się, że system nie umożliwia wystawienia faktury korygującej bez zmiany wartości faktury.

• Problemy związane z przygotowaniem dokumentów: Faktury przesyłane do KSeF muszą być w odpowiednim formacie XML, co może stanowić wyzwanie przy mapowaniu danych z systemów źródłowych. Konieczność migracji do systemu e-fakturowania może wiązać się z koniecznością dostosowania dotychczasowych systemów i procesów.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to słuszny krok ku pełnej cyfryzacji obiegu faktur w Polsce, dający jednocześnie organom podatkowym możliwości w zakresie automatyzacji procesu weryfikacji rozliczeń podatkowych. Z jednej strony powinno się to przyczynić do uszczelnienia systemu VAT i zmniejszenia tzw. luki VAT wynikającej z oszustw vatowskich, ale jednocześnie powinno wpłynąć znacząco na ograniczenie liczby kontroli podatkowych czy czynności sprawdzających. Docelowo system ma pozwalać na wstępne wypełnienie deklaracji VAT przez organy, która następnie będzie podlegać zmianom wprowadzanym przez podatnika.

Biorąc pod uwagę zakładane terminy wprowadzenia obowiązkowego KSeF i stopień skomplikowania procesu przygotowania firmy, już czas, by przedsiębiorcy podjęli działania w tym zakresie, uwzględniając jednocześnie zmiany pozwalające im zyskać na efektywności i redukcji kosztów.