Czy wdrożenie modelu zintegrowanej rachunkowości może ograniczyć ryzyko podatkowe?

Optymalizacja podatkowa powinna stanowić nieodłączny element procesu zarządzania ryzykiem w każdej firmie

Celem niniejszego artykułu jest analiza umiejscowienia problematyki podatkowej w ogólnej koncepcji zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie oraz wskazanie, że planowanie podatkowe nie jest oderwanym od pozostałych dziedzin funkcjonowania jednostki obszarem działań planistycznych, a stanowi integralną część realizowanej przez kadrę zarządzającą koncepcji biznesowej. Tym samym optymalizacja podatkowa powinna stanowić nieodłączny element procesu zarządzania ryzykiem w każdej firmie, a wdrożenie procedur zarządzania ryzykiem podatkowym należy oprzeć na funkcjonującym w jednostce systemie rachunkowości.

Ryzyko podatkowe jest nieodłącznym elementem modelu ryzyka biznesowego i wymaga rozpoznania i monitorowania w celu podjęcia odpowiednich działań korygujących. Model ryzyka biznesowego opiera się na założeniu, że czym wyższe ryzyko można zaakceptować, tym mniej działań monitorujących i korygujących wymaga zaplanowania i realizacji. Tym samym skuteczne zarządzanie ryzykiem, w tym podatkowym, wymaga oszacowania jego akceptowalnego poziomu z uwzględnieniem wielu czynników makro- i?mikroekonomicznych. Dodatkowo wpływ ryzyka podatkowego na poziom ogólnego ryzyka działalności gospodarczej jest zmienny w czasie i przestrzeni.

[srodtytul]Niejednolite podejście interpretacyjne[/srodtytul]

Oddziaływanie na czynniki makroekonomiczne pozostaje poza zasięgiem większości przedsiębiorców, niemniej jednak identyfikacja ryzyka podatkowego w tym zakresie pozwala na właściwe ukształtowanie strategii działania. Przykładowo, w okresie wzrostu gospodarczego można założyć wyższy poziom akceptacji ryzyka podatkowego z uwagi na większą wyrozumiałość organów podatkowych z racji braku przymusu zapewniania wyższych wpływów do budżetu. Wraz z pogorszeniem się koniunktury gospodarczej należy spodziewać się weryfikacji dotychczasowego podejścia organów podatkowych w kierunku zagwarantowania wyższych wpływów budżetowych, co powinno skutkować obniżeniem poziomu akceptowanego ryzyka podatkowego w ramach realizowanej strategii podatkowej przedsiębiorców.

Ponadto w krajach posiadających stabilny system podatkowy wpływ ryzyka podatkowego na poziom ryzyka biznesowego jest mniejszy. W Polsce zjawiska te przejawiają się z jednej strony zmieniającymi się przepisami prawa podatkowego w kierunku ułatwiającym prowadzenie działalności gospodarczej, czego przykładem jest m.in. zbliżenie się regulacji w?zakresie podatku dochodowego od osób prawnych do przepisów w zakresie rachunkowości (np. różnice kursowe, rozliczanie kosztów w czasie), z drugiej zaś strony wciąż niejednolitym podejściem interpretacyjnym organów podatkowych, które dodatkowo uległo w ostatnim okresie zaostrzeniu. Świadomość aktualnych trendów w podejściu podatkowym w skali makroekonomicznej pozwala poprawnie oszacować ogólny poziom ryzyka podatkowego w?celu opracowania skutecznego modelu zarządzania tym ryzykiem.

Natomiast strategia podatkowa w skali mikroekonomicznej umożliwia zaplanowanie oraz realizację dowolnego modelu zarządzania ryzykiem podatkowym, którego ostateczny kształt będzie uzależniony od poziomu akceptacji ryzyka przez kadrę zarządzającą oraz od aktualnej i przewidywanej sytuacji ekonomicznej jednostki. Przykładowo, większa skłonność do ryzyka osób zarządzających oraz dobra kondycja finansowa firmy powodują akceptację wyższego poziomu ryzyka podatkowego. Niezależnie jednak od poziomu ryzyka podatkowego w skali makro i od podejścia do tego ryzyka w skali mikro w każdej firmie istnieją obszary, których uporządkowanie lub usprawnienie może znacząco przyczynić się do poprawy jakości całego procesu zarządzania ryzykiem podatkowym. Identyfikację tych obszarów umożliwia system rachunkowości, który stanowi również bazę do wdrożenia procedur zarządzania ryzykiem podatkowym.

Chcąc posłużyć się bogatym instrumentarium rachunkowości w celu jego wykorzystania jako narzędzia do ograniczenia ryzyka podatkowego należy mieć na uwadze historyczne uwarunkowania rozwoju rachunkowości w Polsce.

Do końca 1994 roku rachunkowość w?Polsce miała charakter wyłącznie podatkowy i służyła przede wszystkim do kalkulacji podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz celom statystyki państwowej. Obowiązująca od 1995 roku ustawa o rachunkowości zburzyła dotychczasowy ład, podnosząc rangę sprawozdawczości zewnętrznej, zwiększając odpowiedzialność osób zarządzających jednostką w tym zakresie i wprowadzając rozłam pomiędzy przepisami prawa podatkowego i bilansowego.

W 2002 roku zasady ewidencji księgowej i?sprawozdawczości zostały istotnie znowelizowane, co spowodowało dalszy pogłębiający się rozłam pomiędzy przepisami prawa podatkowego i bilansowego (amortyzacja, odpisy aktualizujące, rezerwy, usługi długoterminowe itp.). Dodatkowo od 2005 roku do polskiego porządku prawnego wprowadzono Międzynarodowe Standardy Rachunkowości, co wygenerowało wiele dodatkowych różnic pomiędzy podejściem podatkowym i?bilansowym (np. wycena środków trwałych i nieruchomości inwestycyjnych).

Powyższe zjawiska spowodowały problemy z ewidencją zdarzeń gospodarczych z uwzględnieniem przepisów prawa bilansowego i podatkowego przy założeniu ich uzasadnionej odrębności (prawo bilansowe służy potrzebom sprawozdawczości zewnętrznej, a prawo podatkowe - potrzebom zapewnienia wpływów budżetowych). Problemy były tak liczne i złożone, że służby finansowo-księgowe w wielu firmach pod ich ciężarem pozostały głuche na narastające potrzeby informacyjne kadry zarządzającej. Zapoczątkowany uchwaleniem ustawy o rachunkowości proces zmiany koncepcji rachunkowości poprzez jej ukierunkowanie na potrzeby informacyjne szerokiego grona interesariuszy jednostki trwa nadal, a co więcej, po wprowadzeniu Międzynarodowych Standardów Rachunkowości doznał istotnego przyspieszenia.

[srodtytul]Gruntowna nowelizacja[/srodtytul]

Tymczasem w 2007 roku nastąpiła gruntowna nowelizacja przepisów ustaw o podatku dochodowym, której kierunek spowodował zbliżenie podejścia podatkowego i?rachunkowego. Opisana zmiana przepisów, jak również całokształt podejścia organów podatkowych do problematyki opodatkowania działalności gospodarczej w kontekście dynamicznej zmiany modelu prowadzenia biznesu w Polsce pozwala sformułować wniosek, że należy gruntownie zweryfikować dotychczasową koncepcję systemu rachunkowości stosowaną w jednostkach.Współczesna rachunkowość powinna być realizowana w koncepcji zintegrowanej rachunkowości, postrzeganej jako źródło wiarygodnych danych historycznych w ujęciu podatkowym, finansowym i zarządczym stanowiących fundament planów i scenariuszy działania w przyszłości. Połączenie problematyki podatkowej, finansowej i zarządczej w?jeden spójny system ewidencyjno-planistyczny umożliwia wdrożenie skutecznego systemu zarządzania ryzykiem podatkowym w każdym przedsiębiorstwie.

Fundamentalna zasada leżąca u podstaw koncepcji zintegrowanej rachunkowości to potrzeba spojrzenia na wieloaspektową ewidencję zdarzeń gospodarczych z perspektywy osób zarządzających jednostką. Priorytetowe traktowanie potrzeb informacyjnych kadry zarządzającej zakłada, że każde zdarzenie gospodarcze jest ujmowane zgodnie z jego treścią ekonomiczną, której prawidłowe poznanie jest nierozerwalnie związane z analizą zamierzeń biznesowych. Powyższy model uwzględnia również wymogi sprawozdawczości zewnętrznej (okresowe i roczne raporty finansowe sporządzone zgodnie z wymogami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości lub ustawy o rachunkowości), a wcześniejsze zrozumienie koncepcji biznesowej pozwala zastosować poprawne rozwiązania ewidencyjno-sprawozdawcze również w tym wymiarze.

Ujęcie podatkowe stanowi ważny element systemu ewidencji zdarzeń w modelu zintegrowanej rachunkowości i wymaga przeprowadzenia dodatkowej analizy transakcji gospodarczych z uwzględnieniem ewentualnej odrębności przepisów prawa podatkowego. Należy zwrócić uwagę na kolejność przeprowadzania analiz. Analiza podatkowa przeprowadzana jest jako ostatnia po wcześniejszej gruntownej analizie biznesowej i księgowej, co pozwala wyeliminować ryzyko błędnej interpretacji podatkowej lub pozwala zidentyfikować problem podatkowy do rozwiązania na drodze konsultacji z doradcami bądź interpretacji indywidualnej ministra finansów.

Zintegrowana rachunkowość jest sprawdzalnym, unikalnym rozwiązaniem pozwalającym połączyć w jednym modelu obszary dotychczas postrzegane i ewidencjonowane odrębnie, powstałym w wyniku synergii zaawansowanej rachunkowości z informatyką. Wymienione trzy wymiary współczesnej rachunkowości - podatkowy, finansowy i zarządczy - mogą funkcjonować łącznie na bazie jednolitego systemu ewidencji księgowej z odpowiednim narzędziem informatycznym w tle. Realizacja koncepcji zintegrowanej rachunkowości bazuje na zaawansowanym wykorzystaniu systemów informatycznych, w tym narzędzi klasy Business Intelligence. Koncepcja wprowadza nową jakość w zarządzaniu firmą, w tym ryzykiem podatkowym, popartą rzetelnymi i wiarygodnymi informacjami poprzez innowacyjny sposób wykorzystania systemów zintegrowanych.

Zintegrowana rachunkowość wymaga, aby każde zdarzenie gospodarcze znalazło swoje odzwierciedlenie w systemie informatycznym. W najprostszym modelu bezpośrednio w?księgach rachunkowych, w bardziej zaawansowanym - w systemach ewidencyjnych będących elementami systemów zintegrowanych. Stopień szczegółowości ewidencji zdarzeń gospodarczych zależy od wymaganych przez kadrę zarządzającą jednostki, czy też interesariuszy informacji lub jest określony obowiązującym prawem (w wymiarze rachunkowości podatkowej na szczegółowość może wpływać również zdefiniowane ryzyko). Każde zdarzenie gospodarcze jest kwalifikowane ("trójwymiarowo" dekretowane) w sposób automatyczny (w przypadku zdarzeń typowych) lub w sposób interaktywny (z dużym udziałem użytkownika - poczynając od tego, gdzie zdarzenie powstaje, na specjalistach dziedzinowych kończąc).

Zintegrowana rachunkowość jest systemem otwartym i elastycznym - gdy pojawia się nowy proces (w?szczególności zainicjowany przez otoczenie zewnętrzne) musimy przeanalizować możliwość jego ewidencji w różnych modułach systemu informatycznego. Proces ten powinien być przeprowadzony przez zgrany zespół specjalistów z obszarów finansów, rachunkowości i?podatków, ale również informatyki. W najbardziej ogólnym podejściu, o?którym pisaliśmy powyżej, nowe zdarzenie zawsze można zaewidencjonować wyłącznie w?księgach rachunkowych, ale w takim przypadku dla większości zdarzeń tracimy informację analityczną (informacja przetworzona zamyka drogę do jej pogłębionej analizy).

Bardziej szczegółową ewidencję należy zastosować wtedy, gdy istnieje ona już w systemie informatycznym (lub można ją osiągnąć poprzez parametryzację), lub gdy oczekujemy powtarzalności takich zdarzeń (wtedy wymagana jest ewentualna modyfikacja lub rozbudowa systemu informatycznego). Analiza nowego zdarzenia ujętego na najniższym poziomie szczegółowości systemu w aspekcie podatkowym, rachunkowym i zarządczym pozwala na jego poprawną kwalifikację w oparciu o koncepcję trójwymiarowej dekretacji. W konsekwencji interpretacja zdarzeń typowych następuje w sposób zautomatyzowany, a w pozostałych przypadkach wymaga interakcji z użytkownikami z wykorzystaniem narzędzia analitycznego, jakim jest system klasy Business Intelligence.

[srodtytul]Automatyzacja sprawozdawczości[/srodtytul]

Obecnie rozwiązania klasy Business Intelligence stały się jednymi z najważniejszych systemów wspomagających analizowanie, raportowanie i podejmowanie decyzji zarządczych. Wykorzystanie narzędzi Business Intelligence w implementacji opisywanej koncepcji umożliwia również stworzenie modelu planistycznego - mechanizmy prognozowania, wyznaczania trendów są częstokroć wbudowane w te systemy. Analizę nowego pomysłu na biznes, jego modyfikację, rozszerzenie czy - w najprostszym przypadku - zwiększenie wolumenu sprzedaży można przeprowadzić z wykorzystaniem analizy predyktywnej lub nawet symulacji procesów. O

czywiście wymaga to wcześniejszego utworzenia modelu planistycznego - dla typowych obszarów zazwyczaj jest on wbudowany w platformę Business Intelligence, lecz wtedy bazuje wyłącznie na dokładnych danych historycznych i planowanych (nawet na poziomie pojedynczych transakcji). Optymalnym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu, który w pewnych obszarach będzie zasilany syntetycznymi danymi z modelu szczegółowego, natomiast w innych uzupełniany w sposób interaktywny. Taki model pozwoli stosować analizę "what-if" nie tylko dla typowych obszarów, ale także w obszarze rachunkowości podatkowej.

Rezultatem implementacji koncepcji zintegrowanej rachunkowości w wymiarze podatkowym jest automatyzacja procesów ewidencji historycznych zdarzeń gospodarczych, co pozwala wdrożyć wbudowane kontrole w zakresie zdarzeń typowych, uruchomić generatory raportów z opisem zdarzeń nietypowych wymagających pogłębionej analizy oraz przyspieszyć proces raportowania. Najważniejsze jednak z perspektywy kadry zarządzającej jest to, żeby w ramach opisanej koncepcji zrealizować proces automatyzacji sprawozdawczości zewnętrznej i wewnętrznej, w tym oczywiście sprawozdawczości podatkowej (kalkulacja bieżącego podatku dochodowego, zeznanie podatkowe itp.).

Wprowadzenie do modelu zintegrowanej rachunkowości wymiaru planistycznego pozwoli zautomatyzować proces tworzenia planów finansowych oraz raportowania odchyleń w wyniku ich realizacji, a w wymiarze podatkowym umożliwi zaplanowane różnych scenariuszy przeprowadzenia istotnych transakcji gospodarczych, a także prześledzić ich potencjalny wpływ na planowane rozliczenia podatkowe oraz wynik finansowy jednostki jako całości. Wykonanie raportów podatkowych w oparciu o platformę analityczną klasy Business Intelligence umożliwi ich dogłębną analizę i kontrolę z wykorzystaniem jej natywnej funkcjonalności - interaktywności, mechanizmów drill-down i drill-through, a nawet data miningu.

Wdrożenie koncepcji zintegrowanej rachunkowości jest procesem złożonym i rozległym w czasie, który wymaga zaangażowania całej organizacji w jego realizację. Jednak podjęcie się tego wyzwania umożliwia zrealizowanie tak ważnych dla każdego współczesnego przedsiębiorstwa celów, jak połączenie nowoczesnej koncepcji rachunkowości z nowoczesnym narzędziem informatycznym, które doprowadza do pełnej integracji rachunkowości podatkowej, finansowej i zarządczej w ramach jednego systemu informacyjnego rachunkowości w celu pozyskania spójnej, wielowymiarowej informacji dla potrzeb różnych szczebli zarządzania.

Połączenie systemu ewidencji historycznych zdarzeń gospodarczych w ujęciu podatkowym, finansowym i zarządczym z zaawansowanym narzędziem analitycznym klasy Business Intelligence pozwoli na prospektywną analizę skutków podatkowych zaplanowanych transakcji, co również umożliwi ich optymalizację, a tym samym ograniczy ryzyko podatkowe.

[i] [b]Natalia Kucharska[/b]

biegły rewident, doradca podatkowy,

zastępca dyrektora Biura BDO w Krakowie

[b]Adam Kucharski[/b]

akspert IT, analityk,

durektor Biura BDO w Krakowie[/i]