Cyfrowa (r)ewolucja w HR

Cyfryzacja procesów HR to dziś ogromna szansa na wzrost zaangażowania i skuteczności pracowników oraz wartości spółek.

Krok po kroku digitalizacji w HR: co, kiedy i gdzie?

Wszystko zaczęło się na przełomie lat 70. i 80. XX wieku, wraz z pojawieniem się pierwszych baz danych i oprogramowań do zarządzania przedsiębiorstwem. Już wtedy do formy elektronicznej zaczęto przenosić informacje o pracownikach i ich wynagrodzeniach, rezygnując tym samym z papierowych archiwów i rejestrów. Zapoczątkowało to rozwój transakcyjnych systemów kadrowo-płacowych. Od tej pory działały one samodzielnie lub jako część systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP – Enterprise Resource Planning). Systemy te były instalowane na firmowych serwerach lub komputerach stacjonarnych, a jedynymi użytkownikami byli zwykle specjaliści zajmujący się w przedsiębiorstwach sprawami kadrowymi.

W latach 90. i na początku XXI wieku firmy zaczęły dostrzegać potrzebę zintegrowanego zarządzania zasobami ludzkimi, nazywanymi też często kapitałem ludzkim lub talentami. Popyt szybko stworzył sobie podaż – w odpowiedzi na nowe wymagania dostawcy oprogramowania poszerzyli zakres działania systemów i modułów kadrowych o funkcje wspierające rekrutacje, szkolenia czy zarządzanie wydajnością. Nadal były to jednak systemy transakcyjne, pozostające narzędziem pracy głównie dla specjalistów HR.

Około 2010 r., wraz z rozwojem i popularyzacją chmury obliczeniowej (tzw. cloud computing) oraz rosnącym wykorzystaniem internetu w biznesie, procesy HR zaczęto przenosić na serwery w „chmurze". Od tej pory stary rdzeń systemów rejestrujących w bazach danych zdarzenia kadrowe był sukcesywnie zastępowany systemami przepływu procesów HR i budowania zaangażowania pracowników. Pracownicy i menedżerowie zostali włączeni do cyklów kadrowych. Dzięki temu uzyskiwali szybki, wygodny i bezpośredni dostęp do danych i informacji związanych z ich pracą i rozwojem. Tym samym specjaliści HR zostali uwolnieni od zadań administracyjnych, związanych z wprowadzaniem i analizą danych oraz przepływem zadań w procesach HR.

Dziś trendy w cyfryzacji HR zmierzają w kierunku tzw. systemów produktywności, dedykowanych dla zespołów i sieci. W odróżnieniu od obecnie wykorzystywanych narzędzi skoncentrowanych na pracowniku ich głównym zadaniem będzie ułatwienie wykonywania pracy zespołowej w sposób efektywny i zorganizowany.

Im prościej, tym skuteczniej – korzyści z cyfryzacji procesów HR

Wykorzystanie nowoczesnego systemu HR ma dzisiaj ogromy wpływ na efektywność biznesową przedsiębiorstwa. Cyfryzacja procesów HR to szansa na wzrost zaangażowania i skuteczności pracowników, oraz wartości spółki. A wszystko zgodnie z założeniem: im prościej, tym skuteczniej.

Kompleksowy system zarządzania pracownikami daje nie tylko możliwość intuicyjnej pracy w ramach jednego narzędzia, zastępując szereg rozproszonych procesów i danych. Przede wszystkim pozwala na integrację ludzi oraz zapewnia pracownikom i menedżerom szybki dostęp do kompletnych danych. To z kolei ułatwia podejmowanie właściwych decyzji biznesowych. Współczesne systemy HR, a w szczególności te rozwijane w internetowej chmurze, są proste w obsłudze i przystępne dla przeciętnego odbiorcy. Jednocześnie pomagają ograniczyć czynności administracyjne do niezbędnego minimum. Co za tym idzie, pracownicy mogą skupić się na istotniejszych kwestiach, takich jak planowanie rozwoju czy budowanie kultury współpracy i zaangażowania w firmie. Cyfrowe systemy HR są dziś coraz bardziej powszechne, a odpowiedzialność za ich dostępność, niezawodność i aktualizacje leży zazwyczaj po stronie dostawców.

Co stoi na przeszkodzie?

Nie wszyscy jednak lubią zmiany. Największą rolę we wprowadzaniu modernizacji w firmie odgrywa niewątpliwie kultura organizacyjna. W wielu przedsiębiorstwach istnieje przekonanie, że działania związane z procesami HR, a w szczególności z ich cyfryzacją, generują niepotrzebne koszty. Niedostrzegane są wymierne korzyści biznesowe, jakie cyfrowe systemy HR wnoszą do organizacji, dzięki budowaniu zaangażowania i zwiększeniu efektywności procesów związanych z pozyskiwaniem i rozwojem pracowników.

Przedsiębiorstwa postrzegają wdrożenie nowych narzędzi HR, bazując na doświadczeniach z implementacji tradycyjnych systemów transakcyjnych w innych obszarach swojej działalności. Takie działanie oceniane jest z góry jako czasochłonne i kosztowne. Z kolei z perspektywy pracownika, z założenia, oznacza dodatkowe zadania związane z obsługą kolejnego systemu. Jednak w przypadku współczesnych chmurowych systemów HR tego typu obawy są bezzasadne. Przede wszystkim wymagają one niewielkich nakładów inwestycyjnych, a dzięki swojej kompletności i prostocie zmniejszają czas związany z ich wdrożeniem oraz obsługą zarówno przez specjalistów HR i administratorów, jak i pracowników oraz menedżerów.

Digitalizacja środowiska HR a motywacja pracowników

O tym, że pracowników do wykonywania swoich obowiązków motywuje nie tylko poziom otrzymywanego wynagrodzenia, wiadomo nie od dziś. Obok niewątpliwie istotnej kwestii finansowej ważne jest również zachowanie pozytywnych relacji w pracy, poczucie sensu wykonywanych obowiązków oraz możliwości rozwoju. Jak zapewnić to pracownikom? Dzięki jasno zdefiniowanym celom, systematycznej informacji zwrotnej oraz wskazaniu wpływu na kształtowanie swojej kariery. W tym pomogą cyfrowe systemy HR, które pozwalają na planowanie ścieżek rozwoju, udzielanie obustronnego feedbacku i przejrzystego wskazania poziomu realizacji poszczególnych zadań. Do tego w prosty i przystępny sposób umożliwiają załatwienie wszystkiego w jednym miejscu – od spraw dotyczących kariery, po złożenie dokumentów administracyjnych. Kompleksowe rozwiązanie daje pracownikowi poczucie, że pracodawca dba o niego, ułatwiając mu realizację codziennych obowiązków.

A to również transakcja wiązana – zadowolenie pracowników wpływa z kolei na pozytywny wizerunek pracodawcy na rynku.

Robert Augustyniak

partner Enxoo i współtwórca Skilo