Co zmienia się w prawie pracy?

Jakich zmian w przepisach prawa pracy powinniśmy się spodziewać?

Wśród zmian, które będą miały miejsce w prawie pracy, do ważniejszych należy zaliczyć uregulowanie monitoringu w miejscu pracy oraz nowe przepisy umożliwiające pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zamiast dotychczasowej formy papierowej oraz skrócenie okresu przechowania tej dokumentacji do 10 lat.

Instytucja monitoringu nie była dotychczas uregulowana w przepisach prawa pracy. Stan ten zmienia się wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, wprowadzającej do kodeksu pracy nowe art. 222 i art. 223 o monitoringu w miejscu pracy.

Nowe przepisy regulują wprost monitoring za pomocą kamer rejestrujących obraz (monitoring wizyjny) oraz monitoring poczty elektronicznej, ale mają być odpowiednio stosowane do innych form monitoringu, np. monitoringu stron internetowych.

Monitoring wizyjny może być stosowany, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitorowane pomieszczenia i teren należy oznaczyć w widoczny i czytelny sposób za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu, przy czym, co do zasady, monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Nagrania obrazu mogą być przechowywane tylko przez określony czas, zasadniczo nie dłużej niż przez trzy miesiące.

Monitoring poczty elektronicznej może być stosowany, jeżeli jest on niezbędny do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania narzędzi pracy udostępnionych pracownikowi. Nie może on przy tym naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika.

Nowe regulacje dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej wprowadzane są natomiast ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą mieli możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pomiędzy postacią papierową i elektroniczną. Dokumentacja prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

W obecnym stanie prawnym dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Na mocy zmienionych przepisów okres ten został, co do zasady, skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Powyższe dotyczy pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 2018 roku, natomiast sytuacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku została uregulowana odrębnie. Odnośnie do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, nadal będzie obowiązywał obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy, ale pracodawcy będą mogli skrócić ten okres do 10 lat, jeśli złożą do ZUS raport informacyjny zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. W przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku pracodawcy nie będą mieli możliwości skrócenia okresu przechowywania akt. Tak jak dotychczas ich dokumentacja pracownicza i akta osobowe będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat.

Ponadto, wprowadza się jako zasadę bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie kodeks pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika. Inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie. Od 1 stycznia 2019 roku wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jakie są spodziewane skutki dla spółek giełdowych, które wynikną z tych zmian?

Spółki giełdowe, podobnie jak inni pracodawcy, będą musiały wypełnić obowiązki określone w nowych przepisach, aby móc stosować monitoring w miejscu pracy. Przed wszystkim należy tu wymienić obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu na co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Dodatkowo, w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a w przypadku pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie są obowiązani do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu, podmioty, które zamierzają stosować monitoring, powinny zawrzeć odpowiednie zapisy o monitoringu określające cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Ponadto, przed zastosowaniem monitoringu spółki powinny pamiętać o obowiązku wynikającym z art. 35 RODO, który nakazuje, aby przed rozpoczęciem przetwarzania danych administrator dokonał oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych, jeżeli dany rodzaj przetwarzania z dużym prawdopodobieństwem może spowodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej będzie się wiązać z nowymi obowiązkami po stronie pracodawcy.

Niezależnie od dodatkowych obowiązków pracodawców, nowe przepisy należy ocenić pozytywnie. Dotyczy to zwłaszcza elektronizacji dokumentacji pracowniczej i skrócenia okresu jej przechowywania, które przede wszystkim pozwolą na redukcję kosztów przechowywania dokumentacji i skrócenie czasu przeszukiwania akt.

W jaki sposób działy HR powinny się przygotować do planowanych zmian?

W pierwszej kolejności działy HR powinny dokonać analizy wprowadzanych zmian z punktu widzenia nowych obowiązków pracodawców. Ich należyta identyfikacja pozwoli na właściwe przygotowanie się do zmian, w tym zapewni możliwość skorzystania z nowych rozwiązań. Dotyczy to np. konieczności spełnienia warunku przedstawienia raportu informacyjnego, aby móc skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019. Należy też ocenić, czy regulamin pracy (układ zbiorowy pracy) zawiera odpowiednie zapisy dotyczące monitoringu, a w przypadku braku takich zapisów wprowadzić do niego odpowiednie zmiany.