Jak wykorzystać potencjał sygnalistów w dobie koronawirusa?

W jaki sposób koronawirus wpłynął na aktywność sygnalistów?

Sytuacja pandemii Covid-19, podobnie jak kryzysów gospodarczych czy klęsk żywiołowych, burzy status quo na wielu płaszczyznach, w tym społecznej i gospodarczej. Aktualnie obserwujemy zmiany – nowe narzędzia i wypracowane awaryjnie rozwiązania – które już na stałe wpiszą się zapewne w kanon nowej codzienności biznesowej. W tym kontekście, na aktywność sygnalistów warto spojrzeć w dwóch płaszczyznach: jakościowej i ilościowej. Przez jakościową rozumiemy przede wszystkim przedmiot zgłaszanych nadużyć. Myśląc o ilościowej, bierzemy pod uwagę wahania liczby zgłaszanych podejrzeń nadużyć, z uwzględnieniem aspektów mających na nią wpływ, takich jak ograniczona możliwość obserwacji nadużyć, dostępność narzędzi do ich zgłaszania oraz czynniki psychologiczne.

Uregulowania prawne oscylujące wokół kwestii sygnalistów były m.in. przedmiotem nowelizacji ustawy o obrocie instrumentami finansowymi z listopada 2019 roku i zobowiązały emitentów do udostępnienia kanałów anonimowego informowania o potencjalnych naruszeniach przepisów prawa, regulacji wewnętrznych czy standardów etycznych. Nowelizacja przeszła jednak nieco bez echa, głównie z uwagi na brak zdefiniowanych sankcji.

Justyna Hamada Manager, EY Polska

materiały prasowe

Aktualnie pojęcie „whistleblowingu" nabrało nowych rumieńców i stało się obszarem zainteresowania z zakresu zgodności, głównie za sprawą Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa w sprawie sygnalistów", „Dyrektywa").

Biorąc pod uwagę powyższe, trzeba mieć na uwadze, że wzrasta presja społeczna i świadomość pracowników, oczekujących, że organizacja, w której pracują, będzie działała w sposób etyczny i transparentny. Patrząc na ostatnie miesiące zauważamy, że aktywność sygnalistów spadła na początku „lockdownu", ale wraz z odmrożeniem gospodarki liczba zgłoszeń wzrosła.

Czy zmienił się rodzaj sygnalizowanych nieprawidłowości?

Od początku pandemii obserwujemy wzmożone, niespotykane dotąd, zaangażowanie sygnalistów w sprawy związane z szeroko pojętym BHP. Dotyczy to przede wszystkim pracodawców, którzy z uwagi na charakter zlecanej pracy i brak możliwości zmiany jej trybu na zdalny, zobowiązani są do zapewniania środków ochronnych swoim pracownikom. Taka sytuacja nie powinna być zaskoczeniem, biorąc pod uwagę, że zazwyczaj zgłaszane są najbardziej aktualnie bolesne obserwacje. Odwołując się do statystyk sprzed pandemii – w naszym rejonie geograficznym 60 proc. zgłoszeń dotyczyło kwestii pracowniczych, 22 proc. koncentrowało się na naruszeniach szeroko rozumianej uczciwości biznesowej, a jedynie 6 proc. dotyczyło zagadnień BHP. Pozostały odsetek zgłoszeń miał związek z innymi, indywidualnymi problemami.

Obecnie obserwujemy również zmianę nastawienia i oczekiwań sygnalistów wobec reakcji pracodawców na zgłoszenia. Najczęściej zależy im na deklaracji ze strony pracodawcy, że z zaistniałych sytuacji zostały wyciągnięte wnioski. Sygnaliści oczekują też podjęcia skutecznych działań naprawczych oraz zabezpieczenia własnego dobrostanu. W porównaniu ze zgłoszeniami sprzed pandemii, obecne są bardziej emocjonalne i wyrażają obawy o bezpieczeństwo, zdrowie i przyszłość zawodową sygnalistów.

Czego możemy spodziewać się w najbliższej przyszłości?

„BHP-owy trend" zgłoszeń sygnalistów wydaje się być przejściowy. Wraz z adaptacją do nowych realiów oraz ugruntowaniem stosowanych praktyk przeciwdziałających rozprzestrzenianiu się koronawirusa, spodziewamy się, że ciężar gatunkowy zgłaszanych nieprawidłowości będzie się coraz bardziej stabilizował, a tematyka powróci do tradycyjnych zagadnień sprzed pandemii. Bill Gates oszacował niedawno, że świat powinien uporać się z koronawirusem do końca 2022 roku, przy czym kraje rozwinięte – do końca 2021 roku. Czas pokaże, na ile powyższe szacunki znajdą odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Do czasu wynalezienia lekarstwa lub szczepionki na Covid-19, nadal możemy spodziewać się licznych zgłoszeń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Ich liczba prawdopodobnie będzie wyższa w wybranych sektorach, np.: w branży produkcyjnej, gdzie brak przestrzegania zasad bezpieczeństwa na liniach produkcyjnych może powodować znaczne zagrożenie. Jednocześnie powinniśmy pamiętać, że już wkrótce wrócą rykoszetem, chwilowo zaniedbane kwestie pracownicze wynikające między innymi z nowych warunków organizacji pracy. Powinniśmy być przygotowani zarówno na przyjęcie, jak i właściwą weryfikację takich zgłoszeń, zwłaszcza mając na uwadze Dyrektywę UE oraz wynikające z niej obowiązki pracodawców.

Inną kategorią zgłoszeń, których możemy się wkrótce spodziewać są informacje medialne, pochodzące od sygnalistów, którzy utracili pracę w wyniku spowolnienia gospodarczego lub na skutek nagłośnienia informacji o warunkach pracy nieodpowiadających wymogom podwyższonych standardów sanitarnych. Powyższe doniesienia są szczególną kategorią, ponieważ mogą w sposób znaczący zagrażać reputacji pracodawcy. W najlepiej pojętym interesie spółki jest zabezpieczenie się przed takimi sytuacjami poprzez zachęcanie pracowników do otwartego dialogu wewnętrznego w ramach spółki oraz udostępnienie bezpiecznych narzędzi do zgłaszania podejrzeń o nadużycia, także anonimowych. Wczesne rozpoznanie ryzyka oraz podjęcie odpowiednich środków zaradczych pomoże rozwiązać problem oraz uniknąć tak zwanej „złej prasy".

Czy upowszechnienie pracy zdalnej powinno skutkować zmianami w systemach zgłaszania nieprawidłowości czy procedurach rozpatrywania tych zgłoszeń?

Odpowiedź na to pytanie nie musi być jednoznaczna, ponieważ zależy to od dotychczas stosowanych przez organizację mechanizmów. W przypadku emitentów, którzy zapewnili zgodność ze znowelizowaną ustawą, warto się zastanowić, na ile stosowane rozwiązania są adekwatne do realiów pracy zdanej czy modelu hybrydowego. Z pewnością jednym z kluczowych aspektów jest dostępność kanałów. Obecnie standardem rynkowym są kanały elektroniczne dostępne 24/7, niezależnie od lokalizacji sygnalisty.

Podejmując się ewentualnej modyfikacji status quo, należy mieć na uwadze nadchodzące zmiany regulacyjne. Wspomniana Dyrektywa stawia przed pracodawcami bardzo konkretne wymogi, między innymi zapewnienia poufności zgłoszeń, przekazywania informacji zwrotnej w wyznaczonym terminie czy wypracowania procedur w zakresie rzetelnego rozpatrywania zgłoszeń. Wykorzystując bieżące okoliczności można dokonać kompleksowej zmiany, przygotowując się do implementacji regulacji, które zaczną obowiązywać duże firmy od grudnia 2021 roku, a średnie dwa lata później. Jednak samo stworzenie procedur to dopiero początek. Obok wdrożenia rozwiązań na płaszczyźnie narzędziowej, spółki powinny również uwzględnić czas niezbędny na edukację swoich pracowników oraz komunikację z otoczeniem biznesowym. Budowanie świadomości zasad whistleblowingowych wśród personelu, podobnie jak budowanie etycznego środowiska pracy, niezmiennie pozostaje w zakresie kompetencji kadry zarządczej. Szacuje się, że skala i zakres czasowy działań mających na celu wdrożenie Dyrektywy prawdopodobnie będą rozleglejsze niż w przypadku wdrożenia RODO, a głęboka zmiana nastawienia wobec sygnalistów zabierze znacznie więcej czasu.

Wdrożenie skutecznych i bezpiecznych mechanizmów wewnętrznych działa na korzyść spółki, ponieważ sprzyja rozwiązywaniu problemów na poziomie organizacji. Pracownicy mający zaufanie do firmy i czujący się bezpiecznie są bardziej skorzy do współpracy.

Gdzie jesteśmy?

W 2019 roku Fundacja im. Stefana Batorego przeprowadziła ankietę badającą stosunek Polaków do wsparcia i ochrony sygnalistów. Wyniki sondażu wskazały, że obawiamy się negatywnych reakcji otoczenia na działania sygnalistów, a w konsekwencji osoby obserwujące potencjalne nadużycie często rezygnują ze zgłoszenia swoich wątpliwości. Powyższe wyniki uzasadniają potrzebę ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz szerzenia wiedzy na ten temat w organizacjach.

Od momentu ogłoszenia Dyrektywy minęło blisko dziewięć miesięcy. Spośród 27 krajów członkowskich zobowiązanych do adaptacji nowych wymogów, 14 rozpoczęło prace lokalne. Polska pozostaje wśród 13 państw, które nie podjęły dotąd działań w tym zakresie. Ma to istotne znaczenie dla podmiotów rozproszonych geograficznie, a więc działających w różnych systemach legislacyjnych. Warto pamiętać też, że aktualne wymogi Dyrektywy stanowią minimalny kanon zasad obowiązujących w UE. W granicach podstawowych zasad wyznaczonych przez Dyrektywę, kraje członkowskie mają swoistą swobodę we wprowadzaniu rozwiązań krajowych. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów krajowych, organizacje muszą wypracować więc własne uniwersalne i kompleksowe rozwiązania, będące odpowiedzią zarówno na wyzwania geograficzne, jak i branżowe. Muszą także dołożyć starań, aby nowe przepisy zostały praktycznie zaadaptowane w codzienności biznesowej. Takie działania pozwalają nie tylko na ograniczenie ryzyka biznesowego oraz osobistego kadry zarządczej, ale także przynoszą długoterminowe pozytywne skutki ekonomiczne dla organizacji.