Godziny pracy przy pracy zdalnej

Pandemia Covid-19 dała się we znaki wszystkim uczestnikom rynku pracy.

Sławomir Paruch, radca prawny, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global

materiały prasowe

 Pracodawcy zostali zmuszeni do wdrożenia nowatorskich rozwiązań i stosowania modelu pracy na odległość. Również pracownicy musieli się błyskawicznie dostosować do tych nowych realiów. Zamknięte szkoły i przedszkola wymusiły konieczność przeorganizowania harmonogramu dnia pracy. Dla wielu pracowników najefektywniejszą porą wykonywania zadań jest wczesny ranek lub wieczór, kiedy obowiązki rodzinne nie zaburzają rytmu pracy. Jednak taka praktyka, bez odpowiedniego uregulowania kwestii związanych z czasem pracy, może się obrócić przeciwko pracodawcy.

Oskar Kwiatkowski, asystent prawny w PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global

materiały prasowe

Jak w trybie pracy zdalnej powinny być regulowane godziny pracy?

Warto pamiętać, że praca zdalna nie jest odrębnym systemem czasu pracy. Pracowników wiążą te same regulacje, które dotyczyły ich w czasie pracy w biurze, w szczególności godziny pracy, dobowe i tygodniowe maksymalne normy czasu pracy, tj. 8 godzin na dobę oraz 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Wykonywanie pracy zdalnie:

a) nie powoduje automatycznie zmiany systemu czasu pracy (np. na system zadaniowego czy równoważnego czasu pracy);

b) nie zmienia rozkładu czasu pracy, tj. jeśli pracownik wykonuje pracę w biurze w godz. 9–17 od poniedziałku do piątku w podstawowym systemie czasu pracy, to pracę zdalną powinien wykonywać w tym samym czasie;

c) nie zmienia wymiaru godzinowego świadczenia pracy;

d) nie zwalnia z obowiązku przestrzegania norm odpoczynku dobowego i tygodniowego (odpowiednio 11 i 35 h);

e) nie zwalnia pracownika z obowiązku uprzedzenia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy;

f) nie wyklucza dyżuru, czyli pozostawania w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę poza jej godzinami w zakładzie pracy bądź miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;

g) nie wyklucza pracy w godzinach nadliczbowych.

Istnieje kilka praktycznych rozwiązań na przeorganizowanie zasad czasu pracy w trakcie pracy zdalnej. Warto rozważyć objęcie całości lub części załogi pracującej zdalnie systemem zadaniowego czasu pracy, jeśli charakter pracy na to pozwala. Kodeks pracy dopuszcza stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy, gdy uzasadnia to rodzaj pracy, jej organizacja lub miejsce jej wykonywania. Świadczenie pracy zdalnej w domu w większości przypadków wpisuje się w ten katalog przesłanek. Miejsce wykonywania pracy inne niż zakład pracy uzasadnia zatem wprowadzenie systemu zadaniowego czasu pracy.

Istotą tego systemu jest rozliczanie pracownika z efektów jego pracy – powierzonych zadań – niezależnie od okresu niezbędnego pracownikowi do ich wykonania. Pracownik może więc sam decydować o godzinie rozpoczęcia pracy, częstotliwości przerw oraz ilości pracy wykonanej danego dnia. Ważne, aby zadania, które powinny być powierzone w porozumieniu z pracownikiem, zrealizował w ustalonym terminie. Podstawową korzyścią dla pracodawcy jest brak konieczności ścisłego ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy i, zasadniczo, wypłaty wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownik powinien tak zorganizować sobie pracę, aby w ramach obowiązujących go ustawowych norm czasu pracy sfinalizować to, nad czym pracuje. Jednak w skrajnych przypadkach również w takim systemie czasu pracy pracownik może mieć roszczenie o wynagrodzenie mu pracy w godzinach nadliczbowych.

Warto pamiętać, że zadaniowy czas pracy nie oznacza pracy nienormowanej. Wymiar zadań powierzonych pracownikowi powinien umożliwiać ich wykonanie w granicach norm czasu pracy, tj. w ciągu 8 godzin na dobę oraz średnio 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Tylko gdy ich wykonanie nie jest możliwe w normalnym czasie pracy, pracownik może mieć roszczenie o wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zasadą jest, że przy zadaniowym czasie pracy w razie sporu pracodawca ma obowiązek wykazać, że powierzył pracownikowi zadania możliwe do wykonania w granicach normalnego czasu pracy. Nie zawsze jednak pracodawca potrafi wyliczyć „czasochłonność" zleconej pracy. Nie stawia to jednak pracodawcy na z góry przegranej pozycji.

Aby wykluczyć samowolę pracowników, którzy ze względu na wykonywanie w czasie pracy czynności z nią niezwiązanych, nie wywiązują się ze wszystkich obowiązków w ramach norm czasu pracy, zalecamy zobowiązanie pracowników do regularnego, codziennie lub na koniec tygodnia, raportowania sumy godzin pracy w poszczególnych dniach. Pozwoli to na bieżąco kontrolować czas pracy i eliminować nieprawidłowości. Dodatkowo warto w aktach wewnętrznych jasno określić, że na pracę w godzinach nadliczbowych należy każdorazowo uzyskać zgodę lub świadczyć ją jedynie na wyraźną prośbę przełożonego i tylko gdy wymagają tego szczególne potrzeby pracodawcy. Przede wszystkim pracodawcy muszą jednak reagować, jeśli widzą przekraczanie norm czasu pracy przez pracownika. Jeśli menedżerowie widzą, że pracownicy notorycznie pracują kilkanaście godzin dziennie, i nie reagują, wówczas zapisy regulaminowe o konieczności uzyskania zgody przełożonego na pracę w godzinach nadliczbowych niewiele pomogą. Tolerowanie takiej pracy i brak reakcji będzie traktowane jako zgoda.

Dla pracowników pracujących w podstawowym systemie czasu pracy pewnym rozwiązaniem może się okazać wprowadzenie przerwy niewliczanej do czasu pracy lub rozszerzenie 15-minutowej przerwy obowiązkowej o dodatkowe 15, 30 czy 45 minut. Dzięki temu pracownicy, zamiast przygotowywać i spożywać posiłki w czasie pracy, będą robić to w czasie nieodpłatnej przerwy, po której wrócą do wykonywania swoich obowiązków. Wreszcie, ciekawym pomysłem wydaje się też zmiana godzin czasu pracy i dostosowanie ich do trybu jej świadczenia przez pracowników – rodziców.

Jakie ryzyka dla pracodawcy wiążą się z ciągłą dostępnością pracowników?

Poza oczywistymi korzyściami związanymi z pracą zdalną, jak chociażby oszczędność czasu pracowników na dojazdy czy – w szerszej perspektywie – brak opłat za najem powierzchni biurowej, praca zdalna niesie ze sobą szereg ryzyk, zwłaszcza w zakresie czasu pracy.

Poza opisanymi wyżej przykładami nieefektywnego wykorzystania czasu pracy i ewentualnymi roszczeniami z tytułu nadgodzin ciągła dostępność pracowników może prowadzić do ich przemęczenia, co może powodować błędy mogące narazić pracodawcę na straty finansowe czy wyciek danych osobowych.

Ponadto przepracowani pracownicy znacznie częściej podnoszą w kierunku pracodawców zarzuty o mobbing. Wysyłanie maili i wykonywanie telefonów do pracowników poza godzinami pracy, zwłaszcza w godzinach nocnych czy wieczornych, oraz wyciąganie ewentualnych, nawet pośrednich, konsekwencji za brak podporządkowania, może zostać uznane za uporczywe nękanie pracowników, co wyczerpuje znamiona mobbingu. Istnieje również ryzyko, że przepracowany pracownik co prawda zarzutu mobbingu nie podniesie, jednak nie mogąc poradzić sobie z ciągłą presją, zdecyduje się odejść z pracy, co nierzadko będzie dla pracodawcy dotkliwą stratą.

Zauważając ten problem, 21 stycznia 2021 r. Parlament Europejski przyjął sprawozdanie dotyczące prawa pracowników do bycia offline, co dało początek głośnej debacie publicznej. Niektóre kraje, jak np. Francja, mają już odpowiednie regulacje w tym zakresie. Poczucie pracowników, że nie mają prawa do bycia offline, stanowi poważny problem prawny, organizacyjny i społeczny. Pracodawcy powinni więc, nie czekając na odpowiednie regulacje prawne, dostrzec ten problem i odpowiednio na niego zareagować, minimalizując ryzyka z nim związane.

Jakie uregulowania wewnętrzne są niezbędne, aby ograniczyć ryzyka po stronie pracodawcy wiążące się z pracą zdalną?

Podstawowym i obowiązującym już w większości zakładów pracy, w których praca odbywa się chociażby częściowo na zasadzie pracy zdalnej, jest regulamin pracy zdalnej lub hybrydowej. W regulaminie tym należy określić najważniejsze zasady świadczenia pracy zdalnej oraz związane z tym prawa i obowiązki stron.

Regulamin powinien zawierać stanowczy zakaz wykonywania w trakcie pracy jakichkolwiek czynności z nią niezwiązanych oraz wprowadzenie obowiązku wykonywania pracy zdalnej wyłącznie z miejsca zamieszkania i niezwłocznego reagowania na korespondencję i odbierania telefonów.

Warto prowadzić też wspomnianą wcześniej ewidencję wykonywanych czynności czy sumy godzin pracy oraz „zwykłą" ewidencję czasu pracy dla pracowników nieobjętych zadaniowym systemem czasu pracy..

Można rozważyć również zawarcie w uregulowaniach wewnętrznych obowiązku włączania kamerki (z opcją rozmytego tła) podczas wszelkich spotkań i konferencji online, aby upewnić się, że pracownik aktywnie uczestniczy w spotkaniu i słucha wypowiedzi innych uczestników, a nie dekoncentruje się, np. gotując obiad czy sprzątając.

Wreszcie, powierzając pracownikowi sprzęt służbowy do wykonywania pracy z domu, należy upewnić się, że sprzęt będzie wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych. W regulaminie pracy zdalnej można zawrzeć postanowienie, zakazujące pracownikom odwiedzania stron internetowych mediów społecznościowych czy sklepów internetowych w czasie pracy. Radykalnym, choć technicznie możliwym i praktycznie uzasadnionym krokiem jest zablokowanie dostępu do takich stron przed przekazaniem sprzętu. Poza istotną kwestią kontroli czasu pracy pracodawca może w ten sposób zabezpieczyć się w kontekście poufności danych i niepożądanych ataków hakerskich.

Jakie zmiany w prawie są konieczne?

Wydawać by się mogło, że problem brakujących regulacji i ewidentnych luk prawnych dotyczących kwestii wykonywania pracy zdalnej zostanie rozwiązany poprzez planowaną nowelizację kodeksu pracy. Niestety, jak wynika z projektu, większość przepisów regulujących pracę zdalną stanowi zaledwie powtórzenie uchylanych przepisów dotyczących telepracy, nie uwzględniając właściwej regulacji tak istotnych zagadnień jak czasy pracy.

W projekcie brak również przepisów odnoszących się do prawa do bycia offline, pomimo że w ocenie ekspertów ciągła dostępność pracowników stanowi dużo poważniejszy problem niż np. kwestie ekwiwalentu pieniężnego za użytkowane przez pracownika w domu media, jak prąd czy woda.

Istnieje także szereg zagadnień związanych z czasem pracy, których dookreślenie ułatwiłoby prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstw, które obecnie zmagają się z istotnymi problemami organizacyjnymi. Przykładowo, pracodawcy licznie zgłaszają podejrzenia, że pracownicy wykonują pracę zdalną pod wpływem alkoholu. Jednak wobec braku odpowiednich przepisów nietrzeźwość pracownika zdalnego bardzo trudno udowodnić i wyciągnąć z tego konsekwencje.

Kontrola trzeźwości jest jedynie kroplą w morzu legislacyjnych potrzeb, których ustawodawca zdaje się nie dostrzegać. Wierzymy, że w niedalekiej przyszłości to się zmieni i jasne, praktyczne regulacje dotyczące pracy zdalnej zostaną wprowadzone w życie, z pożytkiem dla pracodawców i pracowników.