Justyna Hamada, Menedżer, Dział Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, EY Polska
Spółki zatrudniające przynajmniej 250 pracowników zobowiązane będą do wdrożenia nowych przepisów w pierwszej kolejności, jeszcze w grudniu 2021 r. (o ile proces legislacyjny zostanie zakończony terminowo). Pracodawcy z sektora prywatnego zatrudniający minimum 50 pracowników mają czas do 17 grudnia 2023 r. Co ważne, projektowana ustawa obejmie ochroną osoby dokonujące zgłoszenia lub ujawnienia informacji albo uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa, które uzyskały informacje na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą, jednak ich naczelnym celem nie będzie pozyskanie wyłącznie korzyści osobistych. Przewidziane w projekcie ustawy gwarancje i środki prawne będą przysługiwały osobie dokonującej zgłoszenia naruszenia niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż i praktyka), w tym także świadczącej pracę na rzecz podmiotów, z którymi pracodawca utrzymuje relacje gospodarcze, jak wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, oraz innym osobom zgłaszającym informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą, jak akcjonariusze i wspólnicy oraz członkowie organów osoby prawnej. Ochroną przed odwetem, czyli wszelkimi działaniami godzącym w dobro osoby dokonującej zgłoszenia, których mogłaby ona doświadczyć ze strony pracodawcy, będą objęte również osoby dokonujące zgłoszenia, których stosunek pracy ustał lub dopiero ma zostać nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszenia uzyskano w trakcie procesu rekrutacji poprzedzającego zawarcie umowy.
Przypomnijmy, że sygnaliści stanowią główne źródło informacji o nieprawidłowościach. Informują o 43 proc. nadużyć wykrywanych w firmach. Dzięki skutecznym systemom raportowania nadużyć firmy wykrywają nieprawidłowości o 33 proc. szybciej, a straty są o 49 proc. niższe.2) Prawidłowe wdrożenie mechanizmów ochrony sygnalistów należy traktować jako wartościowy element ładu korporacyjnego oraz wsparcie kompleksowego systemu zarządzania ryzykiem w organizacji. Środki i wysiłek poniesione na adaptację nowych przepisów oraz wdrożenie procesu ochrony sygnalistów w spółce docelowo ograniczą koszty związane z prowadzeniem postępowań wyjaśniających, potencjalnych kontroli zewnętrznych czy wreszcie ryzyka nałożenia sankcji przewidzianych przez regulatora.
Jakie działania powinny podjąć spółki giełdowe, aby przygotować się do nowych wymogów?
Temat ochrony sygnalistów nie jest obcy spółkom giełdowym, głównie z uwagi na ustawę o ofercie publicznej3), nakładającą na nie obowiązek udostępnienia anonimowych kanałów zgłoszeń. Środowisko compliance od blisko dwóch lat zapoznawało się dyrektywą UE o ochronie sygnalistów4), która była inspiracją dla polskiego projektu ustawy. Dlatego też dość zaskakujące okazały się dla nas wyniki badania przeprowadzonego przez EY we wrześniu 2021 r. „Czas na ochronę sygnalistów", diagnozującego stopień gotowości polskich spółek na wymogi w zakresie ochrony sygnalistów. Wyniki spółek giełdowych nie odbiegały znacząco od wyników spółek nienotowanych i wskazywały, że większość respondentów nie jest gotowa na nowe regulacje. Jednocześnie, jak wynikało z badania, polskie firmy dostrzegają wartość informacji, które mogą być dostarczone przez sygnalistów, a 89 proc. firm uważa, że sama dyrektywa sprzyja ich biznesowi.
