Firmy przygotowują się na hybrydowy model pracy

Jedną z największych zmian wywołanych przez pandemię koronawirusa ma być transformacja sposobu, w jaki pracujemy. Coraz więcej pracodawców już wprowadza nowe zasady.

Żaden obszar nie przeszedł w minionym roku tak gwałtownej transformacji, jak nasz sposób pracy – podkreślał Satya Nadella, prezes Microsoft, przy okazji ogłoszenia w lutym tego roku raportu z najnowszej edycji badania Work Trend Index. Podsumowaniem jego wyników był już sam tytuł raportu – Nowa wielka przemiana to praca hybrydowa – czy jesteśmy na nią gotowi? Nie tylko z badań, ale także z analiz firm doradczych wynika, że pracodawcy powinni już pomyśleć, jak dobrze przygotować model działania łączący pracę w biurze z pracą zdalną. Wielu pracownikom, w tym poszukiwanym teraz specjalistom, trudno będzie się z nią rozstać.

Duża część firm, w tym największe spółki giełdowe, zdaje sobie z tego sprawę, – Obserwacje i doświadczenia w Grupie Orlen pokazują, że zarówno pracownicy jak i kandydaci do pracy z jednej strony oczekują możliwości pracy z domu, z drugiej zaś sygnalizują chęć pracy w biurze – adekwatnie do potrzeb, sytuacji czy zadań zleconych w danym okresie. W naszej ocenie model pracy hybrydowej wydaje się być odpowiedzią na te potrzeby – twierdzi Wioletta Kandziak, dyrektor wykonawcza ds. kadr w PKN Orlen. Co prawda w czerwcu br. spółka przywróciła pracę w biurze i ograniczyła możliwości home office, ale prowadzi teraz analizy, które pomogą w wypracowaniu „najbardziej optymalnego modelu pracy". Na razie jest za wcześnie, aby przesądzić o ostatecznej formie tej zmiany, jednak widać już jej kierunek. – Opinie i sygnały od menedżerów i pracowników wskazują, że oczekiwanym modelem docelowym w koncernie jest tzw. praca hybrydowa – przyznaje Wioletta Kandziak.

Zmiana kultury organizacyjnej

Decyzję co do przyszłego modelu pracy podjął już natomiast największy polski ubezpieczyciel, Grupa PZU, która na razie pracuje w trybie „pandemicznym". – Już w maju br. ogłosiliśmy – jako pierwsza tak wielka organizacja w Polsce – że docelowo po ustaniu pandemii i zmianach w kodeksie pracy przejdziemy na stałe na pracę hybrydową – przypomina Anna Wardecka, dyrektor biura zarządzania kadrami w PZU. Zaznacza jednocześnie, że spółka nie podjęła jeszcze decyzji o maksymalnej liczbie dni pracy z domu – nadal obserwuje sytuację rynkową i prawną. – Z pewnością będziemy rozliczać te dni w cyklu miesięcznym, by dać pracownikom i menedżerom maksymalną elastyczność w organizowaniu swojej pracy – mówi Anna Wardecka. Jak dodaje, nowy, hybrydowy model pracy w PZU przygotowano kierując się opiniami pracowników, wynikami prowadzonych wśród nich regularnie badań, doświadczeniami z minionych kilkunastu miesięcy, a także celami wskazanymi w aktualnej strategii firmy. – Dla nas hybrydowy model pracy to element zmiany kultury organizacyjnej, wpisujący się w wartości PZU – podkreśla Wardecka. – Do nowego systemu będziemy pracowników gorąco zachęcali, ale nie zmuszali.

Liczy się elastyczność

Foto: GG Parkiet

Na wprowadzenie po pandemii pracy hybrydowej zdecydowała się już także spółka Asseco Poland. - Aktualnie pracujemy nad ustaleniem szczegółowych zasad takiego modelu- wyjaśnia Gabriela Żukowicz, wiceprezes Asseco Poland, która od lipca rozpoczęła stopniowy powrót pracowników do biur. Na razie, w okresie przejściowym, może tam pracować więcej osób, choć nie wszyscy. - Zdecydowaliśmy się na model hot-desk z możliwością wcześniejszej rezerwacji miejsc, co pozwala na zachowanie zwiększonego reżimu sanitarnego- tłumaczy Gabriela Żukowicz.

Foto: GG Parkiet

W czerwcowym badaniu firmy doradczej Colliers, aż ponad siedmiu na dziesięciu najemców biur w największych miastach Polski zapowiedziało, że również po wygaśnięciu pandemii będą chcieli pozostać przy hybrydowym modelu pracy. Okazało się, że hybrydowa praca, testowana z konieczności w czasach koronawirusa, całkiem dobrze się sprawdza. Pracujący zdalnie pracownicy wcale nie okazali się mało wydajni, chociaż wielu z nich musiało łączyć pracę ze zwiększonymi obowiązkami opiekuńczymi, a do tego mierzyć się z lękami towarzyszącymi pandemii. Edyta Skorupska, ekspert w Departamencie Komunikacji Korporacyjnej PKO BP, twierdzi, że po pozytywnych doświadczeniach z pracą zdalną w ostatnich miesiącach, bank chce pójść krok dalej. – Pracujemy nad docelowym rozwiązaniem, które oferuje elastyczność i możliwość dostosowania do potrzeb zespołu oraz zapewni efektywną realizację celów biznesowych – dodaje ekspertka PKO BP, gdzie od początku pandemii obowiązuje zdalny i rotacyjny model pracy.

Z kolei Bank Pekao wyjaśnia, że w praktyce już tam działa model pracy hybrydowej. – Parametrem, który może się zmienić wraz z wygaszeniem pandemii jest procentowy udział pracowników świadczących pracę zdalną względem ogółu pracowników. Ulegnie on obniżeniu. W modelu docelowym znaczna część pracowników, których zakres obowiązków to umożliwia, będzie pracowała zdalnie – wyjaśnia Anna Markowska z Zespołu Komunikacji Korporacyjnej Pekao, dodając, że bank jest na etapie opracowywania kompleksowego rozwiązania w tym zakresie. Planuje już jednak w swych biurach znaczny udział stanowisk typu hot-desk.

Czas smart office

Foto: GG Parkiet

Z badania Colliers wynika, że polskie firmy najczęściej skłaniają się ku modelowi z udziałem dwóch, trzech dni zdalnej pracy tygodniowo. Jednak, podobnie jak Grupa PZU, duża część zwolenników modelu hybrydowego nie określiła jeszcze dokładnie zakresu home office.

W wielu firmach wciąż trwają prace nad wdrożeniem nowych zasad, tym bardziej że pracodawcy wciąż czekają na kodeksowe uregulowanie zdalnej pracy. Na razie obowiązują przepisy z tzw. ustawy covidowej z marca 2020, a jak zaznacza firma doradcza Kincentric, projekt ustawy dot. pracy zdalnej rozwiązuje ułamek problemów i dylematów, przed jakimi stają firmy. Co więcej, 60 proc. z prawie 200 uczestników badania Colliers nadal pracuje zdalnie, a odmrażanie biur planuje po wakacjach. Od września w modelu hybrydowym ma pracować Orange Polska.

Jak zaznacza Wojciech Jabczyński, rzecznik spółki, ten model nie jest dla jej pracowników nowością. Już przed pandemią mogli jeden dzień w tygodniu pracować z domu, jeżeli pozwalały na to ich obowiązki służbowe. Teraz możliwość zdalnej pracy wydłuży się do maksymalnie trzech dni, bo pracownicy co najmniej dwa dni w tygodniu mają spędzić w biurze. – W docelowej perspektywie jest osiągnięcie modelu pracy, który nazwaliśmy Smart Office. Chodzi o całościowe dostosowanie funkcji biura do potrzeb pracowników pracujących w trybie hybrydowym, aby czuli się w nim bezpiecznie i komfortowo. Biuro ma też być maksymalnie „inteligentne" i „ekologiczne" – dodaje Jabczyński.

Duża liczba zwolenników pracy hybrydowej nie oznacza jednak, że wszyscy są do niej przekonani. Planów jej wprowadzenia nie ma np. giełdowy lider rynku mody LPP. Monika Wszeborowska, rzecznik prasowy LPP wyjaśnia, że spółka już w czerwcu ub.r., gdy nastąpiło złagodzenie pandemii, wróciła do modelu pracy stacjonarnej. – Wpływ na to miała m.in. specyfika naszej działalności, która w dużej mierze wymaga pracy biurowej. W procesie projektowania ubrań ogromne znaczenie ma bezpośredni kontakt z produktem i praca zespołowa, w której nie wszystko można wykonać zdalnie – tłumaczy Wszeborowska.

Opinie

Magdalena Strózik starszy konsultant w Kincentric Poland

Firmy powinny się przygotować do tego, że powrót do biur na starych zasadach nie będzie już możliwy. Co więcej, majowy projekt ustawy dotyczącej pracy zdalnej wskazuje na to, że pewne grupy pracowników będą mogły wnioskować o pracę z domu i pracodawca nie zawsze będzie miał uzasadnienie, aby tego odmówić. Tym bardziej że w okresie pandemii pracownicy zgromadzili mnóstwo argumentów za tym, że taka forma realizacji pracy jest możliwa i daje podobne efekty jak praca z biura.

Drugi powód to rynek pracy – rośnie liczba ofert pracy zdalnej bądź hybrydowej dla specjalistów, w tym także ofert zagranicznych. Wprawdzie istnieją związane z tym wyzwania podatkowe, ale firmy zagraniczne radzą sobie z tym, np. zakładając spółki w Polsce, które są formalnym pracodawcą. Konkurowanie o talent bez możliwości oferowania tak pożądanego benefitu, jakim jest praca zdalna, stanie się bardzo trudne albo będzie powodować wzrost kosztów związanych z wynagrodzeniami. Z naszych badań wyłania się najbardziej podstawowy problem – próba powrotu do pracy w biurach na starych zasadach spotka się z bardzo dużym niezadowoleniem pracowników, którzy chcą utrzymania możliwości pracy z domu.

Izabela Kielczyk psycholog biznesu, współwłaściciel firmy Bellako

Doświadczenia z lockdownu i przymusowej pracy z domu dowiodły, że system pracy zdalnej przynosi wzrost efektywności, ale tylko w obszarze zadań indywidualnych, takich jak analizy danych, prezentacje czy praca twórcza. Inaczej jest w przypadku zespołów. Wprowadzając hybrydowy model pracy pracodawca powinien zadbać o kilka obszarów, od których uzależniona jest produktywność pracy zespołowej.

Podstawą jest wprowadzenie odpowiednich regulacji i wewnętrznych procedur porządkujących pracę w systemie hybrydowym. Drugą niezbędną rzeczą jest przygotowanie techniczne, zagwarantowanie zabezpieczeń systemowych (np. przed cyberprzestępstwami), a także zapewnienie przyjaznych narzędzi komunikacji, które służyć będą również do podtrzymywania łączności społecznej. Ważne jest aby zadbać o stworzenie możliwości kontaktów w zespołach, czyli np. wygospodarować czas i odpowiednie miejsce na spotkania, także mniej oficjalne, np. przy kawie. Praca w systemie hybrydowym przynosi wiele nowych, trudnych wyzwań w obszarze zarządzania zespołem, dlatego też wyjątkowo kluczowa i ważna staje się w obecnych czasach rola lidera.