Ostatniemu piastunowi najtrudniej opuścić pokład

Rezygnacja z funkcji członka zarządu spółki kapitałowej jest jednym z praw, które przysługuje osobom pełniącym tę funkcję. W przypadku zarządów wieloosobowych procedura rezygnacji jest prosta, jednak sytuacja komplikuje się w momencie, gdy do czynienia mamy z rezygnacją ostatniego członka zarządu, w wyniku czego żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony.

Mateusz Zwoliński, Junior Associate w Kancelarii RKKW

Foto: materiały prasowe

Tego typu decyzja może nieść za sobą liczne wyzwania prawne, zarówno dla samego członka zarządu, jak i dla spółki oraz jej wspólników i akcjonariuszy.

Dawne wątpliwości

Przed wejściem w życie aktualnie obowiązujących przepisów prawa brakowało jednolitej regulacji dotyczącej rezygnacji ostatniego członka zarządu. Wiele pytań pozostawało bez jednoznacznej odpowiedzi – w szczególności powstawały wątpliwości w zakresie tego, komu członek zarządu powinien złożyć rezygnację, aby była ona skuteczna, a wręcz rozważano samą dopuszczalność pozbawienia spółki organu zarządzającego z dnia na dzień. Nowelizacja przepisów kodeksu spółek handlowych dokonana w 2019 r. rozwiała te wątpliwości, wprowadzając zasadę, że ostatni członek zarządu powinien złożyć swoją rezygnację w taki sposób, aby nie pozostawić spółki bez organu zarządzającego.

Obecnie ostatni rezygnujący członek zarządu spółki z o.o. (odmiennie względem zwykłego trybu rezygnacji, który ma miejsce w przypadku, gdy zarząd pozostaje w wyniku rezygnacji obsadzony) zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o rezygnacji na ręce wspólników spółki, wobec czego powinien on w tym celu zwołać zgromadzenie wspólników. W przypadku spółki akcyjnej rezygnacja winna być złożona radzie nadzorczej, natomiast w sytuacji, kiedy każdy mandat w tym organie pozostaje nieobsadzony, ustępujący członek zarządu zobowiązany jest złożyć rezygnację akcjonariuszom, zwołując jednocześnie walne zgromadzenie.

Zaznaczenia wymaga, że rezygnacja w tym osobliwym przypadku staje się skuteczna dopiero z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników czy walne zgromadzenie. Do tego czasu członek zarządu formalnie pełni swoją funkcję, zapewniając ciągłość działania spółki, a także dając wspólnikom czy akcjonariuszom czas na podjęcie decyzji o wyborze nowego zarządu.

Praktyczne aspekty obecnych regulacji

Zmiany wprowadzone przez ustawodawcę miały na celu ochronę spółek przed sytuacjami, w których brak zarządu mógłby sparaliżować ich działanie. W przeszłości, w przypadku nagłej rezygnacji ostatniego członka zarządu, spółka mogła zostać pozbawiona osoby odpowiedzialnej za jej reprezentację, co wiązało się z koniecznością ustanowienia kuratora przez sąd. Takie sytuacje były nie tylko czasochłonne i kosztowne dla spółki, ale również negatywnie wpływały na jej stabilność oraz interesy jej wspólników/akcjonariuszy, a także partnerów biznesowych.

Obecne przepisy zapewniają ciągłość funkcjonowania spółki, dając członkom organów właścicielskich czas na powołanie nowego zarządu. Członek zarządu, który decyduje się zrezygnować nie może po prostu zniknąć ze struktury organu spółki z dnia na dzień – jego podstawowym obowiązkiem pozostaje bowiem zadbanie o to, by wspólnicy/akcjonariusze mieli możliwość uzupełnienia składu zarządu. Dzięki takiej konstrukcji spółka nie zostaje pozbawiona organu, który mógłby reprezentować jej interesy. Dla członka zarządu rozwiązanie takie oznacza jednak, że rezygnacja nie może nastąpić w sposób nagły i bezrefleksyjny. Aby skutecznie zrezygnować z funkcji, musi on właściwie zaplanować cały proces, w tym przede wszystkim – w odniesieniu do spółki z o.o. – zadbać o zwołanie zgromadzenia wspólników lub w przypadku spółki akcyjnej, poddać weryfikacji czy w spółce faktycznie funkcjonuje rada nadzorcza, a gdy nie ma chociażby jednego członka tego organu, zwołać walne zgromadzenie, co w konsekwencji nie tylko opóźnia odejście, ale także wymaga dodatkowego zaangażowania.

Warto także zauważyć, że – z uwagi na dyspozytywny charakter art. 202 § 6 k.s.h. i art. 369 § 52 k.s.h. – umowa spółki czy statut mogą wprowadzać jednak pewne modyfikacje w zakresie procedury składania rezygnacji. Może ona w szczególności określać szczególne zasady składania rezygnacji, a także sposób działania w przypadku, gdy ostatni członek zarządu decyduje się opuścić swoje stanowisko. Z tego powodu ustępujący członek zarządu każdorazowo winien opracować plan swojej rezygnacji z uwzględnieniem ewentualnych dodatkowych postanowień umowy/statutu spółki.

Odpowiedzialność członka zarządu

Należy pamiętać, że odpowiedzialność ostatniego ustępującego członka zarządu za działania spółki trwa aż do chwili skutecznego doręczenia rezygnacji albo dnia następującego po dniu, na który zwołane zostało przez niego zgromadzenie wspólników/walne zgromadzenie w związku z jego rezygnacją. Zatem złożenie rezygnacji nie oznacza automatycznego uwolnienia się od obowiązków wynikających z pełnionej funkcji. W konsekwencji w przypadku problemów finansowych spółki (jeśli sytuacja tego wymaga) na zarządcy nadal spoczywać może chociażby obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki. Zasady te, choć mogą wydawać się uciążliwe, pełnią kluczową rolę w zapewnieniu ciągłości zarządzania i ochronie interesów wszystkich stron zaangażowanych w działalność spółki. Z perspektywy członka zarządu może to być istotne ograniczenie, jednak konstrukcja taka zapewnia wspólnikom/akcjonariuszom czas na powołanie nowego zarządu, co chroni spółkę przed czasowym brakiem organu zarządzającego i pozwala zapobiec powstaniu w niej paraliżu decyzyjnego.

Z tego względu, osoby pełniące funkcję w zarządzie powinny być szczególnie ostrożne w planowaniu momentu złożenia rezygnacji. Powinny się one upewnić, że zgromadzenie wspólników/walne zgromadzenie zostanie prawidłowo zwołane, w tym w szczególności, że wspólnicy/akcjonariusze zostaną właściwie zawiadomieni, a oświadczenie o rezygnacji zostanie doręczone w odpowiedni sposób, tak aby uniknąć sytuacji, w której odpowiedzialność za działania spółki będzie spoczywać na nich przez okres dłuższy niż zakładali. W tym kontekście należy pamiętać, że dla skuteczności rezygnacji nie ma znaczenia faktyczne odbycie się zgromadzenia wspólników czy walnego zgromadzenia – rezygnacja wywiera skutek nawet wtedy, gdy zgromadzenie nie odbędzie się (chyba że zostanie ono uprzednio odwołane).

Mając jednak na uwadze powyższe stwierdzić należy, że rezygnacja ostatniego członka zarządu nie jest tylko formalnością – wręcz przeciwnie, to procedura, która wymaga odpowiedzialnego i starannego podejścia.