Jakie nowe rozwiązania IT mogą znacznie ułatwić zarządzanie finansami dużej firmy?
Dziś już chyba nikt nie ma wątpliwości co do tego, że wdrażanie innowacyjnych rozwiązań IT to nieocenione źródło korzyści dla firm. Nowoczesne technologie znajdują już zastosowanie właściwie w każdym dziale korporacyjnym. Działy finansowe nie stanowią pod tym względem wyjątku. Wręcz przeciwnie – pojawia się coraz więcej narzędzi wspierających dyrektorów finansowych, managerów, analityków czy księgowych.
Na rynku można znaleźć wiele narzędzi, które pomogą zarządzać finansami firmy. Niestety, często skupiają się one na jednym lub dwóch procesach. Używanie kilku osobnych systemów wymaga dużych nakładów czasu i pracy, a to oznacza niepotrzebne koszty. Niezintegrowane ze sobą narzędzia nie pomagają także w holistycznej ocenie kondycji finansowej firmy. A przecież skrupulatna analiza, wyciąganie na jej podstawie wniosków i podejmowanie ważnych dla firmy decyzji to istota pracy działów finansowych.
Znacznie bardziej efektywne jest zarządzanie wieloma procesami – konsolidacją, zamknięciem finansowym, planowaniem, budżetowaniem, prognozowaniem oraz analizą finansową w ramach jednego, intuicyjnego narzędzia. Przykładem takiego rozwiązania są narzędzia Corporate Performance Managment (CPM).
Jakie czynniki wziąć pod uwagę, wybierając rozwiązania dla własnej firmy?
Podejmowanie decyzji w świecie, w którym każdego dnia jesteśmy bombardowani dziesiątkami przekazów reklamowych, jest trudne. Im większy wybór, tym ciężej jest postawić na jedno rozwiązanie. Jak sobie z tym poradzić? Oczywiście należy zweryfikować, czy dane oprogramowanie spełnia formalne wymogi wynikające z polityki firmowej oraz czy naszym subiektywnym zdaniem będzie ono po prostu pomocne w codziennej pracy. Warto także zwrócić uwagę na referencje producenta. Kto już korzysta z danego rozwiązania? Jakie konkretne korzyści dało klientom wdrożenie oprogramowania? No i należy odróżnić systemy Corporate Performance Managment (CPM) od systemów ERP. To zupełnie inny poziom działania. Przygotowując się do kolejnego kroku na drodze transformacji, CFO muszą rozumieć kluczowe różnice między systemami ERP i CPM. W przypadku organizacji przygotowujących się do oceny nowego oprogramowania na potrzeby transformacji finansowej zrozumienie ERP i CPM jest szczególnie istotne.
Systemy ERP są ogólnie określane jako kategoria oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem – i zazwyczaj zestaw zintegrowanych aplikacji – które organizacja może wykorzystywać do gromadzenia, przechowywania, zarządzania i interpretacji danych z wielu działań biznesowych. Są to narzędzia transakcyjne, nie analityczne. Rozwiązania CPM to warstwa zarządzania ponad wszystkimi systemami transakcyjnymi, zapewniająca elastyczność i widoczność, które są obecnie krytyczne dla każdej organizacji, która chce skutecznie radzić sobie ze złożonością wzrostu i zmianami. Systemy CPM integrują i analizują dane z wielu źródeł, w tym z różnych aplikacji w całej organizacji, takich jak ERP, front-office, systemy e-commerce, back-office, hurtownie danych i zewnętrzne źródła danych. Dają one możliwość podejmowania bardziej świadomych decyzji dzięki wzbogacaniu aktualnej wiedzy kadry zarządzającej i menedżerów, zwiększenie produktywności zespołu finansowego dzięki automatyzacji rutynowych zadań i procesów, zwiększenie efektywności biznesowej poprzez wykorzystywanie nowych możliwości i zmniejszanie ryzyka oraz zwiększenie przychodów, redukcja kosztów i optymalizacja ogólnej wydajności biznesowej.
Na ile systemy IT mogą prognozować przyszłość i pomóc w planowaniu finansowym?
Wszystko zależy od danych. Dane finansowe to nieocenione źródło informacji o firmie. Jeśli jednak nie posiadamy odpowiednich kompetencji, narzędzi bądź po prostu czasu, aby je odpowiednio przeanalizować, dane te stają się dla nas niemalże bezużyteczne. Nic więc dziwnego, że jednym z największych trendów technologicznych ostatnich lat jest Big Data – dziedzina skupiająca się na analizie dużych wolumenów danych.
Systemy CPM posiadają zaawansowane funkcje planowania w różnych przekrojach oraz zautomatyzowane systemy analiz. Czasy, w których managerowie i dyrektorzy finansowi musieli podejmować decyzje w oparciu o własnoręcznie sporządzone analizy, często na podstawie Excela, się skończyły. Choć ludzki mózg nadal jest niedoścignionym systemem, to nie bez przyczyny mawia się, że „jesteśmy tylko ludźmi” – często popełniamy błędy. Niestety, błędy popełnione podczas analizy finansowej mogą mieć katastrofalne skutki. A manualne wprowadzanie danych do nieporęcznych arkuszy kalkulacyjnych to stąpanie po cienkim lodzie. Na szczęście można inaczej.
Jak wygląda wdrożenie takich systemów?
Producenci oprogramowania często obiecują, że ich technologia zmieni twoje życie, a codzienne obowiązki zamieni w przyjemność. Mijają miesiące, narzędzia nie są do końca wdrożone, a pracownicy nie potrafią wykorzystać połowy funkcji ze względu na brak wiedzy i czasu. Obiecywanych korzyści brak. Dlatego ważny staje się sam proces wdrożenia oprogramowania, wsparcie, jakiego może udzielić firma wdrożeniowa, ilość konsultantów, których posiada, oraz oczywiście doświadczenie. Jako firma konsultingowa, która już od ponad dekady wdraża u klientów z branży finansów nowoczesne technologie, często rozmawiamy z dyrektorami finansowymi, którzy mają podobne doświadczenia. Deficyt czasu, braki kadrowe czy finansowe często powodują, że firmy wręcz całkowicie rezygnują z nowych technologii. Mając jednak odpowiednią firmę wdrożeniową u boku, można zdecydować się na wdrożenie narzędzia i podstawowe wsparcie techniczne, albo np. pełny support merytoryczny.
Czy istnieją narzędzia pomagające w wypełnianiu nadchodzących obowiązków dotyczących raportowania czynników zrównoważonego rozwoju?
Z pomocą przy raportowaniu ESG, czyli raportowaniu czynników zrównoważonego rozwoju, przychodzą narzędzia Corporate Performance Managment. Większość z nich posiada dodatkowe moduły umożliwiające automatyzowanie procesu tego rodzaju raportowania niefinansowego. Wdrażamy takie systemy i mam już w tym obszarze doświadczenie. To, co proponujemy, to możliwość raportowania w każdym standardzie. Nasze narzędzia to elastyczne rozwiązania, które jesteśmy w stanie dopasować do wytycznych GRI (Global Reporting Initiative), SASB (Sustainability Accounting Standards Board), IIRC (International Integrated Reporting Framework) oraz UNGC (UN Global Compact). Integrujemy i przedstawiamy w raportach dane oraz wymagania zawarte w różnych dokumentach, np. normach ISO 26 000, celach zrównoważonego rozwoju czy innych dokumentach znajdujących się w strategii ESG w firmach.
Czego brakuje, żeby przekonać CFO do automatyzacji procesów zarządzania finansami w firmie?
Niczego. Nie spotykamy ludzi, którzy nie byliby zdecydowani albo przekonani, że systemy Corporate Performance Managment są potrzebne i wręcz niezbędne w automatyzacji zarządzania finansami. Firma, która twierdzi, że już wszystko ma, będzie stała w miejscu. Potrzeba informacji, gromadzenia i przetwarzania danych jest zawsze i zawsze będzie rosła, a z systemami CPM analiza danych, raportowanie, planowanie, budżetowanie, konsolidacja przebiegają zawsze sprawniej i bezpieczniej, głównie ze względu na jedno, wspólne źródło informacji. Systemy informatyczne wspierające wykorzystywanie danych to przyszłość, a może i już teraźniejszość, także w działach finansowych.
