Gdybyśmy chcieli możliwie efektywnie zorganizować proces podjęcia decyzji przez kilka tysięcy osób, z pewnością nie zaproponowalibyśmy im konieczności spotkania ani nawet wymogu zdalnego wyrażenia swojego zdania w tym samym czasie. Dużo mniej liczne gremia (np. rady nadzorcze) dla podjęcia decyzji często stosują metodę wyrażania oświadczenia woli w jakimś przedziale czasowym, aby każdy uczestnik mógł zrobić to w najbardziej komfortowych dla siebie warunkach. Tymczasem istniejące regulacje dotyczące WZ tkwią korzeniami w realiach z innej epoki, utrudniając akcjonariuszom efektywne podejmowanie decyzji. Jak zatem możemy przemodelować obecny stan rzeczy? Rozważmy drogę ewolucyjną i rewolucyjną.
Droga ewolucyjna to próba wykorzystania zdobyczy technologii, w tym przede wszystkim komunikacji na odległość, jako uzupełnienie wcześniejszych rozwiązań. Tak powstała koncepcja hybrydowych walnych zgromadzeń, które funkcjonują pod nazwą (mocno na wyrost) „e-WZ”. Taka formuła nieśmiało pojawiała się już kilka lat temu i zdobyła większą popularność w czasie pandemii. Niestety, jej rozwój blokowany jest przez przeszkody natury organizacyjnej i prawnej, wynikające z niedostosowania regulacji do takiej formy walnego.
Organizując „e-WZ”, spółka musi de facto zorganizować dwa zgromadzenia: fizyczne i zdalne. Co więcej, na etapie organizacji nie ma pojęcia, jaką formę uczestnictwa wybiorą akcjonariusze. Może się okazać, że z formuły zdalnej nie skorzysta żaden z akcjonariuszy, lub wręcz przeciwnie – sala będzie świecić pustkami. Wprawdzie z perspektywy spółki nie są to duże koszty, ale każde pieniądze wyrzucone w błoto bardzo bolą, a każdy niepotrzebny wysiłek organizacyjny w tak gorącym okresie, jak przygotowanie i przebieg zgromadzenia, oznacza, że można było coś zrobić więcej w innych obszarach. Rozwiązaniem mógłby być prosty wymóg, aby akcjonariusze, deklarując wolę udziału w walnym zgromadzeniu, jednocześnie określali formułę swojego uczestnictwa. W zdecydowanej większości przypadków i tak wiązać się to będzie z koniecznością organizacji WZ zarówno w formule stacjonarnej, jak i zdalnej, ale przynajmniej byłoby jasne, na ile osób należy się przygotować.
Przeszkody natury prawnej są dużo poważniejsze – wprowadzenie możliwości udziału zdalnego zostało przeprowadzone na poziomie bardzo powierzchownym, bez głębszej refleksji, że realizacja niektórych uprawnień akcjonariusza (np. udział w pracach komisji ds. sprawdzenia listy obecności) wymaga jego fizycznej obecności na sali obrad. W konsekwencji każde „e-WZ” organizowane w obecnym stanie prawnym obarczone jest poważnym ryzykiem, gdyż sprytny akcjonariusz może sporo namieszać, a na precedensowe rozstrzygnięcia sądów przyszłoby długo poczekać i nawet jeśli byłyby one doskonałe merytorycznie, to kosztowałyby kilka lat walki i niepewności. Dlatego konieczne jest jasne wskazanie w regulacjach, że za komfort uczestnictwa w WZ z dowolnego miejsca na świecie akcjonariusz płaci ograniczeniem niektórych swoich praw, których realizacja wymaga fizycznej obecności. Nie byłoby to ograniczenie bezwzględne, ale związane ze świadomym wyborem akcjonariusza – zawsze mógłby przecież wybrać udział fizyczny.
Zawiłości przedstawionej powyżej drogi ewolucyjnej powodują, że może warto się pokusić o rewolucję? Może powinniśmy się zastanowić, jak mogłoby wyglądać podejmowanie decyzji przez akcjonariuszy, gdybyśmy nie byli obarczeni bagażem dotychczasowej formuły? Może zamiast organizacji WZ i kumulowania najważniejszych decyzji dla spółki na jeden moment w roku moglibyśmy odejść od fizycznego spotkania i organizować głosowania wielokrotnie w roku, w zależności od potrzeb?
