Spółki akcyjne oraz spółki komandytowo-akcyjne zobowiązane są podpisać do 30 czerwca umowę z podmiotem uprawnionym do prowadzenia rejestru akcjonariuszy. Od 1 stycznia 2021 r. wygaśnie bowiem moc obowiązująca dokumentów akcji wydanych przez te spółki. Z tym samym dniem uzyskają moc prawną wpisy w rejestrach akcjonariuszy, które będą prowadzone przez podmioty wybrane przez spółki. Wpis w rejestrze akcjonariuszy stanie się niezbędny do przejścia własności akcji, stąd warto poznać zasady prowadzenia rejestru akcjonariuszy.
Wpis w rejestrze akcjonariuszy będzie dokonywany na żądanie spółki lub osoby mającej interes prawny w dokonaniu wpisu. W przypadku niestwierdzenia przez podmiot prowadzący rejestr żadnych przeszkód w dokonaniu wpisu do rejestru wpis dokonywany będzie niezwłocznie, nie później niż w terminie tygodnia od dnia otrzymania żądania jego dokonania. Osoby, których uprawnienia mają być wykreślone, zmienione lub obciążone przez wpis w rejestrze, zostaną o tym poinformowane, chyba że wyraziły na niego zgodę. Kluczowe dla szybkiego przepływu informacji będzie więc wyrażenie przez akcjonariuszy zgody na komunikację ze spółką i podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. Warto dodać, że obowiązek informowania nie będzie dotyczył zajęć komorniczych oraz postępowania egzekucyjnego. W takich przypadkach zajęcie praw majątkowych akcjonariuszy nastąpi z urzędu i będzie wolne od opłat.
Spółka lub osoba żądająca wpisu zobowiązana będzie do przedstawienia podmiotowi prowadzącemu rejestr dokumentów uzasadniających dokonanie wpisu, czyli np. umowy sprzedaży, aktu darowizny, postanowienia sądu czy aktu poświadczenia dziedziczenia. Podstawę dokonania zmian w rejestrze będzie mogło stanowić również oświadczenie akcjonariusza o zobowiązaniu do przeniesienia akcji albo obciążenia akcji ograniczonym prawem rzeczowym, np. zastawem.
Podmiot prowadzący rejestr zobowiązany będzie do zbadania treści i formy przedłożonych dokumentów. W razie powzięcia uzasadnionych wątpliwości konieczne będzie również zbadanie dokumentów pod kątem ich zgodności z prawem oraz prawdziwości, w tym podpisów zbywcy akcji lub osób ustanawiających ograniczone prawo rzeczowe na akcji. O dokonanym wpisie w rejestrze zostanie powiadomiona osoba żądająca wpisu oraz spółka.
Z trudniejszą sytuacją będą musiały się zmierzyć podmioty prowadzące rejestr w sytuacji zidentyfikowania przeszkód w dokonaniu wpisu czy powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do przedstawionych dokumentów. Warto pokreślić, że w takiej sytuacji termin siedmiu dni na dokonanie wpisu w rejestrze będzie biegł dopiero od dnia usunięcia stwierdzonych przeszkód. Podmiot prowadzący rejestr do czasu usunięcia stwierdzonych przeszkód czy rozwiania uzasadnionych wątpliwości będzie uprawniony do odmowy dokonania wpisu. Zobowiązany będzie wówczas do niezwłocznego powiadomienia o fakcie niedokonania wpisu osobę żądającą wpisu. Powiadomienie powinno zawierać przyczyny niedokonania wpisu w rejestrze.
