Klienci przekonują się do outsourcingu IT

Spo­wol­nie­nie go­spo­dar­cze to szan­sa dla firm in­for­ma­tycz­nych świad­czą­cych usłu­gi out­so­ur­cin­go­we. Przed­się­bior­stwa i in­sty­tu­cje pu­blicz­ne re­wi­du­ją swój bu­dżet in­we­sty­cyj­ny. Jed­nym z ob­sza­rów, w których szu­ka­ją oszczęd­no­ści, są wy­dat­ki na utrzy­ma­nie in­fra­struk­tu­ry IT i na opro­gra­mo­wa­nie

Rynek outsourcingu IT w Europie Środkowo-Wschodniej, według firmy badawczej PMR, miał w 2008 r. wartość prawie 3 mld euro, co oznacza, że powiększył się aż o 25 proc. w porównaniu z 2007 r. Prognozy na bieżący rok mówią, że jego wartość wzrośnie o kolejne 21 proc. i osiągnie wartość 3,6 mld euro. Warto zaznaczyć, że około 40 proc. przychodów uzyskiwanych przez firmy świadczące takie usługi pochodziło z Rosji. Kolejne miejsca pod względem wielkości i potencjału rynku zajmują Ukraina i Polska.

[srodtytul]Spowolnienie sprzyja[/srodtytul]

Nie można wykluczyć, że ze względu na spowolnienie gospodarcze tempo rozwoju rynku outsourcingowego przewyższy prognozy PMR. Dlaczego? Przedsiębiorstwa dostrzegają, że powierzenie zewnętrznym firmom opieki nad całością lub częścią systemów informatycznych czy sprzętu komputerowego nie niesie ze sobą żadnego ryzyka, a jest po prostu tańsze.

Do popularyzacji tej usługi z pewnością przyczyniają się również zagraniczne koncerny, które coraz liczniej budują w naszym kraju centra usług outsourcingowych (nie tylko informatycznych, ale również finansowych) dla swoich klientów z całego świata. Na taki krok zdecydowały się m.in. IBM Polska, HP Polska, Siemens czy Motorola. Powstawaniu ośrodków sprzyja duża liczba informatyków opuszczających szkoły wyższe w Polsce. Do outsourcingu IT zachęcają klientów wymierne i szybkie oszczędności. Firmy, które powierzą zewnętrznym podmiotom opiekę nad sprzętem i oprogramowaniem, nie muszą już zatrudniać etatowych informatyków i dbać o ich ciągłe dokształcanie. Mają również szanse korzystać z usług profesjonalistów, co powinno zaowocować zwiększeniem bezpieczeństwa przechowywanych danych. Informacje będą zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, a jeśli zostaną przypadkowo skasowane, partner powinien dysponować technologią szybkiego ich odzyskania. Dzięki temu klient będzie miał możliwość pełnego skoncentrowania się na podstawowej działalności, co w okresie spowolnienia gospodarczego, gdy trzeba zabiegać o kontrakty i pracować nad poprawą rentowności, jest szczególnie ważne.

Outsourcing ma jednak także i negatywne strony. Źródłem problemów może być chęć zbyt dużego cięcia kosztów. Redukcja wydatków jest pierwotną korzyścią płynącą z outsourcingu, ale zbyt silne dążenie do ich zmniejszenia może doprowadzić wykonawcę do działania na granicy opłacalności, co na pewno obniży jakość projektu.

[srodtytul]Pełna oferta podstawowa[/srodtytul]

Oferta firm specjalizujących się w usługach outsourcingu IT jest bardzo szeroka. Dlatego klient, który zdecyduje się na współpracę z takim partnerem, może zacząć od najprostszych usług serwisu sprzętu IT (komputerów, drukarek, kopiarek). Gdy przekona się, że zewnętrzna firma robi to lepiej niż jego informatycy, może rozszerzać zakres powierzanych zadań.

[ramka][link=http://www.kariera.pl]Szukasz pracy w branży IT?[/link][/ramka]

Sporą popularnością cieszy się zlecanie partnerom obsługi korespondencji, w tym elektronicznej, czy zarządzania telefonicznymi centrami obsługi klienta. Celują w tym firmy, które obsługują tysiące klientów (instytucje finansowe, dostawcy mediów komunalnych, operatorzy telekomunikacyjni).

Dokumenty są nieodłączną częścią każdego biznesu i nie da się ich wyeliminować. Można jednak obniżyć koszty prowadzenia całej dokumentacji i obsługi. Dlatego coraz więcej firm korzysta z dokumentów w wersji elektronicznej. Są łatwiejsze do archiwizacji, i to zarówno te przychodzące do firmy (np. faktury), jak i cała korespondencja wychodząca. Nawet jeżeli korespondencja wychodzi z firmy w postaci wydruku papierowego, to jej elektroniczna wersja trafia do archiwum, z którego w każdej chwili może być pobrana. Nie ma zatem ryzyka, że jakiś dokument zaginie, jak ma to miejsce często w przypadku papierowych dokumentów (zazwyczaj tego typu problemy wynikają ze zwykłej niefrasobliwości pracowników albo niechlujności).

Zdaniem ekspertów, o zauważalnym zmniejszeniu kosztów i oszczędnościach na obsłudze dokumentów można mówić dopiero po zleceniu zewnętrznemu partnerowi całego zarządzania dokumentami firmy.

[srodtytul]Wyrafinowane zachcianki[/srodtytul]

Oprócz usług utrzymania infrastruktury informatycznej czy dbania o dokumentację zainteresowaniem wśród polskich firm cieszą się również usługi projektowe i programistyczne oraz doradztwo i analiza działania systemów IT. W tym przypadku zamiast wykonywać te czynności własnymi siłami spółka może zamówić określoną ilość godzin pracy zewnętrznego specjalisty wysokiej klasy. Daje to gwarancję, że powierzone zadania zostaną wykonane z najwyższą starannością.

Szybko rośnie również rynek outsourcingu oprogramowania. Wszystkie systemy informatyczne wymagają bieżącej konserwacji, czyli stałego profesjonalnego serwisu. Zewnętrzna firma zapewnia bezpieczeństwo i wysoką sprawność pracujących aplikacji, a jednocześnie znacznie obniża koszty ich eksploatacji. Bardzo ważnym elementem outsourcingu jest stałe czuwanie (firmy świadczącej taką usługę) nad ewentualną koniecznością rozbudowy systemów IT, a często nad zastosowaniem bardziej zaawansowanych i wyrafinowanych technik informatycznych służących rozwojowi firmy klienta.

[b]Kadry przez internet

Piotr Macieja, dyrektor zarządzający PayrollCenter[/b]

Za­rów­no w okre­sie kry­zy­su, jak i pro­spe­ri­ty go­spo­dar­czej fir­my szu­ka­ją spo­so­bów na opty­ma­li­za­cję kosz­tów. Dla nie­któ­rych jest to pro­sta re­duk­cja wy­dat­ków i za­trud­nie­nia, dla in­nych głęb­sza re­struk­tu­ry­za­cja i zmia­ny w pro­ce­sie za­rzą­dza­nia, np. po­przez out­so­ur­cing płac i kadr. Te­raz tak­że w Pol­sce wio­dą­ce fir­my out­so­ur­cin­go­we pro­po­nu­ją no­wą, tań­szą i ela­stycz­niej­szą moż­li­wość re­ali­za­cji pro­ce­sów pła­co­wo­-ka­dro­wych, opar­tą na mo­de­lu "opro­gra­mo­wa­nia na żą­da­nie" (So­ftwa­re as a Se­rvi­ce - Sa­aS), do­stęp­nego za po­śred­nic­twem In­ter­ne­tu. We­dług ba­dań Gart­ne­ra w tym ro­ku świa­to­wy ry­nek opro­gra­mo­wa­nia na żą­da­nie wzro­śnie o 22 proc. - do war­to­ści 8 mld USD. Jed­ną z waż­niej­szych czę­ści te­go seg­men­tu jest out­so­ur­cing pła­co­wo­-ka­dro­wy, któ­ry według ana­liz przy­czy­nia się m.in. do uspraw­nie­nia funk­cjo­no­wa­nia fir­my i wy­eli­mi­no­wa­nia błę­dów w do­ku­men­ta­cji. Dla wie­lu pod­mio­tów wciąż ba­rie­rą jest oba­wa przed utra­tą kon­tro­li nad da­ny­mi, utrud­nio­nym do nich do­stę­pem oraz wy­so­ki­mi kosz­ta­mi in­sta­la­cji i eks­plo­ata­cji opro­gra­mo­wa­nia. Opro­gra­mo­wa­nie na żą­da­nie do­stęp­ne przez In­ter­net umoż­li­wia peł­ną ob­słu­gę sys­te­mu kadr i płac z do­wol­ne­go miej­sca. Je­śli do te­go do­da­my fakt, że fir­ma nie mu­si na­by­wać spe­cja­li­stycz­ne­go opro­gra­mo­wa­nia, lecz je ho­stin­gu­je, a peł­ne bez­pie­czeń­stwo da­nych za­pew­nia­ją szy­fro­wa­ne po­łą­cze­nia - ta­kie sa­me, z ja­kich ko­rzy­sta­ją ban­ki - ma­my do czy­nie­nia wręcz z ide­al­nym sys­te­mem.Ob­sza­ry dzia­ła­nia po­szcze­gól­nych sys­te­mów w mo­de­lu Sa­aS, ofe­ro­wa­nych przez kra­jo­wych i za­gra­nicz­nych do­staw­ców, są dość zróż­ni­co­wa­ne. Na przy­kład sys­tem Qu­inyx Work­For­ce fir­my Pay­rol­l­Cen­ter po­zwa­la na sa­mo­dziel­ne re­ali­zo­wa­nie ca­ło­ści lub czę­ści ope­ra­cji pła­co­wo­-ka­dro­wych, za­wsze uwzględ­nia­jąc zmia­ny prze­pi­sów po­dat­ko­wych, pra­wa pra­cy i ubez­pie­czeń spo­łecz­nych. Opro­gra­mo­wa­nie nie tyl­ko umoż­li­wia pla­no­wa­nie, pro­gno­zo­wa­nie czy za­rzą­dza­nie pra­cow­ni­ka­mi, ale tak­że ge­ne­ro­wa­nie sta­ty­styk i ra­por­tów, na­li­cza­nie wy­na­gro­dzeń, kom­plek­so­we pro­wa­dze­nie akt oso­bo­wych, peł­ną ob­słu­gę roz­li­czeń z ZUS, PFRON, urzę­dem skar­bo­wym oraz re­ali­za­cję prze­le­wów na kon­ta pra­cow­ni­ków. Do­dat­ko­we ko­rzy­ści funk­cjo­nal­ne ofe­ru­ją mo­du­ły do za­rzą­dza­nia szko­le­nia­mi i re­kru­ta­cją. Do­tych­cza­so­we do­świad­cze­nia wska­zu­ją, że Sa­aS jest przy­szło­ścią nie tyl­ko du­żych, lecz tak­że ma­łych i śred­nich firm, któ­re po­waż­nie my­ślą o swo­im roz­wo­ju i ugrun­to­wa­niu po­zy­cji na ryn­ku.

[b]Zalety outsourcingu IT:[/b]

[li] umożliwia firmie koncentrację na podstawowych celach działalności[/li],

[li] pozwala utrzymać zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, zapewniając jednocześnie wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych,[/li]

[li] zapewnia najwyższą jakość usług w oparciu o doświadczenia oraz specjalizację firm je świadczących,[/li]

[li] zmniejsza nakłady inwestycyjne na utrzymywanie bazy technicznej powierzonych działalności,[/li]

[li] odciąża różne działy firmy, np. zaopatrzenie, rekrutację itd.[/li]

[li] uwalnia środki i pozwala na zaangażowanie ich w podstawową działalność firmy,[/li]

[li] obniża koszty,[/li]

[li] pozwala na kontrolę wydatków,[/li]

[li] zapewnia wyższy poziom usług świadczony przez specjalistów,[/li]

[li] zapewnia fachowe doradztwo zewnętrznych ekspertów,[/li]

[li] zapewnia dużą elastyczność specjalistycznych firm,[/li]

[li] zmniejsza nakłady inwestycyjne na utrzymywanie bazy technicznej i organizacyjnej powierzonych działalności.[/li]