Szczególnie w spółkach niepublicznych, które nie podlegają obowiązkom informacyjnym, dostęp drobnych udziałowców do najważniejszych danych o podmiocie jest dosyć mocno ograniczony i w dużym stopniu uzależniony od utrzymywania dobrych relacji z członkami jego organów. Co więcej, nierzadko i w spółkach publicznych zakres ujawnianych raportów jest dla wielu inwestorów niewystarczający i nie pozwala na dostateczną ocenę sytuacji firmy. Szansą na wyjaśnienie wątpliwości i pozyskanie interesujących informacji o działalności spółki może być udział w jej walnym zgromadzeniu, gdzie wszyscy akcjonariusze mogą zwrócić się do zarządu z pytaniami.
Prawo do zasięgnięcia informacji dotyczących działalności spółki od jej zarządu podczas obrad walnego zgromadzenia przysługuje każdemu obecnemu na nim akcjonariuszowi, niezależnie od liczby posiadanych akcji. Zasadą jest, że odpowiedzi na zadane pytania udzielane są ustnie na walnym zgromadzeniu. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Zdarzają się sytuacje, kiedy pytania akcjonariuszy są bardzo szczegółowe czy skomplikowane, a przedstawiciele firmy nie są w stanie w danym momencie udzielić precyzyjnej odpowiedzi. W takich uzasadnionych przypadkach zarząd może udzielić informacji na piśmie poza walnym zgromadzeniem w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas walnego zgromadzenia.
Akcjonariusz musi się liczyć jednak z tym, że nawet uczestnicząc w walnym zgromadzeniu nie w każdym przypadku uzyska interesującą go informację. Istotne jest, że zarząd zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi wyłącznie na pytania, które są uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Oznacza to, że akcjonariusz nie może formułować dowolnych pytań, a powinien ograniczyć się do takich, które pozwolą wyjaśnić wątpliwości związane ze sprawami omawianymi na walnym zgromadzeniu, czy ułatwią podjęcie decyzji w sprawie sposobu głosowania nad zaproponowanymi uchwałami. Zarząd nie musi również udzielać informacji, które zostały już w odpowiedni sposób zamieszczone na stronie internetowej spółki, co w pewien sposób chroni pozostałych akcjonariuszy przed zbędną i czasochłonną dyskusją nad kwestiami ogólnodostępnymi oraz usprawnia obrady walnego zgromadzenia.
Co więcej, zarząd nie odpowie na pytania akcjonariuszy, gdyby wiązało się to z możliwością wyrządzenia szkody spółce albo firmie z nią powiązanej. Przez szkodę taką w szczególności rozumie się ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa, a więc informacji, które mogłyby wykorzystać przeciwko spółce podmioty konkurencyjne. Podstawą odmowy udzielenia informacji może być także możliwość poniesienia przez członka zarządu odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej, czego przykładem mogłoby być np. ujawnienie tajemnicy państwowej czy informacji poufnej.
Niestety, często członkowie zarządów nadużywają prawa odmowy udzielenia informacji, zasłaniając się tajemnicą handlową czy niewiedzą, mimo w pełni zasadnego pytania. W takich przypadkach akcjonariusz może zwrócić się do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia odpowiedzi, a także o zobowiązanie spółki do ogłoszenia informacji udzielonych innemu akcjonariuszowi poza walnym zgromadzeniem. Wniosek taki należy złożyć w terminie tygodnia od zakończenia obrad walnego zgromadzenia, na którym odmówiono udzielenia informacji. Koniecznym warunkiem jest zgłoszenie sprzeciwu do protokołu wobec odmowy udzielenia informacji.
