Raportowanie 4.0

Współczesne wyzwania raportowania

Publikacja: 17.09.2019 19:00

Sławomir Zabłocki Data Platform Solution Architect APN Promise SA

Sławomir Zabłocki Data Platform Solution Architect APN Promise SA

Foto: materiały prasowe

Digitalizacja, cyfryzacja, transformacja cyfrowa to terminy, które można znaleźć praktycznie w każdej publikacji traktującej o nowych technologiach w biznesie. Terminy niezwykle „pojemne" kojarzone dawniej z przekształceniem papierowej wersji dokumentów na postać cyfrową. Dziś znacznie szerzej interpretowane. Czwarta rewolucja przemysłowa, która w swoich założeniach przy wykorzystaniu automatyzacji zwiększonej mocy obliczeniowej komputerów zmniejsza granice pomiędzy człowiekiem a maszyną. Data Driven Organization, czyli przesuniecie odpowiedzialności od decyzji eksperckiej w kierunku decyzji podejmowanych na podstawie rezultatów zaawansowanych algorytmów analitycznych/Data Science. Co oznaczają te terminy dla biznesu? Konieczność przygotowania się i przystosowania do nowych reguł gry, zmian organizacyjnych całych procesów biznesowych oraz wdrożenia nowych narzędzi i rozwiązań informatycznych. Zainteresowanie wyżej wymienionymi zagadnieniami wraz z zaawansowaną wizualizacją danych przy wykorzystaniu takich narzędzi jak PowerBI u naszych klientów jest więcej niż zauważalne. Bardzo często w naszych projektach dostrzegamy, że nie wszyscy są przygotowani do wykonania tego kolejnego kroku i czasami warto zrobić dwa kroki w tył, by móc zrobić trzy do przodu.

Czy twoja spółka jest przygotowana na nowoczesny sposób raportowania?

Decyzja dotycząca wdrożenia narzędzi wydaje się w teorii łatwą, jednak odpowiedź na pytanie, czy jesteśmy gotowi, już niekoniecznie. Podstawą decyzji są dane, a właściwie ich jakość. Co nam z najnowszych narzędzi, dobrze wyglądających raportów, skoro prezentują one dane niemające nic wspólnego z rzeczywistością, nie wspominając o konsekwencjach decyzji, które na ich podstawie podejmujemy. Nie bez przyczyny w branży IT utarło się bardzo dawno powiedzenie: Twoje raporty są tak dobre jak dane, z których są przygotowane.

By lepiej oddać problem, przyjrzyjmy się konkretnemu przykładowi. Wiele spółek nie posiada centralnego miejsca, w którym przechowywane są słowniki, np. dotyczące produktu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której każdy dział, którego obszarem zainteresowania jest produkt, jak: marketing, produkcja, sprzedaż, controlling, ma swój własny słownik ze swoim zestawem cech tego produktu. Wystarczy jedna próba połączenia dwóch „światów", zbudowania raportowania, które by zestawiało cechy z kilku działów, i okazuje się, że mamy kłopot. Ponieważ ktoś czegoś nie uzupełnił, ponieważ mamy duplikaty produktów czy nie ma osoby, która jest właścicielem danego słownika, a aktualna kopia znajduje się u tej osoby na komputerze w bliżej nieznanej lokalizacji. Powody takiego stanu można by mnożyć. Wszystkie te przykłady to scenariusze, które napotykamy w naszym codziennym życiu projektowym. Zwróćmy uwagę na wynikłe z tego powodu konsekwencje. Osoba przygotowująca raport właściwie nie wie, do kogo ma się udać, z kim rozmawiać, by osiągnąć swój cel i zrealizować zadanie.

Ale co można zrobić lepiej? Co nie działa? Co sprawia, że mam taki rozgardiasz? Niestety, bardzo często w wielu projektach element utrzymania jakości czy też, trochę szerzej ujmując, temat Data Governance (jakość danych i ich właścicielstw) jest pomijany. Wdrożenie odpowiednich narzędzi typu Master Data Services czy Azure Data Catalog do zarządzana danymi słownikowymi oraz narzędzi służących do czyszczenia danych to zaledwie początek. Bardziej istotne jest zaprojektowanie odpowiedniego procesu biznesowego z dedykowanymi rolami, jak data Steward, oraz dedykowanymi zasobami ludzkimi. Proces utrzymania jakości danych jest w swej naturze cykliczny i pozwala wdrożyć i utrzymać odpowiedni standard jakościowy posiadanych danych.

Nowe trendy rapowania

Nowoczesne raportowanie to przede wszystkim raportowanie oparte na wizualizacji danych w inny sposób niż dotychczas. Poczciwy Excel to nadal narzędzie bardzo przydatne, jednak nie zapewnia tego, co oferują najnowsze narzędzia do raportowania. Odbiorców raportów interesuje bardzo szybki dostęp do informacji ukrytych w danych, nie chcemy już przeszukiwać mało czytelnych tabel, ale po spojrzeniu na wizualizacje chcemy mieć odpowiedzi na konkretne pytania.

W realizowanych przez nas projektach jako narzędzie raportowe często wykorzystujemy Power BI. Bardzo często podczas prezentacji możliwości tego narzędzia oraz wizualizacji, które są za jego pomocą są realizowane, na twarzach naszych klientów widać zaskoczenie. Umiejętność projektowania raportów stała się swojego rodzaju sztuką. Nie wystarczy już po prostu wstawić tabelkę. Każdy z raportów trzeba przemyśleć, a umieszczenie poszczególnych wizualizacji nie może być przypadkowe, tylko logiczne i intuicyjne.

Mobilność to słowo, bez którego nasze raportowanie nie można by nazwać nowoczesnym. Każdy z pracowników naszej firmy jako podstawowe narzędzie pracy otrzymuje telefon bądź tablet. Dostępność raportów na urządzenia mobilne to już nie fanaberia, ale obowiązek. Realizowaliśmy wiele projektów, przy których możliwość oglądania raportów na urządzeniach mobilnych to podstawowe wymaganie. Brak możliwości wyświetlenia, skomentowana bądź wykorzystania w szybki sposób części raportu, np. w formie wiadomości, nie da się już funkcjonować.

Poruszając temat raportowania warto wspomnieć o Self Service Reporting. Dobrze jest zderzyć rzeczywistość projektową z tą ideą. Self Service to umożliwienie przygotowania raportów przez pracowników biznesowych bez konieczności udziału IT. Jeśli możemy to jakoś porównać do obecnego stanu rzeczy, to świetnym przykładem jest tu Excel, każdy z naszych pracowników może stworzyć swój własny arkusz z raportem. Powstaje jednak pytanie, jak uniknąć scenariusza, który każdy z nas zna – rozbieżności danych, które powinny być spójne: podczas ważnego spotkania, kiedy mają być podjęte kluczowe decyzje co do strategii naszej firmy przychodzi dwóch reprezentantów działów i prezentuje różne wyniki obrazujące tą samą część biznesu np. sprzedaży. Bardzo często takie wydarzenia są punktem zwrotnym. Dochodzimy wówczas do wniosku, że jednak ktoś powinien się opiekować danymi, sprawdzać ich poprawność oraz czy hurtownia danych została zaktualizowana, czy dane są pełne i gotowe do raportowania. Czy w takim razie idea Self Service Reporting jest bezużyteczna? Czy nasi pracownicy powinni mieć możliwość tworzenia własnych raportów? Oczywiście że tak! Ale opierając się na danych, które są przygotowane, sprawdzone i co najważniejsze dostępne, czyli możliwe do odczytania przez użytkownika bądź wielu użytkowników w jednym czasie.

Dzięki takim narzędziom jak Power BI zauważmy, że poprzez odblokowanie możliwości analizy danych przez użytkowników biznesowych wzrastają potrzeby ich konsumpcji. Zaczynając od potrzeb jednego działu kończymy na osobie analityka, którego raportowanie jest wynikiem zebrania danych jeszcze z innych miejsc organizacji, co w obecnej chwili jest procesem czasochłonnym. W ten sposób odkrywamy potrzebę budowy tematycznej hurtowni danych.

Zaawansowana analityka

Dobrze zorganizowany, zoptymalizowany i w pełni zautomatyzowany tradycyjny system raportowania mówiący o stanie naszej firmy w poprzednim dniu, zeszłym miesiącu czy roku to solidny fundament do wykorzystania nowoczesnych form raportowania, podjęcia próby przygotowania się na przyszłość poprzez wykorzystanie zaawansowanych metod matematycznych i statystycznych, do przewidzenia kilku ruchów na przód oraz sposób na stworzenie przewagi konkurencyjnej.

Podczas jednego z naszych warsztatów, sesji poświęconej Data Science zadaliśmy pytanie: czy planujecie państwo wdrażać rozwiązania Data Science w państwa organizacji? Większość klientów miała trudność ze znalezieniem praktycznych zastosowań Data Science w swoich organizacjach. Dopiero przedstawienie przez naszego specjalistę możliwości i zastosowania, jakie daje Data Science wywołało zaciekawienie oraz nowe pomysły u naszych klientów na jego praktyczne wykorzystanie.

Data Science to już nie przyszłość, ale teraźniejszość raportowania. Dziedzina ta rozwija się bardzo szybko, a ograniczeniem jej zastosowania jest tylko nasza wyobraźnia.

Przed decyzją o wdrożeniu

Nowoczesne raportowanie to wyzwanie. Obecnie nie w tym rzecz, czy powinniśmy zainwestować w odpowiednie systemy raportowe, lecz w tym, jak zrobić to najlepiej. Organizacje działające w starym modelu raportowania pozostają coraz bardziej z tyłu za swoimi konkurentami, którzy mozolny i manualny proces przekształcili już w dynamiczny i stale aktualny system.

Dysponując określonym budżetem, bardzo łatwo jest podjąć decyzję o przejściu do nowego modelu raportowania, jednak nim to nastąpi, należy rozważyć, czy firma jest przygotowana na tego typu rewolucję. Wspomniane powyżej czynniki utrudniają transformację i sprawiają, że zwrot z inwestycji może być mniejszy od oczekiwanego. To dlatego tak ważne jest odpowiednie zaplanowanie procesu wdrożeniowego i uprzednie przygotowanie firmy na nadchodzące zmiany.

W gąszczu technologii należy zadbać o to, by zainwestować w te konkretne narzędzia, które rzeczywiście przyniosą oczekiwanie efekty i korzyści przy zakładanym budżecie. Dlatego tak istotne jest, by proces zmiany rozpocząć od konceptualizacji efektu, który chcemy ostatecznie uzyskać. Ma to ogromne znaczenie dla sukcesu projektu i wymaga wsparcia ze strony ekspertów posiadających bogate doświadczenie wdrożeniowe. Taki proces wymaga potraktowania klienta jako partnera, upatrywania swojego sukcesu w sukcesie wdrażanego rozwiązania – wspierania klienta w realizacji jego celów biznesowych, bazując na swoim doświadczeniu i wiedzy, pomagania w doborze optymalnego rozwiązania, które w pełni odpowie na stawiane przed systemem raportowym oczekiwania i uwzględni potrzeby organizacji.

Sławomir Zabłocki Data Platform Solution Architect APN Promise SA

Inwestycje
Kamil Stolarski, Santander BM: Polskie akcje wciąż są nisko wyceniane
Inwestycje
Emil Łobodziński, BM PKO BP: Na giełdach nie dzieje się nic złego
Inwestycje
Uspokojenie nastrojów sprzyja korekcie spadkowej na rynku ropy naftowej
Inwestycje
Niemiecki DAX wraca do walki o 18 000 pkt
Inwestycje
Michał Stajniak, XTB: Kakao na ścieżce złota, szuka rekordów
Inwestycje
Łańcuch wartości i jego rola w badaniu istotności