E-faktury ustrukturyzowane: minął czas planowania, nadszedł czas aktywnego działania

Ze względu na kilkukrotnie przesuwany przez Ministerstwo Finansów termin wprowadzenia obowiązkowych e-faktur bardzo wiele podmiotów wstrzymywało się z rozpoczęciem przygotowań do nowego wymogu i nie podjęło jeszcze żadnych konkretnych działań w tym kierunku.

Mateusz Kisiel, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska

fot. mat. prasowe

Materiał partnera: EY

Tymczasem miesiąc temu opublikowany został nowy projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowe e-fakturowanie. I zgodnie z zapewnieniami MF ma on co do zasady odzwierciedlać docelowy kształt tego rozwiązania, bo – odwołując się do wypowiedzi przedstawicieli ustawodawcy – nie są przewidywane już inne zmiany, które wymagałyby zmiany ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że żadnych dodatkowych zmian nie należy się spodziewać. Wręcz przeciwnie – nie została jeszcze opublikowana finalna wersja schemy XSD, co otwiera furtkę do wprowadzenia kolejnych zmian (często mniej istotnych, bardziej o charakterze technicznym, ale powodujących konieczność dodatkowych dostosowań w systemach księgowych i narzędziach do obsługi e-faktur).

A mowa tu tylko o zmianach, które miałyby potencjalnie zostać wprowadzone przed 1 lipca 2024 r., bo dalsze zmiany po tej dacie są prawdopodobne (m.in. w kontekście planowanych zmian na szczeblu unijnym, zaprezentowanych w ramach inicjatywy ViDA, VAT in Digital Age).

Nasuwa się jednak pytanie, czy pomimo ryzyka kolejnych zmian przepisów w bliższej i dalszej przyszłości, niepewności co do kształtu finalnej schemy oraz istotnych uwag i wątpliwości, które zostały zgłoszone w ramach konsultacji społecznych, ale nieuwzględnione przez ministerstwo, firmy mogą sobie pozwolić na dalsze zwlekanie z przygotowaniami.

Ile zostało czasu

W wersji dobrowolnej polscy podatnicy mogą korzystać z e-fakturowania już od początku 2022 r. Dotychczas jednak niewielu podatników przestawiło się na nowe faktury w pełni. Ci, którzy mają już techniczną możliwość wystawiania i odbierania faktur w tym formacie, najczęściej korzystają z niej sporadycznie, zazwyczaj po to, by przetestować to rozwiązanie pod kątem procesowym i w realiach biznesowych (co należy natomiast odróżnić od testowania plików pod kątem technicznym oraz od ich weryfikacji merytorycznej).

Ponadto wiele środowisk zaczęło wskazywać, że ten relatywnie dość długi okres przejścia od e-faktur fakultatywnych do obowiązkowych (zgodnie z wcześniejszymi założeniami – dwuletni) może się okazać jednak zbyt krótki, aby wszystkie podmioty dały radę się przygotować – w szczególności te, które dokonują nawet po klika milionów transakcji miesięcznie. W konsekwencji obowiązek korzystania z KSeF przesunięto na 1 lipca 2024 r. (z wyjątkiem podatników zwolnionych podmiotowo z VAT lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z tego podatku, którzy będą objęci obowiązkowym KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r.).

Jeszcze nie czas na laury

Obowiązkowe przejście na e-fakturowanie w Polsce jest znaczącą zmianą, do której przedsiębiorstwa muszą się odpowiednio przygotować. Warto mieć na uwadze, że w zależności od wielu czynników, tj. m.in. wolumenu transakcji, ich różnorodności, wielkości przedsiębiorstwa, czas niezbędny na przygotowania może się znacząco różnić. W przypadku większości średnich i dużych firm nieodzowne będzie zarezerwowanie kilku–kilkunastu miesięcy. Na większy komfort mogą liczyć natomiast najmniejsze firmy (małe i mikroprzedsiębiorstwa), których przygotowania powinny być dużo krótsze. Firmy te będą często mogły polegać na bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub funkcjonalności oferowanej jako standard przez ich dostawcę oprogramowania księgowego.

W zupełnie innej sytuacji są natomiast firmy o największej skali działalności (biorąc pod uwagę wolumen i zróżnicowanie transakcji), które już od wielu miesięcy prężnie przygotowują się do obsługi e-faktur. Dla nich każda istotna zmiana merytoryczna i techniczna wprowadzana przez ministerstwo w trakcie ostatnich miesięcy to dodatkowe nakłady pracy na dostosowanie wprowadzonych już zmian, wiążące się często z dodatkowymi, wysokimi kosztami.

Jednak, uśredniając sytuację wszystkich firm objętych tym obowiązkiem, można stwierdzić, że w praktyce większość z nich planuje rozpocząć prace w drugim lub ewentualnie trzecim kwartale 2023 r. Niezbędnych jest bowiem co najmniej kilka miesięcy na przygotowania – przedsiębiorstwa musiały ocenić różne rozwiązania komercyjne, zaplanować konieczne działania, oszacować potrzebne zasoby ludzkie i finansowe oraz uwzględnić projekt e-fakturowania w swoich planach budżetowych na ten i kolejny rok finansowy. Zadań jest wiele, a ich wykonanie czasochłonne. Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania ucieszy więc pewnie wszystkich, którzy obawiali się, że nie zdążą z przygotowaniami w poprzednio wyznaczonym terminie. Teraz mają realną szansę zdążyć – o ile oczywiście czas dany przez Ministerstwo Finansów zostanie dobrze wykorzystany.

W tym kontekście podatnicy na pewno ucieszą się na późniejsze wejście w życie sankcji za nieprawidłowości w KSeF. Kary pieniężne za nieprawidłowości przy wystawianiu e-faktur mają być stosowane dopiero po pół roku obowiązywania e-fakturowania przez KSeF – od 1 stycznia 2025 r. Jest to niewątpliwie słuszne podejście, w szczególności uwzględniając złożoność procesu.

Kosztowne zmiany

Sprawdzają się natomiast obawy podatników, którzy rozpoczęli już prace nad wdrożeniem obowiązkowej e-faktury, że Ministerstwo Finansów wprowadzi istotne zmiany w stosunku do aktualnych wymogów zbyt późno. Wydaje się, że w większości przypadków na obecnym etapie zmiany powinny mieć jedynie charakter doprecyzowujący – w końcu dobrowolna e-faktura działa już ponad rok.

Wprowadzenie znaczących zmian na tym etapie może sprawić, że rozpoczęte i wykonane już prace mogą wymagać znaczących poprawek i dodatkowych nakładów, a przez to generować istotne i nie do końca uzasadnione koszty.

Do takich zmian zaliczyć można zmianę w zakresie wystawiania tzw. faktur konsumenckich. Kwestia ta jest od początku szalenie istotna dla niektórych podatników, np. telekomów. Przypominamy, że zgodnie z najnowszym projektem faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) będą wyłączone z zakresu obowiązkowej wysyłki do KSeF. Ustawodawca nie pozostawia w tym zakresie możliwości dobrowolnego fakturowania poprzez KSeF przez podatnika.

Jest to zmiana, która została wprowadzona przez Ministerstwo Finansów jako spełnienie postulatu podatników. Stanowi jednak na tyle istotną zmianę założeń funkcjonowania KSeF, że całkowicie zmienia podejście do e-fakturowania – szczególnie u podmiotów, które wystawiają dużo faktur na konsumentów. Samo wprowadzenie tej zmiany tak późno ma poważne konsekwencje. Po pierwsze, część podmiotów budowała swoje narzędzia do e-fakturowania w oparciu o założenie, że faktury konsumenckie będą objęte obowiązkowym KSeF. Teraz muszą to zmieniać. Po drugie, kluczowym pytaniem jest, czy zakaz wystawiania e-faktur konsumenckich ma charakter stały, czy jest wyłącznie czasowy i zostanie zmieniony w przyszłości. Jeżeli mamy do czynienia z drugą opcją, Ministerstwo Finansów nakłada w istocie na podatników konieczność wdrożenia systemu przejściowego i znowu przyczyni się do powiększenia kosztów wdrożenia e-fakturowania.

Kto poniesie rosnące koszty?

To właśnie koszty stają się istotnym czynnikiem związanym z wdrożeniem e-faktur w Polsce. Zgodnie z uzasadnieniem Ministerstwa Finansów z wniosku o pozwolenie na wprowadzenie e-fakturowania „nie oczekuje się, by koszty, jakie podatnicy będą musieli ponieść w celu dostosowania swoich systemów do szczególnego środka, były znaczne, zwłaszcza w porównaniu z korzyściami, jakie uzyskają dzięki szczególnemu środkowi”.

Zdaniem ekspertów nie jest to prawda. Dotychczasowe doświadczenia z prac nad wdrożeniami e-fakturowania wskazują, że koszty przygotowania do obowiązkowej e-faktury w przypadku większości przedsiębiorców będą znaczne, a część z przedsiębiorców w ogóle nie spodziewa się dodatkowych korzyści z wdrożenia zmian. Co więcej, wprowadzanie istotnych zmian do projektu ustawy, przesuwanie terminów wejścia w życie obowiązkowego stosowania przepisów czy potencjalny przejściowy charakter przepisów sprawiają, że koszty te rosną lawinowo. Dobrym rozwiązaniem byłoby rozważanie potencjalnego zmniejszenia obciążenia tymi kosztami przedsiębiorców, np. poprzez wprowadzenie ulgi podatkowej na wydatki związane z wdrożeniem e-faktur, celem ograniczenia znacznych wydatków lub innej formy finansowania zewnętrznego.

Pora na konkretne kroki

E-fakturowanie jest nieuniknioną zmianą, która może przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści. Poprzez cyfryzację procesu fakturowania przedsiębiorcy mogą usprawnić swoją księgowość, oszczędzając czas i zasoby. E-fakturowanie może pomóc w redukcji błędów w fakturowaniu, przyspieszyć terminy płatności i poprawić przepływ gotówki.

Przedsiębiorcy będą mogli wykorzystać zalety, jakie dają e-faktury, jeżeli odpowiednio przygotują się do wdrożenia nowego systemu. Aby to zrobić, podatnicy muszą przeprowadzić wiele prac dostosowujących procesy wewnętrzne do zmian, które są wymuszone przez obowiązek korzystania z KSeF.

Firmy, które rozpoczynają przygotowania do wdrożenia systemu e-faktur, w praktyce dostrzegają, że problematycznych kwestii wymagających podjęcia odpowiednich działań jest bardzo dużo (np. problem z załącznikami do faktur lub kwestia pobierania faktur przez wiele osób w różnych miejscach i związany z tym problem nad kontrolą zasadności wydatków).

Przesunięcie terminu na wdrożenie e-faktur o pół roku daje szanse przedsiębiorcom, którzy nie rozpoczęli jeszcze prac nad wdrożeniem e-fakturowania, na podjęcie działań, które umożliwią efektywne przygotowanie do wdrożenia nowego systemu. Obecnie moment na podjęcie konkretnych kroków wydaje się tym lepszy, że dopiero co opublikowano najnowszą wersję projektu, a kolejne zmiany, o ile zostaną wprowadzone przez MF przed wejściem w życie systemu obowiązkowego KSeF, powinny mieć z założenia charakter doprecyzowujący. Podatnicy rozpoczynający prace teraz nie powinni być więc z założenia obciążani dodatkowymi kosztami związanymi ze zmianami legislacyjnymi. Niezależnie od powyższego warto przy wyborze partnera pomagającego przy implementacji KSeF w firmie wziąć pod uwagę gwarancję dostosowania systemu do wszelkich zmian, jakie może jeszcze zafundować Ministerstwo Finansów.