Sprawny system gromadzenia i analizy danych niefinansowych

Wojciech Głownia CEO, Diaphane Software

Czy możemy wykorzystać system do raportowania finansowego do raportowania niefinansowego, czy powinniśmy mieć inny?

Przygotowanie merytorycznego wsadu i konkretnych informacji w postaci faktów i liczb w przypadku raportu niefinansowego jest bardzo trudnym zadaniem. Dane finansowe to codzienność w każdej spółce i zasadniczo różnią się od danych niefinansowych, które mają szereg różnych aspektów, np. różnego rodzaju emisje w podziale na lokalizacje, piony biznesowe, informacje o pracownikach, o ich wieku, płci, rodzaju zatrudnienia. Raportowanie i zbieranie tych danych w systemach finansowych jest praktycznie niemożliwe. Bo nie ma w jaki sposób pokazać różnych wymiarów, którymi charakteryzują się dane niefinansowe.

Jakie cechy powinien mieć system do gromadzenia danych niefinansowych i czym te dane różnią się od danych finansowych?

Jedną z głównych cech danych niefinansowych, które zbieramy i analizujemy, jest ich rozproszenie. Jeśli mówimy o grupie kapitałowej, to te dane są w bardzo różnych miejscach, część znajduje się w dziale HR, część w dziale BHP, część w dziale ochrony środowiska. Często dużym wyzwaniem jest dotarcie do osób, które dysponują tymi danymi. System do raportowania niefinansowego powinien w dosyć łatwy i prosty sposób umożliwić dostęp do osób, które mają odpowiednie dane, żeby mogły je przekazać i żeby spółka mogła je zaraportować. System do raportowania danych finansowych się nie sprawdzi, bo nie będzie znał wszystkich użytkowników, którzy posiadają odpowiednie dane. Ci użytkownicy mogą pojawiać się w trakcie zbierania danych, ale system ich sam nie wykryje.

Czy można osobom, które posiadają dane niefinansowe, dać dostęp do systemu finansowo-księgowego?

Oczywiście można, ale może to być problematyczne dla finansistów w firmie, którzy mogą być niechętni przekazaniu dostępu do swojego systemu osobom, które na co dzień nie zajmują się finansami. System finansowy nie umożliwia zbierania danych, czyli nie zaraportujemy np. liczby pracowników w podziale na wiek, płeć, rodzaj umowy. Systemy te są tak skonstruowane, że są przygotowane na dane w jednym wymiarze, czyli dane dotyczące ilości pieniędzy.

Jaki system jest potrzebny do zbierania informacji niefinansowych?

Musi być przygotowany do zbierania informacji zawierających różne dane, z punktu widzenia różnych wymiarów tych informacji. Dodatkowo ważne, żeby był intuicyjny w obsłudze dla zwyczajnego pracownika.

Co zrobić, żeby zidentyfikować osoby, które mają odpowiednie dane, i co zrobić, żeby zachęcić je do korzystania z tego systemu?

Przede wszystkim musimy zachęcić użytkowników do korzystania z niego poprzez pokazanie, że jest to łatwy system. Dany użytkownik powinien mieć dostęp tylko do części systemu, która dotyczy posiadanej przez niego wiedzy. System musi mieć możliwość nadawania kompetencji konkretnym użytkownikom, różnicowania dostępów do konkretnych części systemu. Weryfikacja danych w tym systemie to duża praca, która polega na dotarciu do dokumentacji źródłowej, więc możliwość umieszczenia takich informacji w systemie ułatwia jego późniejszą weryfikację przed opublikowaniem raportu.

Czy można taki system przygotować na bazie pliku Excel?

Jeśli używamy Excela, to dane się same nie agregują. W tradycyjnym sposobie zbierania danych trzeba ze sobą łączyć dane z wielu dokumentów Excel czy dokumentów Word. Ale jest to bardzo czasochłonne i kosztowne. Powinniśmy mieć system, który będzie się adaptował do nowych regulacji prawnych, do zmieniającej się rzeczywistości wewnątrz spółki. Wykonanie takiego systemu we własnym zakresie oczywiście jest możliwe, ale jest zbyt czasochłonne i niepewne.

W jaki sposób można zdobyć pewność, że dane, które wprowadził użytkownik, są poprawne, że zostały wpisane we właściwy sposób i przez odpowiedniego użytkownika oraz że nie zostały w międzyczasie zmienione?

Konieczne jest w tym zakresie, żeby system rejestrował, kto, kiedy i jakie dane wpisał, na jakiej podstawie zostały wprowadzone konkretne dane, kto i kiedy je zmieniał oraz w jaki sposób. Dodatkowo każdy użytkownik powinien mieć swoje indywidualne konto i hasło, żeby można było zidentyfikować jego działanie w systemie.

Co powinien umożliwiać system do gromadzenia danych niefinansowych, żeby w maksymalnym stopniu je wykorzystać na potrzeby raportowania?

System w sposób automatyczny powinien analizować trendy w naszych danych i zmiany w tych trendach, trzeba skupiać się na sygnalizowaniu zmian, aby móc to zbadać i przeanalizować, dlaczego nastąpiła ta zmiana. Jeśli firma poważnie myśli o zarządzaniu wskaźnikami, to powinna te dane mierzyć i badać nie tylko raz na rok w momencie przygotowywania raportu, ale np. kwartalnie, bo może wtedy czynnie wpływać na zmianę tego konkretnego wskaźnika, co umożliwia aktywne zarządzanie wskaźnikami.