Pracownicze Plany Kapitałowe – nowy program rządu w praktyce

W 2019 roku wszedł w życie rządowy projekt długoterminowego oszczędzania, tzw. Pracownicze Plany Kapitałowe, skierowany do ponad 11 milionów osób zatrudnionych. Na początku obejmie on największe firmy, a od stycznia 2021 przystąpią do niego wszyscy pracodawcy. Jak ten program będzie wyglądał w praktyce?

Etapy przystępowania do PPK

 Projekt ustawy zakłada, że PPK będą wprowadzane etapami, a moment  utworzenia PPK będzie uzależniony od liczby osób zatrudnionych. Mniejsze podmioty będą miały więcej czasu na przygotowanie się do implementacji Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Harmonogram przystępowania firm do PPK będzie wyglądał następująco:

*  Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31/12/2018 roku przystąpią do PPK począwszy od 01/07/2019 roku.

*  Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30/06/2019 roku przystąpią do PPK począwszy od 01/01/2020 roku.

*  Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31/12/2019 roku przystąpią do PPK począwszy od 01/07/2020 roku.

*  Pozostali pracodawcy (w tym jednostki sektora finansów publicznych), przystąpią do PPK począwszy od 01/01/2021 roku.

W przypadku grup kapitałowych, które w strukturach łączą więcej niż jeden podmiot istnieje możliwość utworzenia PPK we wszystkich spółkach jednocześnie. Dokona się to w momencie w którym powstanie zobowiązanie do utworzenia PPK dla podmiotu zatrudniającego największą liczbę osób. Przy założeniu, że grupa kapitałowa obejmuje 4 podmioty, z których jedna spółka zatrudnia 400 osób, druga 100 osób, trzecia 50 osób, a czwarta 1 osobę, to wszystkie z nich będą mogły zostać objęte ustawą już od lipca 2019 roku.

Ważne terminy

Pracodawcy przystępujący do programu PPK pierwszego dnia lipca 2019 roku, zobligowani będą do zawarcia umowy o zarządzanie z wybranym oferentem do 26 września tego samego roku. Z kolei jeśli chodzi o umowę o prowadzenie PPK terminem, do którego musi nastąpić jej zawarcie będzie 10 października 2019 roku.

Pierwsze naliczenie składek będzie dotyczyć miesiąca października 2019 roku, a wpłata powinna zostać uregulowana do dnia 15 listopada 2019 roku.

Czy można zrezygnować lub zawiesić wpłaty z PPK?

Obowiązek prowadzenia PPK nie będzie dotyczył przedsiębiorców, którzy w momencie objęcia obowiązkiem utworzenia PPK będą prowadzić pracowniczy program emerytalny oraz odprowadzać  składki w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia na PEE i będzie w nim uczestniczyć  25% osób zatrudnionych. Wymienione wskaźniki procentowe będą musiały być stale utrzymywane. Nie wystarczy, że warunki te pozostaną spełnione na dzień objęcia podmiotu zatrudniającego przepisami PPK.

Ponadto istnieją wskazania, pozwalające zrezygnować z wpłaty z PPK dla:

- mikroprzedsiębiorcy tj. podmiotu zatrudniającego mniej niż 10 osób, pod warunkiem, że wszystkie osoby zatrudnione z własnej woli zrezygnują z PPK składając stosowną deklarację,

- osób fizycznych, które zatrudniają inne osoby fizyczne w zakresie niezwiązanym z prowadzeniem działalności gospodarczej przez osobę zatrudniającą.

Ustawodawca przewidział sytuacje, w których podmiot zatrudniający będzie miał prawo zawiesić wpłaty. Stanie się tak, kiedy pracodawca znajdzie się w okresie przestoju ekonomicznego i obniżonego wymiaru czasu pracy. Dodatkowo, kiedy pojawią się przesłanki niewypłacalności pracodawcy, bądź znajdzie się on w okresie przejściowego zaprzestania/ograniczenia prowadzenia działalności na skutek powodzi, przez co nie będzie posiadać środków na wypłaty.

Uczestnicy PPK

Dla uczestników pomiędzy 18 a 55 rokiem życia, którzy podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu, zapis do programu będzie automatyczny. Osoby pomiędzy 55 a 70 rokiem życia będą mogły do niego przystąpić, po złożeniu odpowiedniego wniosku do pracodawcy. Z kolei uczestnicy powyżej 70 roku życia nie będą mogli przystąpić do programu.

Każdy uczestnik będzie mógł zrezygnować z oszczędzania w dowolnym momencie, po złożeniu pracodawcy pisemnej deklaracji. Taki dokument będzie ważny przez kolejne 4 lata. Kiedy ten okres minie, pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracownika o ponownym włączeniu do programu. Wówczas będzie miał on także prawo złożenia deklaracji rezygnującej.

Struktura wpłat

Wpłaty na PPK będą finansowane z trzech źródeł: od podmiotu zatrudniającego, uczestnika programu i państwa. Pierwszy z nich, czyli podmiot zatrudniający będzie zobowiązany dokonać wpłaty podstawowej będącej równowartością 1,5% wynagrodzenia osoby zatrudnionej. Pracodawcy będą mogli dokonać także wpłaty dodatkowej do 2,5% wynagrodzenia, przy czym możliwe będzie zróżnicowanie wysokości dopłaty ze względu na długość okresu zatrudnienia danego uczestnika. Wówczas system różnicowania będzie musiał zostać wpisany do regulaminu wynagrodzeń/układu zbiorowego.

Wpłaty finansowane przez uczestnika programu wyniosą: podstawowa 2% wynagrodzenia, a dodatkowa do 2% wynagrodzenia. Przy czym, jeżeli miesięczny przychód z różnych źródeł uczestnika nie przekroczy 1,2 krotności minimalnego wynagrodzenia (dla 2019 roku będzie to kwota w wysokości 2.700 zł), wpłata podstawowa, na wniosek osoby zatrudnionej, będzie mogła być ograniczona do minimum 0,5%. Jednorazowe wpłaty powitalne dla uczestnika w wysokości 250 zł oraz roczne dopłaty w wysokości 240 zł będą realizowane bez pośrednictwa Pracodawcy, tj. ze środków Funduszu Pracy.

Podstawa naliczeń PPK

Wpłata na konto PPK będzie naliczana od wynagrodzenia, które jest zdefiniowane jako: podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Składki ZUS, zaliczka podatkowa, koszty uzyskania przychodu

Wpłaty na PPK naliczane przez pracodawcę nie będą stanowić podstawy obliczania składek emerytalno-rentownych, ale będą podstawą naliczania zaliczki podatkowej. Konsekwentnie, uczestnik programu otrzyma niższe wynagrodzenie netto.

Inaczej będzie w przypadku wpłat uczestnika, które nie będą stanowić podstawy obliczania zarówno składek emerytalno-rentowych, jak i zaliczki podatkowej – wpłaty te będą potrącane z wynagrodzenia netto.

Zwolnione z ZUS i PIT będą wpłaty jednorazowe i dopłaty roczne dokonywane z Funduszu Pracy. Natomiast terminowe wpłaty PPK oraz wydatki poniesione na realizację zapisów ustawy będą stanowić koszt uzyskania przychodu dla Pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy wynikające z PPK

W związku z prowadzeniem PPK, podmiotom zatrudniającym przybędzie nowych obowiązków administracyjno-informacyjnych. Należeć do nich będzie wybranie instytucji finansowej, podpisanie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK oraz terminowe naliczanie, pobieranie i odprowadzanie składek na PPK. Podmioty zatrudniające zobowiązane będą do prowadzenia i archiwizowania dokumentacji PPK, a także informowania pracowników o PPK i ofercie wybranej instytucji finansowej. Obowiązkami wynikającymi z prowadzenia PPK będą także:  pośredniczenie w przekazywaniu wniosków osób zatrudnionych do instytucji finansowej w zakresie rezygnacji, transferu czy ponownego przystąpienia do PPK oraz ponowne zapisywanie do PPK osób zatrudnionych, które zrezygnowały z programu po upływie 4 lat.

Naruszenie przepisów ustawy – sankcje

Ustawodawca przewidział dotkliwe sankcje dla podmiotów zatrudniających za nieprzestrzeganie przepisów ustawy. Sankcje te obejmą grzywnę do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku, gdy zatrudniający nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w terminie, bądź będzie namawiał uczestników do rezygnacji z uczestnictwa. Przewidziane są także kary w wysokości od 1.000 zł do 1.000.000 zł za brak zawarcia umowy o prowadzenie PPK w terminie, nie dokonanie wpłaty, nie zgłoszenie wymaganych danych czy nie prowadzenie dokumentacji związanej z PPK.

Organ kontrolujący

Nad przestrzeganiem przepisów dotyczących PPK będzie czuwać Państwowa Inspekcja Pracy. Do jej zadań będzie należała weryfikacja stanu zawarcia umów i prowadzenia PPK przez firmy. PIP będzie także kontrolowała czy wpłaty są dokonywane terminowo i w prawidłowej wysokości. Ta sama jednostka będzie również pełniła funkcję oskarżyciela publicznego w postępowaniach dotyczących wszystkich wykroczeń związanych z tym programem.

Artykuł autorstwa Anety Jurkiewicz - Dyrektor Zarządzający Działem Usług Kadrowo-Płacowych Mazars Polska