Elektroniczna rewolucja

Odbywanie posiedzeń i podejmowanie uchwał za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest dopuszczalne w radach nadzorczych zarówno spółek akcyjnych, jak i z ograniczoną odpowiedzialnością.

Już w 2009 r. do polskiego kodeksu spółek handlowych wprowadzono przepisy umożliwiające udział w walnych zgromadzeniach spółek akcyjnych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (art. 4065). Możliwość ta dotyczyła zarówno spółek akcyjnych publicznych, jak i prywatnych. Odbywanie posiedzeń i podejmowanie uchwał za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest także od dawna dopuszczalne w radach nadzorczych zarówno spółek akcyjnych, jak i tych z ograniczoną odpowiedzialnością. Okrągłe dziesięć lat na podobną możliwość, którą dała dopiero nowelizacja zmieniająca k.s.h. z dniem 3 września br., musieli czekać właściciele spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Można śmiało stwierdzić, że nowelizacja ta wprowadziła zgromadzenia wspólników spółek z o.o. w XXI wiek.

Zgodnie z brzmieniem dodanego do k.s.h. art. 2341 umowa spółki może dopuszczać udział wspólników w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym, dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, lub wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed zgromadzeniem wspólników lub w jego toku.

Kształt regulacji umożliwiającej odbywanie się zgromadzeń w spółkach z o.o. za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest zasadniczo tożsamy ze wspomnianymi na wstępie przepisami dotyczącymi udziału w walnych zgromadzeniach spółek akcyjnych, w związku z czym interpretacje i stanowiska doktryny powstałe na gruncie art. 4065 k.s.h. będą wskazówką interpretacyjną dla wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Należy jednak zauważyć, że stworzona przez ustawodawcę w k.s.h. możliwość nie oznacza, że wspólnicy obecnie funkcjonujących spółek z o.o. będą mogli automatycznie odbyć najbliższe zwyczajne roczne zgromadzenie wspólników lub zgromadzenie nadzwyczajne np. w formie wideokonferencji. Podstawową zasadą rządzącą elektronicznymi zgromadzeniami wspólników (identycznie jak w przypadku walnych zgromadzeń) jest wprowadzenie takiej możliwości i szczegółowe doprecyzowanie procedury w umowie spółki. Z tej przyczyny właściciele już funkcjonujących spółek zainteresowani skorzystaniem z możliwości odbywania zgromadzeń za pośrednictwem środków elektronicznego porozumiewania się na odległość powinni zawczasu podjąć odpowiednie działania zmierzające do wprowadzenia do umów ich spółek zapisów dających taką możliwość, jednocześnie ustalając szczegółową treść postanowień umowy spółki w sposób najbardziej im odpowiadający i dostosowany do specyfiki działania danej spółki.

Należy podkreślić, że polski ustawodawca przyjął otwarty katalog form, w jakich może odbywać się elektroniczne zgromadzenie, posługując się w art. 2341 k.s.h. zwrotem „w szczególności" i wymieniając jedynie przykładowe formy elektronicznego udziału wspólników w zgromadzeniu. Zgodnie z treścią uzasadnienia projektu ustawy „materia ta należy do swobody umów i wspólnicy mogą w granicach przewidzianych prawem korzystać z takich środków technicznych, jakie zostaną przez nich określone w statucie spółki". Decydujące znaczenie będzie miała zatem w tym zakresie wola wspólników, która powinna zostać precyzyjnie wyrażona w umowie spółki. Dlatego niezwykle ważne jest profesjonalne i niepozostawiające wątpliwości interpretacyjnych sformułowanie zapisów w umowie spółki oraz ewentualnie w regulaminie zgromadzenia wspólników.

Wspólnicy muszą mieć na uwadze, że zmiana umowy spółki w tym zakresie, tak jak każda inna zmiana umowy spółki, wymaga dla swojej skuteczności podjęcia stosownej uchwały przez zgromadzenie wspólników, a następnie rejestracji tej uchwały w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wpis do rejestru ma charakter konstytutywny, co oznacza, że taka zmiana będzie skuteczna dopiero od chwili jej wpisania do KRS. Wspólnicy będą zatem mogli korzystać z dobrodziejstwa elektronicznych zgromadzeń dopiero po wpisaniu stosownej zmiany umowy do rejestru. Praktyka sądów rejestrowych w różnych miastach wskazuje, że uzyskanie wpisu może zająć co najmniej kilka tygodni, a nierzadko – kilka miesięcy.

Projekt omawianej nowelizacji pochodził z Kancelarii Prezydenta, a asumpt do jego skierowania miała dać inicjatywa obywatelska pochodząca ze środowisk przedsiębiorców. W uzasadnieniu projektu wskazywano, że wprowadzenie zmiany poskutkuje pobudzeniem przedsiębiorczości osób fizycznych i prawnych rozważających rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce w formie spółki z o.o. przez usprawnienie procedur organizacyjnych w spółkach z o.o. i zarazem zwiększeniem wpływów, w szczególności z tytułu podatków pośrednich oraz zmniejszenia stopy bezrobocia.

Wydaje się, że może być to oczekiwanie nieco wygórowane, niemniej samo wprowadzenie takiej zmiany należy ocenić pozytywnie.

W dobie bezsprzecznej i postępującej globalizacji stosunków biznesowych i gospodarczych umożliwienie odbywania pełnoprawnych zgromadzeń wspólników spółek z o.o. bez konieczności fizycznej, jednoczesnej obecności wspólników w jednym miejscu na terytorium RP będzie stanowić dla nich niewątpliwą korzyść. Odbywanie zgromadzeń w spółkach, których wspólnicy przebywają w różnych krajach, np. w formie telekonferencji wygeneruje możliwość rzeczywistej komunikacji między wspólnikami na temat istotnych spraw spółki podczas takiego zgromadzenia. Takie rozwiązanie powinno przysłużyć się likwidacji funkcjonującej powszechnie szkodliwej praktyki tworzenia fikcji odbywania zgromadzeń wspólników polegającej na przesyłaniu wspólnikom dokumentów takich zgromadzeń do podpisu.

Reasumując, rzadko która decyzja ustawodawcy spotyka się z tak jednoznacznie pozytywnym odbiorem jak opisywana „elektronizacja" zgromadzeń wspólników spółek z o.o. Należy jednak pamiętać, że sama decyzja ustawodawcy daje jedynie możliwość skorzystania z nowoczesnych rozwiązań, a do ich faktycznego wdrożenia w danej spółce wymagana jest aktywność właścicieli spółek i wprowadzenie odpowiednich postanowień do aktów wewnętrznych.

Patrycja Wieczorek radca prawny, dział prawa handlowego i obrotu międzynarodowego kancelarii Sadkowski i Wspólnicy