Wpływ nieakcjonariuszy na funkcjonowanie spółki

Zgłaszanie nieprawidłowości jest jednym z najskuteczniejszych sposobów wykrywania korupcji i innych przestępstw.

Justyna Hamada, Menedżer, Dział Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, EY Polska

materiały prasowe

 Jednocześnie z uwagi na ograniczoną ochronę prawną sygnalistów w większości krajów europejskich informowanie o nieprawidłowościach było do tej pory rozwiązaniem sporadycznie przez nich stosowanym. Aby zaradzić tej sytuacji, Unia Europejska przyjęła „Dyrektywę Parlamentu Europejskiego (UE) 2019/1937 oraz Rady z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób, które zgłaszają naruszenia prawa Unii" (Dyrektywa o ochronie sygnalistów), której przełomowe przepisy mają chronić osoby zgłaszające nieprawidłowości przed odwetem oraz zapewnić, że zgłoszenia będą rozpatrywane.

Co nowego w regulacjach dotyczących sygnalistów?

Do obowiązkowego wdrożenia dyrektywy pozostaje już stosunkowo mało czasu, a jednak większość państw członkowskich nadal zmaga się z przygotowaniem przepisów krajowych. Uwaga europejskich instytucji ustawodawczych była przez ostatnie miesiące skupiona na walce z pandemią, jednak czas płynie nieubłaganie, a grudzień 2021 r. coraz bliżej. Warto pamiętać, że dyrektywa ma tak zwany „skutek bezpośredni wertykalny" – co oznacza, że nawet jeśli państwo członkowskie nie zakończyło transpozycji, jego obywatele mogą powoływać się na swoje prawa przeciwko temu państwu.?Praca nad lokalnymi przepisami przebiega z różną intensywnością. Jak podaje EU Whistleblowing Monitor, do końca sierpnia 2021 roku wszystkie kraje (za wyjątkiem Austrii, Cypru, Węgier, Luksemburga i Malty) podjęły próbę transpozycji wytycznych dyrektywy do przepisów krajowych, lecz żadne jej nie zakończyło. Najbardziej zaawansowane wydają się być Czechy, Holandia, Irlandia i Szwecja, gdzie projekty ustaw są aktualnie rozpatrywane. Tuż za nimi plasują się Dania, Litwa, Portugalia i Rumunia, dalej Luksemburg, Słowenia, Włochy i Niemcy. Polska nie może niestety pochwalić się wysokim stopniem zaawansowania prac. Co ciekawe, również kraje spoza UE interesują się obowiązkami wynikającymi z dyrektywy. W prasie brytyjskiej pojawiają się głosy sugerujące, że nawet spółki z brytyjskim kapitałem, dysponujące rozwiązaniami whistleblowingowym opartymi na tamtejszym prawie, wyjątkowo zaawansowanym w tym zakresie, będą musiały zastanowić się, jak zaimportować przepisy dyrektywy do procedur swoich oddziałów na terenie Unii Europejskiej i jaki wpływ będą miały te przepisy na treść i zakres procedur brytyjskich spółek matek. Wyzwaniem będą na pewno kanały, za pośrednictwem których można zgłosić nieprawidłowość oraz terminy rozpatrywania zgłoszeń wyznaczone dyrektywą.

Niezależnie od tempa polskich prac legislacyjnych rynek nie chce dać się zaskoczyć. Obserwujemy firmy, które pomimo braku przepisów polskich zdecydowały się zawczasu wdrożyć tak zwany standard minimum dyrektywy. Niektóre z nich, idąc o krok dalej, w swoich regulacjach wewnętrznych uwzględniają zagadnienia tradycyjnie leżące w domenie kadr, czyli na przykład mobbing, który – podobnie jak kwestia sankcji na mocy dyrektywy, nadal pozostaje kwestią nierozstrzygniętą.

Na ile obowiązki te dotyczą samej spółki, a na ile grupy kapitałowej?

Dyrektywa nie reguluje wprost zagadnienia podziału obowiązków wynikających z jej wdrożenia w ramach grup kapitałowych. Nie ma jasnych wytycznych, czy ich realizacja ma odbywać się na poziomie spółki matki, spółki córki czy też może w sposób hybrydowy w ramach struktur grupowych. Stanowisko Komisji Europejskiej w tej sprawie zostało wyrażone w czerwcu 2021 r. w odpowiedzi na zapytania globalnych korporacji żywo zainteresowanych tematem. Przedmiotem zapytania było przede wszystkim ustalenie możliwości współdzielenia zasobów i narzędzi wymaganych przez dyrektywę w ramach grupy kapitałowej.

Komisja wskazała jednoznacznie, że każdy podmiot gospodarczy zatrudniający powyżej 50 osób jest bezwzględnie zobowiązany do wdrożenia indywidualnych rozwiązań w zakresie ochrony sygnalistów, przede wszystkim kanałów zgłaszania naruszeń oraz osób lub jednostek dedykowanych do ich wyjaśniania, nawet jeśli podmiot ten wchodzi w skład grupy kapitałowej. Jednocześnie Komisja uznała za dozwolone wdrożenie podobnych scentralizowanych rozwiązań RÓWNIEŻ w ramach grupy.

Czy sygnalista spółki córki może/powinien sygnalizować na poziom matki?

Lustrzane rozwiązania mają zdaniem Komisji umożliwić sygnaliście zgłoszenie nieprawidłowości do wybranej przez siebie organizacji w ramach grupy. Komisja wskazała także, że w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy kadry zarządzającej daną jednostką, lub sytuacji zaistniałej w więcej niż jednej spółce, celem skutecznego rozstrzygnięcia powinno być ono skierowane do nadrzędnej instancji w ramach grupy. Jednocześnie, przy zachowaniu określonych warunków brzegowych dotyczących przepływu informacji, w razie potrzeby przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, średnie spółki (zatrudniające od 50 do 249 pracowników) mają możliwość skorzystania z dedykowanych do tego celu zasobów grupowych. Komisja zaznaczyła także, że same kanały zgłoszeń mogą być obsługiwane przez zewnętrznego dostawcę, o ile spółka będzie odpowiedzialna na rozpatrywanie zgłoszonych naruszeń.

Czy spółka może/powinna wdrożyć system sygnalizacji dla innych grup interesariuszy?

Uzasadnieniem stanowiska Komisji był fakt, że o ile opcja zgłaszania nieprawidłowości bezpośrednio do dedykowanych struktur na poziomie grupy sprzyja poufności zgłoszenia oraz może wzmagać poczucie bezpieczeństwa sygnalisty (a mamy tu na myśli również m.in. byłych pracowników i kandydatów do pracy, wykonawców, dostawców, wolontariuszy, etc.), o tyle możliwość zgłoszenia nieprawidłowości na poziomie spółki macierzystej wydaje się być opcją bardziej przystępną sygnaliście oraz sposobem na osiągnięcie zwinności operacyjnej.

Co więcej, wytyczne dyrektywy mają być osadzone w prawie krajowym, które może je zaostrzać. Wewnętrzne procedury organizacyjne powinny oddawać ten poziom granulacji i jak zawsze zostać skutecznie i przystępnie zakomunikowane interesariuszom.