Dyrektywa w zakresie równości i jawności wynagrodzeń – co i kiedy przyniesie jej wdrożenie?

Unijne przepisy wprowadzające transparentność płacową to nie tylko formalna konieczność, ale przede wszystkim impuls do rewizji całej filozofii wynagradzania w polskich organizacjach.

Agnieszka Piątek, managerka w Crido

Foto: materiały prasowe

Doświadczenia płynące z innych krajów wskazują, że jawność płac nie tylko zmniejsza różnice między wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn, ale także buduje fundamenty zaufania w relacjach pracowniczych, co w konsekwencji ma wpływ na efektywność biznesową.

Jak wygląda proces implementacji dyrektywy o jawności płac i równości wynagrodzeń?

Polska ma obowiązek pełnego wdrożenia dyrektywy UE 2023/970 do 7 czerwca 2026 r. Część zakresu przewidzianego dyrektywą została objęta nowelizacją Kodeksu pracy, która wejdzie w życie 24 grudnia 2025 r. Koncentruje się ona jednak wyłącznie na jawności wynagrodzeń w ramach procesów rekrutacyjnych. W szerszym zakresie działania legislacyjne prowadzone są w ramach zespołu powołanego przy Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pracującego nad kompleksową implementacją obejmującą także równość płac.

Dla pracodawców kluczowe jest zrozumienie, że przygotowania do wdrożenia wymogów dyrektywy powinni rozpocząć znacznie wcześniej niż w czerwcu 2026 r. Już za rok kalendarzowy 2026 będą zobowiązani do raportowania różnic w wynagrodzeniach między płciami. Obowiązek ten powstanie w pierwszej kolejności dla podmiotów zatrudniających ponad 150 osób i będzie mieć wymiar coroczny (dla organizacji zatrudniających powyżej 250 pracowników), wobec pozostałych podmiotów obowiązek sprawozdawczy będzie występować raz na trzy lata.

Przekładając powyższe na konkretne działania w organizacji, warto podkreślić, że istnieje kilka obszarów, na które przepisy dyrektywy – a wtórnie także krajowe – będą mieć przełożenie. Aby mieć wiedzę, czy i w jakim stopniu dana organizacja jest gotowa na nowe regulacje, warto jest zweryfikować w szczególności sferę formalną (umowy o pracę, regulaminy wynagrodzeń, polityki benefitowe, regulaminy premiowe czy procedury rekrutacyjne) w świetle nowych reguł. Rezultatem ma być precyzyjna diagnoza stanu obecnego i identyfikacja obszarów do zmiany lub wdrożenia od podstaw.

Jakie nowe obowiązki dla pracodawców wynikają z dyrektywy?

Fundamentem przedsięwzięcia jest badanie luki wynagrodzeń, u podstaw której leży nie tylko analiza struktur wynagrodzeń w organizacji, ale także badanie różnicy między wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn. Dopuszczalny próg tzw. pay gap określony jest na poziomie 5 proc., niemniej jednak warto już na tym etapie zadbać o aspekt technologiczny i przygotowanie organizacji do obowiązku sprawozdawczego.

Drugą z najistotniejszych zmian jest odejście od dotychczasowej zasady traktowania wynagrodzeń jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Pracownicy zyskują prawo do informacji nie tylko o sposobie ustalania własnego wynagrodzenia i jego relacji do zarobków innych osób na tym samym poziomie zaszeregowania, ale także o średnich poziomach płac w podziale na płeć dla osób wykonujących taką samą lub równoważną pracę. Pracodawcy będą mieli dwa miesiące na udzielenie odpowiedzi na zapytania pracowników dotyczące ich oraz porównywalnych wynagrodzeń.

W procesie rekrutacji powstaje obowiązek publikowania w ogłoszeniach o pracę widełek płacowych – minimalnej i maksymalnej wysokości proponowanego wynagrodzenia początkowego. Choć część branż stosuje już tę praktykę dobrowolnie, przepisy uczynią ją powszechną i obligatoryjną. Kandydaci będą mogli ocenić ofertę przed rozpoczęciem rozmów, co eliminuje sytuacje, gdy ich oczekiwania finansowe od początku wykraczają poza możliwości pracodawcy. Tak jak wskazaliśmy powyżej, ten obowiązek dla pracodawców zmaterializuje się już wcześniej, za sprawą nowelizacji Kodeksu pracy, wchodzącej w życie w grudniu 2025 r.

Organizacje zatrudniające ponad 100 osób będą zobowiązane do regularnego raportowania różnic płacowych między kobietami i mężczyznami. Sprawozdania muszą obejmować dane wynagrodzeniowe z podziałem na kategorie pracowników, umożliwiając identyfikację obszarów wymagających interwencji.

Za naruszenie przepisów o jawności i równości wynagrodzeń przewidziano sankcje, które mogą być określone procentowo od obrotów przedsiębiorstwa lub całego budżetu wynagrodzeń. Dodatkową dolegliwością ma być wyłączenie podmiotu z potencjalnych postępowań przetargowych, co w wielu przypadkach może mieć bezpośrednie przełożenie na działalność operacyjną.

Warto również pamiętać, że dyrektywa wprowadza przeniesienie ciężaru dowodu w potencjalnych sporach dotyczących dyskryminacji w wynagradzaniu. Pracownik, który uzna, iż jego uprawnienia w tym zakresie zostały naruszone, będzie musiał wyłącznie przedstawić fakty, na podstawie których taki wniosek wysuwa, natomiast to pracodawca będzie zobowiązany do wykazania, iż do dyskryminacji nie doszło. Dodatkowo, jeżeli dojdzie do przyznania lub zasadzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia w tym zakresie, obejmie ono zarówno faktycznie poniesioną przez pracownika szkodę, jak i utracone korzyści. Wreszcie, dyrektywa jasno wskazuje, iż takie odszkodowanie nie powinno mieć ustawowej górnej granicy.

Dlatego również tak ważne jest odpowiednie przygotowanie organizacji na zmiany w transparentności i równości płac, zarówno z punktu widzenia samych zasad wynagradzania (udzielania podwyżek, dokonywania progresji), jak i formalnego, precyzyjnego ich uregulowania w dokumentacji prawno-pracowniczej.

Z jakimi największymi wyzwaniami wynikającymi z wejścia w życie dyrektywy będą musieli liczyć się pracodawcy?

Niezależnie od obszaru zmian w obszarze ludzkim największym wyzwaniem pozostaje czas. Kompleksowe przygotowanie do wymogów dyrektywy to proces wielomiesięczny, wymagający zaangażowania wielu działów – od HR przez dział prawny czy finansowy. Pracodawcy nie mogą pozwolić sobie na odkładanie działań na ostatnią chwilę, zwłaszcza że już za rok 2026 będą musieli przedstawić pierwsze raporty.

Zagadnienie raportowania luki płacowej pozostaje w nierozerwalnym powiązaniu z technologią. Przeprowadzenie rzetelnej analizy luk płacowych wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi informatycznych, ale także wypracowania przejrzystych kryteriów porównywania stanowisk. Dyrektywa wprowadza szeroką definicję wynagrodzenia – obejmuje ono płacę zasadniczą, premie, dodatki i inne świadczenia. Organizacje muszą stworzyć systemy pozwalające na agregację i analizę tych danych w wymaganych przekrojach.

Nie można zapominać o wymiarze kulturowym i komunikacyjnym. Przejście od kultury tajności płacowej do transparentności to rewolucja wymagająca starannie zaplanowanego procesu. Pracownicy, którzy dotychczas nie mieli dostępu do informacji o wynagrodzeniach kolegów, nagle otrzymują możliwość ich poznania. Managerowie liniowi, często nieprzygotowani na trudne rozmowy o różnicach w płacach, będą potrzebować wsparcia w obszarze komunikacji i zarządzania zmianą.

Ostatnim z wyzwań pozostanie gotowość organizacji na zmianę i bieżące udoskonalanie procesu. Jeśli analiza wykaże lukę płacową powyżej 5 proc., pracodawca musi podjąć konkretne kroki naprawcze. To może oznaczać podwyżki dla określonych grup pracowników, rewizję całej polityki wynagradzania, a nawet wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami załogi. Nie bez znaczenia pozostaje sposób odzwierciedlenia zagadnień w dokumentach wewnętrznych i utrwalenie zmiany sposobu funkcjonowania organizacji, a nie postrzeganie nadchodzących zmian jako jednorazowy projekt.

Skuteczne wdrożenie wymaga dwóch dodatkowych elementów. Po pierwsze – kampanii informacyjnych dostosowanych do różnych grup odbiorców. Po drugie – programów szkoleniowych nie tylko dla działów HR, ale przede wszystkim dla zarządów i managerów średniego szczebla, którzy w praktyce będą musieli funkcjonować w nowej rzeczywistości płacowej.

Organizacje, które traktują te wyzwania jako okazję do uporządkowania polityki wynagradzania i budowy kultury zaufania, mogą przekształcić prawny obowiązek w strategiczną przewagę.