Z ogólnie dostępnych danych wynika również, że efektywne komunikowanie do pracowników może podnieść wydajność firmy w różnych obszarach jej aktywności rynkowej, satysfakcji klienta, przychodów czy produkcji, nawet o 30–40 proc. Coraz więcej firm, także w Polsce, dostrzega taką zależność. Nie dotyczy to niestety części spółek kapitałowych, które wciąż nie przywiązują zbyt dużej wagi do komunikacji wewnętrznej, koncentrując się na wypełnianiu ustawowych obowiązków informacyjnych. To błąd. Spółka giełdowa musi informować o wszystkich posunięciach, wynikach i wydarzeniach także i przede wszystkim wewnątrz struktury, bo wszelkie nieścisłości i niespójności pomiędzy wewnętrznym i zewnętrznym przekazem będą prędzej czy później wykryte. Współpraca między poszczególnymi działami musi więc być bardzo silna.
Nikt nie jest samotną wyspą
W sytuacji, gdy oficjalna informacja na dany temat w ogóle nie wyjdzie od osób zarządzających, ewentualnie nie zostanie przekazana w odpowiedniej formie pracownikom, powstanie przestrzeń do spekulacji. Podobnie, jeśli nie przyzwyczaimy pracowników do tego, że są regularnie informowani o najważniejszych wydarzeniach z życia spółki, pojawią się dyskusje i plotki. Należy pamiętać, że plotka czy spekulacja też jest informacją – ale taką, nad którą jako firma nie mamy kontroli.
Czego potrzeba, by taką kontrolę zachować? Kluczowe są trzy elementy: wiarygodne źródło informacji, skuteczny jej przepływ między działami oraz dotrzymanie odpowiedniej kolejności i terminów komunikacji. Właściwie ustawione i wdrożone procedury sprawią, że wszyscy pracownicy (szczególnie od kadry menedżerskiej w górę), a w przypadku grupy kapitałowej – dodatkowo wszystkie przynależne spółki, będą miały wiedzę o tym, co się dzieje. Efektem tej wiedzy będą zsynchronizowane i spójne działania z zakresu relacji inwestorskich. Tak więc dobrze zbudowany i przemyślany system komunikacji wewnętrznej pozwala uzyskać wpływ na obieg informacji i zapobiec wizerunkowym kryzysom.
W RI zawsze wiedzą, co się dzieje
Pozostaje pytanie, jak efektywnie podzielić kompetencje, żeby uniknąć błędów komunikacji i wizerunkowych. Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w kontekście relacji inwestorskich wymaga działań na poziomie różnych obszarów. Po pierwsze, na poziomie struktury i umiejscowienia sekcji RI w spółce, co w gruncie rzeczy sprowadza się do stworzenia odpowiednich procedur komunikacyjnych, czyli określenia kierunków, kanałów, terminów, narzędzi i przedmiotu komunikacji. W idealnym modelu do struktur relacji inwestorskich spółki powinny raportować wszystkie kluczowe sekcje z zarządem na czele. Po drugie, na poziomie jakości komunikacji, gdzie dbamy o treść, wartość merytoryczną, czyli m.in. wiedzę (szkolenia), a także dialog z pracownikami, których chcemy zaangażować w budowanie komunikatu o spółce. Kwestią podstawową pozostaje także precyzyjny harmonogram, który reguluje, integruje i określa najważniejsze działania RI podejmowane w spółce i grupie. Kluczem jest tu zrozumienie, że wszystkie wewnętrzne i zewnętrzne działania spółki przekładają się na relacje inwestorskie, a co za tym idzie – na jej wizerunek na rynku kapitałowym i kurs notowanych na nim walorów.
