Prowadzenie firmy online? To możliwe!

W ostatnich miesiącach wielu przedsiębiorców przekonało się, że prowadzenie firmy bez wizyt w urzędach i spotkań z klientami jest możliwe.

Większość spraw można załatwić, wykorzystując dostępne rozwiązania cyfrowe, z których część funkcjonowała już od pewnego czasu, a inne zostały wprowadzone w ramach kolejnych tarcz antykryzysowych.

Oświadczenie woli w formie elektronicznej

W polskim prawie obowiązuje zasada swobody formy oświadczeń woli. Oznacza to, że oświadczenie woli może być wyrażone przez każde zachowanie się osoby, które w sposób dostateczny ujawnia jej wolę. Powyższa zasada dotyczy również wyrażenia woli w formie elektronicznej (m.in. przy użyciu poczty elektronicznej lub internetu). Przyjmuje się, że oświadczenie w formie elektronicznej jest złożone z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby adresat mógł zapoznać się z jego treścią. W przypadku poczty elektronicznej będzie to moment zapisania wiadomości na serwerze adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jej treścią.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Karolina Łasowska, radca prawny, associate, Squire Patton Boggs

materiały prasowe

To rozwiązanie, które pozwala zdalnie podpisywać dokumenty. Zgodnie z prawem opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną jak złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie papierowym. Aktualnie jest on coraz częściej stosowany przy podpisywaniu umów handlowych, dokumentacji transakcyjnej czy składaniu różnego rodzaju oświadczeń.

Kwalifikowany podpis elektroniczny określany jest jako bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podpis ten to ciąg znaków stanowiących klucz prywatny użytkownika, posiadający certyfikat, który umożliwia ustalenie tożsamości osoby składającej podpis. Osoba posługująca się podpisem elektronicznym podpisuje dokument swoim kluczem prywatnym, dołącza do niego swój kwalifikowany certyfikat i wysyła dokument do odbiorcy. Po otrzymaniu dokumentu odbiorca ustala – na podstawie certyfikatu – kto jest autorem dokumentu i weryfikuje, czy w dokumencie nie dokonywano zmian.

Podpis ten może zostać wydany wyłącznie przez uprawnione do tego podmioty spełniające określone kryteria i posiadające odpowiednie certyfikaty. Listę polskich dostawców usług zaufania, w tym dostawców podpisów kwalifikowanych, prowadzi NBP w ramach Narodowego Centrum Certyfikacji.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne wydane przez polskich dostawców są równoznaczne z podpisami kwalifikowanymi wydanymi w innych krajach Unii Europejskiej i vice versa, co oznacza, że mogą być stosowane także w relacjach z podmiotami i urzędami w ramach UE.

Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany m.in. przy zawieraniu umów handlowych (zwłaszcza tych na odległość), do podpisywania wszelkich innych dokumentów, które po podpisaniu mogą zostać przesłane kontrahentowi lub urzędowi, a także do załatwiania różnego rodzaju spraw urzędowych, podpisywania dokumentów finansowych, czy też dokonywania wymaganych prawem zawiadomień, np. zawiadomienia o beneficjentach rzeczywistych spółki.

Kwalifikowany podpis elektroniczny nadal nie zastąpi odręcznego podpisu w ramach czynności wymagających formy szczególnej, takich jak np. akt notarialny.

Profil zaufany – ePUAP

Bezpłatną alternatywą dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest profil zaufany, wykorzystywany głównie do kontaktu z administracją publiczną i załatwiania spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu. Profil zaufany to Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, zwana w skrócie ePUAP, udostępniająca usługi administracji publicznej przez internet. Osoba posiadająca profil zaufany może podpisywać pisma, formularze czy inne zgłoszenia kierowane drogą elektroniczną do urzędów administracji publicznej (nie jest jednak możliwe podpisywanie umów i innych podobnych dokumentów). Profil zaufany jest ważny przez trzy lata i po tym okresie wygasa. Nie ma jednak problemu, aby przedłużyć ważność profilu zaufanego lub ponownie go założyć.

Jednym z wymogów założenia profilu zaufanego ePUAP jest posiadanie przez wnioskodawcę numeru identyfikacyjnego PESEL. Niemający go obcokrajowcy przed przystąpieniem do założenia profilu zaufanego będą zobowiązani uzyskać PESEL. Kolejne wymogi to posiadanie konta bankowego w systemie bankowości elektronicznej bądź konieczność udania się do odpowiedniego punktu potwierdzającego. Dla tych, którzy ich nie spełniają, alternatywą może być tymczasowy profil zaufany. Można założyć go na portalu ePUAP bez konieczności wychodzenia z domu, potwierdzając swoją tożsamość podczas wideorozmowy z urzędnikiem. Można korzystać z niego maksymalnie przez trzy miesiące.

Elektroniczne ułatwienia w funkcjonowaniu spółek prawa handlowego

Środki komunikacji elektronicznej są wykorzystywane również przy odbywaniu i podejmowaniu uchwał na zgromadzeniach wspólników spółek. Specustawa w sprawie Covid-19 umożliwiła uczestnictwo poprzez wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej zawsze, o ile umowa spółki nie zawiera odrębnych postanowień. W tym celu rada nadzorcza, a w razie jej braku wspólnicy spółki, jest zobowiązana przyjąć w drodze pisemnej uchwały regulamin, który szczegółowo określi zasady uczestnictwa w zgromadzeniu zwołanym w tym trybie. Zastosowanie powyższej procedury nie zwalnia jednak spółki z obowiązku sporządzenia protokołu ze zgromadzenia.

Ponadto specustawa Covid-19 wprowadziła możliwość uczestnictwa w posiedzeniach zarządu lub rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zatem uchwały organów spółki mogą zostać podjęte zdalnie przy wykorzystaniu różnego rodzaju komunikatorów elektronicznych.