Plany na razie krótkoterminowe

Choć najemcy w Polsce mocniej obawiają się skutków kryzysu niż ci z zachodu Europy, to ci drudzy deklarują znacznie większą potrzebę zamiany biur na tańsze.

Dokąd zmierza rynek biurowy po lockdownie, ale wciąż w trakcie pandemii? Nad odpowiedzią głowią się wszyscy uczestnicy rynku na całym świecie: deweloperzy, właściciele budynków, zarządcy, najemcy czy inwestorzy lokujący w nieruchomości. W prognozowaniu trendów pomagają badania, takie jak przeprowadzone właśnie przez firmę Knight Frank w Europie. Wnioski z ankiet skierowanych do najemców publikujemy jako pierwsi.

Eksperci przepytali 225 firm w Europie, działających w 927 biurach.

– Wyniki pokazują potrzebę zmiany w strategii środowiska pracy. Najemcy są optymistyczni, oceniając skutki kryzysu, zakładają, że nie będą one długotrwale dotkliwe. Równocześnie zdają sobie sprawę, że nowe biura będą się znacząco różnić od przedcovidowych – mówi Marta Badura, dyrektor w dziale doradztwa strategicznego w regionie EMEA w Knight Frank. – Oczywiście nikt nie jest w stanie powiedzieć z całkowitą pewnością, jak będą wyglądały biura przyszłości. Jednak pewne widoczne trendy stawiające na elastyczność biznesu – w zakresie nieruchomości, technologii i stylu pracy – zwiększają spokój ducha najemców i komfort ich pracowników, więc można założyć, że zostaną z nami na dłużej – dodaje.

Zdecydowane działania

Uwagę zwracają różnice w wynikach ankiet, jeśli chodzi o polskich respondentów i dane zagregowane.

Polscy najemcy bardziej obawiają się negatywnych skutków pandemii dla ich działalności w krótkim terminie (6–12 miesięcy), ale są bardziej optymistyczni, jeśli chodzi o efekty w dłuższym terminie. W tym pierwszym przypadku odpowiedzi „bardzo istotnie negatywny wpływ" i „znacząco negatywny" to odpowiednio 23 i 33 proc., podczas gdy ogólny wynik badań to 14 i 45 proc. Jeśli chodzi o długofalowe skutki, odpowiedzi w Polsce to 3 i 20 proc. wobec 2 i 29 proc.

Różnice wyłaniają się także, jeśli chodzi o doraźnie działania podjęte w związku z pandemią.

– Polscy najemcy bardziej niż zachodnie firmy skupili się na wdrożeniu działań zabezpieczających zdrowie pracowników, takich jak częstsze czyszczenie biura, ograniczenie liczby pracowników w budynku i praca zmianowa czy ograniczenia w korzystaniu z powierzchni wspólnych – wylicza Marta Badura.

Wprowadzenie własnych procedur wykraczających poza przepisy zdeklarowało 80 proc. respondentów w Polsce, podczas gdy ogólnoeuropejski wynik to 54 proc. Dogłębne oczyszczenie biura to odpowiednio 97 i 76 proc. Praca zmianowa lub rotacja personelu – 77 i 59 proc., a zdystansowanie społeczne – 100 i 85 proc.

Kupowanie czasu

Jeśli chodzi o przyszłość, tylko 10 proc. respondentów w Polsce zadeklarowało, że będzie potrzebować mniej miejsca, podczas gdy ogólny odsetek odpowiedzi to 40 proc. Za tańszą lokalizacją będzie się rozglądać 3 proc. ankietowanych wobec 8 proc. w skali Europy. Aż 80 proc. najemców w Polsce ma się zastanowić, jak ludzie mogliby pracować bliżej domów, a ogólny odsetek takich odpowiedzi w ankietach to 29 proc.

Marta Badura zwraca jednak uwagę, że na razie najemcy w Polsce są bardzo ostrożni w podejmowaniu decyzji.

– Część firm decyduje się na przedłużenie obecnych kontraktów na rok, dwa lata, aby kupić czas na podjęcie bardziej wiążących decyzji. Niektórzy najemcy korzystają także z opcji podnajmu części powierzchni, czy też decydują się na rozwiązania niewiążące długoterminową umową, jak coworki i biura serwisowane. Te rozwiązania są raczej traktowane jako krótkoterminowe – mówi ekspertka. Jej zdaniem długofalowe zmiany będą polegać na położeniu większego nacisku najemców na zdrowie fizyczne i psychiczne pracowników: żeby ludzie chcieli wrócić do biur, muszą się tam czuć bezpiecznie.

Eksperci Knight Frank zakładają również wzrost liczby metrów kwadratowych na pracownika: mniejsza gęstość ma pozwolić zachować bezpieczny dystans. To może wpłynąć na podniesienie komfortu i jakości biur. Najemcy mogą też korzystać z opcji zwiększających elastyczność w przypadku ryzyka kolejnej kwarantanny, jak możliwość wykorzystania biur serwisowanych czy małych biur satelitarnych.

A co z pracą zdalną?

– Wielu pracowników doceniło jej zalety w czasie pandemii – jak brak konieczności dojazdu do biura, możliwość pracy w skupieniu – i nie chce wracać do biur na 100 proc. Firmy zauważają wysoką produktywność indywidualną w takim trybie pracy, ale też spadek przepływu informacji np. między działami. Dla firm oznacza to konieczność rozwoju kompetencji cyfrowych pracowników i technologii wykorzystywanych w biurze. Także zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga nowych kompetencji oraz narzędzi – podsumowuje Marta Badura.