Zarządzanie relacjami ze związkami zawodowymi

Robert Stępień partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global.

materiały prasowe

Zapewnienie zgodności z prawem i gospodarności w relacjach związkowych obowiązkiem pracodawcy

Pracodawca, a w szczególności menedżer odpowiedzialny za zarządzanie relacjami ze związkami zawodowymi ma nie tylko prawo, ale wręcz obowiązek zapewnienia zgodności z prawem i transparentności w tych relacjach. Sprowadza się to przede wszystkim do prewencji rozumianej jako wyznaczenie ram funkcjonowania organizacji związkowych w oparciu o obowiązujące przepisy oraz pilnowanie, aby te ramy nie były przekraczane. Jeżeli dochodzi do naruszeń czy nadużyć, pracodawca ma prawo i obowiązek wyciągać konsekwencje. Nie stoi temu na przeszkodzie samorządność i niezależność organizacji związkowych ani ochrona zatrudnienia przysługująca przedstawicielom związkowym. Związki zawodowe i ich przedstawiciele nie stoją bowiem ponad prawem, a działania podejmowane z naruszeniem prawa nie korzystają z ochrony.

Michał Bodziony prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global.

materiały prasowe

Co jest kluczowe z perspektywy efektywnego zarządzenia relacjami ze związkami zawodowymi?

Kluczowe jest spojrzenie na zarządzanie relacjami związkowymi z perspektywy compliance oraz zasady gospodarności i odpowiedzialności z tym związanej ciążącej na osobach zarządzających przedsiębiorstwem. O ile takie spojrzenie jest naturalne w przypadku szeregu obszarów działalności pracodawcy (przedsiębiorcy), o tyle w przypadku relacji związkowych wciąż nie jest to oczywistością. A powinno być. Takie podejście jest nie tylko prawem, ale obowiązkiem każdej osoby zarządzającej przedsiębiorstwem i odpowiedzialnej za zarządzanie relacjami związkowymi.

Relacje związkowe to obszar, który generuje po stronie pracodawcy (przedsiębiorcy) zarówno określone koszty (np. pomieszczenia i urządzenia przekazywane związkom; płatne zwolnienia od pracy dla działaczy związkowych czy inne formy wspierania działalności związkowej w zakładzie pracy), jak i potencjalne zagrożenia i odpowiedzialność (np. ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, przetwarzanie danych osobowych pracowników). Zarządzający nie powinni pozwalać na to, aby funkcjonowanie organizacji związkowych generowało nadmierne czy nieuzasadnione koszty, jak również aby dochodziło do naruszania prawa po stronie organizacji związkowych. Jeżeli tak się dzieje, zarządzający mają obowiązek reagować. Co więcej, powinni również stosować prewencję i podjąć działania zmierzające do zapobiegania tego typu sytuacjom.

Przekładając powyższe na praktykę zarządzania relacjami ze związkami zawodowymi, sprowadza się to, po pierwsze, do wymagania od organizacji związkowych, aby ich działalność w zakładzie pracy była prowadzona w sposób zgodny z przepisami prawa, w tym postanowieniami statutu czy innych wewnętrznych regulacji związkowych oraz wewnętrznymi zasadami obowiązującymi u pracodawcy.

Po drugie, zarządzanie tymi relacjami powinno odbywać się w sposób przejrzysty i transparentny, oficjalnymi kanałami komunikacji. Wszelkie wątpliwości czy nieprawidłowości powinny być na bieżąco wyjaśniane z organizacjami związkowymi.

A jak ma się do tego samorządność i niezależność organizacji związkowych?

Samorządność i niezależność organizacji związkowych w żadnym razie nie stoi temu na przeszkodzie. Pytanie jest jednak bardzo trafne, ponieważ ta „samorządność" i „niezależność" bywa często błędnie rozumiana. Doprecyzujmy zatem. „Samorządność" organizacji związkowych oznacza, że mogą one w sposób samorządny kształtować zasady własnego funkcjonowania, w tym statut i inne wewnętrzne regulacje, dotyczące w szczególności przyjmowania członków, reprezentacji, praw i obowiązków członków itd. „Niezależność" oznacza z kolei, że organizacja związkowa może ustalać sobie te zasady w sposób niezależny od pracodawcy oraz innych podmiotów. Jeżeli jednak organizacja związkowa w określony sposób ureguluje sobie te zasady (czy to w statucie, czy w innym akcie wewnętrznym), ma obowiązek ich przestrzegać. Samorządność i niezależność w żadnym razie nie dają prawa do niestosowania się do tych zasad. W przeciwnym razie ich ustalenie nie miałoby bowiem żadnego sensu.

Jak reagować, gdy po stronie organizacji związkowych dochodzi do nadużyć?

Przede wszystkim pracodawca nie powinien przechodzić obok takich nadużyć w sposób obojętny, obawiając się zarzutu nieuzasadnionej ingerencji w samorządność czy niezależność związkową lub wręcz utrudniania działalności związkowej. Nie jest utrudnianiem działalności związkowej podejmowanie przez pracodawcę działań zmierzających do tego, aby ta działalność była prowadzona w sposób zgodny z prawem. Organizacje związkowe nie stoją bowiem ponad prawem i mają obowiązek stosowania się do obowiązujących przepisów, w tym tych, które same ustanowiły.

Przepisy wyznaczają w sposób dość konkretny ramy funkcjonowania organizacji związkowej w zakładzie pracy. Te ramy można doprecyzować, w szczególności w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą a działającą u niego organizacją związkową. Rolą pracodawcy, a konkretnie menedżera odpowiedzialnego za zarządzanie relacjami ze związkami zawodowymi, jest dbałość o to, aby te relacje mieściły się w tak wyznaczonych ramach. W myśl zasady, aby starać się przede wszystkim budować te relacje w sposób konstruktywny, realizując ciążący na pracodawcy obowiązek współdziałania z organizacjami związkowymi oraz stwarzania organizacjom związkowym warunków do swobodnego prowadzenia działalności. Jeżeli natomiast sposób postępowania przedstawicieli organizacji związkowych wykracza poza tak wyznaczone ramy (tj. dochodzi do nadużyć czy naruszania prawa), pracodawca ma obowiązek reagować i dążyć do tego, aby przywrócić te relacje na właściwy tor.

A co w sytuacji, gdy przedstawiciel związku zawodowego nie zamierza się dostosować?

Jeżeli pracodawca kolejny raz zwraca uwagę, a nadużycia czy naruszenia są kontynuowane przez przedstawiciela związku zawodowego, pracodawca ma prawo wyciągnąć konsekwencje wobec takiej osoby.

Najczęściej przedstawiciel związku zawodowego jest jednocześnie pracownikiem pracodawcy, u którego ten związek zawodowy działa. W takim przypadku ciążą na nim wszystkie obowiązki pracownicze, tak samo jak na każdym innym pracowniku (za wyjątkiem obowiązku świadczenia pracy, o ile taki pracownik jest z tego obowiązku zwolniony). Pracodawca może zatem wyciągać konsekwencje wobec takiego pracownika w ramach odpowiedzialności dyscyplinarnej, do rozwiązania umowy o pracę włącznie.

Jeżeli natomiast przedstawiciel organizacji związkowej nie jest zatrudniony u danego pracodawcy objętego jej działaniem (co ma miejsce w przypadku międzyzakładowych organizacji związkowych obejmujących swoim działaniem więcej niż jednego pracodawcę), pozostaje ścieżka cywilnoprawna w celu wyciągnięcia odpowiedzialności wobec takiej osoby.

A jak się ma do tego ochrona zatrudnienia przysługująca takiej osobie?

Ochrona zatrudnienia przysługująca pracownikom pełniącym funkcje związkowe nie ma charakteru absolutnego. Ma chronić takie osoby przed potencjalnymi szykanami ze strony pracodawcy wynikającymi z faktu podejmowania przez nie aktywności związkowej w interesie pracowników, co niejednokrotnie stoi w kolizji z interesami pracodawcy. Nie stawia ich natomiast ponad prawem, nie usprawiedliwia naruszania obowiązków pracowniczych, a tym bardziej nie stanowi gwarancji zatrudnienia. Jest to zgodne z zasadą niedyskryminacji pracowników ze względu na przynależność związkową – pracodawca nie może dyskryminować pracowników należących do związku, ale ta przynależność nie może też prowadzić do ich uprzywilejowania, bo wówczas dyskryminowani byliby pracownicy pozostający poza związkiem.

Istotne jest rozróżnienie pomiędzy sferą relacji związkowych (pomiędzy pracodawcą i organizacją związkową oraz jej przedstawicielami) oraz sferą relacji pracowniczych (pomiędzy pracodawcą i pracownikami). Ochrona związkowa dotyczy działań podejmowanych przez pracownika-przedstawiciela związkowego w tej pierwszej sferze. Naruszenie obowiązków pracowniczych dotyczy natomiast tej drugiej sfery.

Ochrona zatrudnienia nie powinna przysługiwać w przypadkach, w których pracownik-przedstawiciel związku zawodowego dopuszcza się ciężkiego naruszenia swoich obowiązków pracowniczych. Znalazło to potwierdzenie w bogatym orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz sądów powszechnych. I nie chodzi tutaj tylko o tak oczywiste naruszenia, jak spożywanie alkoholu w miejscu pracy czy pobicie współpracownika, które zwykle są wskazywane jako te uzasadniające odmowę przyznania ochrony zatrudnienia. Istnieje szereg innych przykładów naruszeń, które są znacznie bardziej dolegliwe dla pracodawcy i tym bardziej przemawiają przeciwko przyznaniu ochrony zatrudnienia – ujawnianie tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszanie zasad przetwarzania danych osobowych pracowników, fałszowanie dokumentów czy szkalowanie dobrego imienia pracodawcy w mediach społecznościowych.

Ochrona związkowa nie powinna przysługiwać również w przypadkach, w których przedstawiciel związku zawodowego nie przejawia żadnej aktywności związkowej albo w których cała organizacja związkowa nie podejmuje jakiejkolwiek działalności w interesie pracowników, a jest tworzona wyłącznie w celu ochrony indywidualnego interesu konkretnej osoby. Nierzadkie są sytuacje, gdzie pracownik tworzy organizację związkową po tym, jak dowiedział się o podjęciu przez pracodawcę decyzji o rozwiązaniu z nim umowy o pracę albo po tym, jak umowa została mu wypowiedziana. Takie działanie ewidentnie jest nadużyciem, szczególnie jeżeli taka organizacja związkowa nie przejawia żadnej aktywności w interesie pracowników.

W jakich obszarach najczęściej dochodzi do nadużyć?

W praktyce stosunkowo często spotykamy się z naruszeniami prawa czy nadużyciami po stronie organizacji związkowych. Jest to często wynikiem utartej, wieloletniej praktyki, aprobowanej przez pracodawców. Dotyczy to w szczególności prawidłowości wyboru władz związków zawodowych, zasad reprezentacji, deklarowanej liczebności organizacji związkowej, zasad korzystania ze zwolnienia od pracy (tzw. godzin związkowych), podejmowania decyzji o świadczeniach z funduszu socjalnego czy kwestii związanych z ochroną i bezpieczeństwem informacji.

Organizacje związkowe mają tendencje do zawyżania deklarowanej liczby członków, co w połączeniu z utajnieniem członkostwa konkretnych osób pozwala im na korzystanie z szerszych uprawnień czy przywilejów. Pracodawca dysponuje jednak skutecznym narzędziem pozwalającym na weryfikację liczby członków organizacji związkowej – może złożyć zastrzeżenie do liczby członków deklarowanej przez związek, który ma wówczas obowiązek wystąpić o ustalenie tej liczby przez sąd (o ile chce zachować swoje uprawnienia). Mechanizm jest skuteczny i warto z niego korzystać.

Kolejny istotny obszar to zasady reprezentacji organizacji związkowej – pracodawca ma prawo wiedzieć, z kim współpracuje i komu przekazuje informacje i dokumenty dotyczące zakładu pracy i pracowników. Związek zawodowy ma natomiast obowiązek stosowania się do zasad reprezentacji określonym w jego statucie oraz wykazania pracodawcy, że konkretne osoby są uprawnione do działania w jego imieniu. Nie jest to wewnętrzna sprawa związku, ale kwestia o wybitnie zewnętrznym charakterze, która dotyczy relacji z pracodawcą i którą pracodawca ma prawo weryfikować.

Związek zawodowy ma prawo żądać od pracodawcy informacji, które są mu niezbędne do prowadzenia działalności związkowej. I tylko takich. Dlatego związek powinien wykazać, czy i do czego konkretne informacje są mu niezbędne. W przeciwnym razie pracodawca nie będzie miał obowiązku ich przekazania. Jeżeli te informacje są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa pracodawcy, przedstawiciele związku zawodowego nie mają prawa ujawniać ich dalej (np. w ramach struktur regionalnych związku czy pozostałym członkom związku), a tym bardziej publikować. Pracodawca ma prawo oczekiwać dodatkowego zabezpieczenia takich informacji poprzez zawarcie umowy o poufności.

Przedstawiciele związku zawodowego mają prawo uczestniczyć w podejmowaniu decyzji o przyznawaniu świadczeń z funduszu socjalnego. Jednak wyłącznie w takich przypadkach, w których dotyczy to członków organizacji związkowej lub osób, które zwróciły się do niej z wnioskiem o reprezentowanie ich interesów (zgodnie z ogólną zasadą reprezentowania pracowników przez związek w sprawach indywidualnych). Nie dotyczy to natomiast pracowników niezrzeszonych w związku – prowadziłoby to do nieuzasadnionego przetwarzania przez związek danych osobowych o sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej tych pracowników.

Powyżej wymieniliśmy tylko przykładowe obszary istotne z punktu widzenia zapewnienia „compliance" w relacjach związkowych. W praktyce jest ich znacznie więcej. W każdym przypadku pracodawca powinien kierować się zasadami zgodności z prawem i gospodarności.