Zewnętrzne wsparcie jest też naszą szansą

Z Markiem Rakowiczem, prezesem Zarządu Miejskiego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Wrocław, rozmawia Tomasz Miarecki

Dlaczego zdecydowali się Państwo na outsourcing IT?

MPEC Wrocław SA funkcjonuje na trudnym rynku ciepłowniczym. Jedynie w obiegowej opinii ma na nim niezagrożoną - wręcz monopolistyczną - pozycję. W rzeczywistości nasi klienci mogą korzystać z alternatywnych źródeł ogrzewania. Spółka, aby była atrakcyjna, musi dbać o jakość świadczonych usług i zwiększanie ich zakresu. Nasza firma, jako jedyna z branży ciepłowniczej, jest spółką giełdową, dlatego równie ważne jak oczekiwania klientów są preferencje akcjonariuszy zainteresowanych naszymi wynikami. Godzenie tych, z pozoru sprzecznych racji, wymaga od nas aktywności i sięgania do najnowocześniejszych rozwiązań organizacyjnych, takich jak zarządzanie procesowe.

Prostą konsekwencją realizowanej strategii była decyzja o outsourcingu IT. W sytuacji gdy zarządzamy ogromną bazą danych związanych z kompleksową obsługą klientów, realizujemy wieloletni, wielosetmilionowy program inwestycyjny oraz uczestniczymy w konsolidacji branży. Nie możemy sobie pozwolić na najmniejsze błędy. Spółka musi być wspierana przez profesjonalne IT. Outsourcing umożliwia nam skoncentrowanie aktywności na rozwoju biznesowym, związanym z naszą działalnością podstawową w branży ciepłowniczej. Jednocześnie nie ukrywam, że oczekujemy dodatkowych korzyści, płynących z powiązania nowoczesnych systemów organizacyjnych z technologią informatyczną.

Jak udało się w MPEC pokonać wewnętrzne opory przed outsourcingiem?

Pewien opór przed zmianami w organizacji spółki jest naturalny i zrozumiały. Dlatego podstawowe znaczenie miała edukacja, którą rozpoczęliśmy z odpowiednim wyprzedzeniem. To ona wyzwoliła świadomość, że przyszłość należy do tych, którzy potrafią zaadaptować się do nowych warunków. Drugim problemem był komfort psychiczny pracowników. Merytoryczne argumenty pozwoliły im zrozumieć, że decyzja o outsourcingu nie jest pochodną kwestionowania ich kwalifikacji. Wręcz przeciwnie, znajdując zatrudnienie u nowego pracodawcy, o uznanej w branży pozycji, mają znacznie większe możliwości rozwoju i awansu zawodowego. Fakt, że outsourcing został przeprowadzony z sukcesem, stanowi pozytywną weryfikację polityki i kompetencji zarządu spółki. Niebagatelne znaczenie dla powodzenia operacji miały wcześniejsze pozytywne doświadczenia i efekty outsourcingu w innych sferach działalności MPEC.

Jakie obszary działalności MPEC zostały już oddane w outsourcing i czy mają Państwo dalsze plany w tym zakresie?

Obecnie stosujemy outsourcing IT w następującym zakresie: zapewnienia funkcjonalności aplikacji informatycznych, usług centrum obliczeniowego, polegających na bezpiecznym oraz efektywnym przechowywaniu i przetwarzaniu informacji, organizacji stanowisk informatycznych oraz innych elementów infrastruktury, usług wsparcia dla użytkownika końcowego, serwisu i konserwacji elementów infrastruktury informatycznej, wsparcia wydruków masowych.

MPEC już wcześniej przekazało część swych funkcji firmom zewnętrznym w takich dziedzinach, jak: eksploatacja węzłów ciepłowniczych, odczyty ciepłomierzy, gospodarka materiałowa, windykacja należności, obsługa prawna, usługi transportowe, ochrona mienia, utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych.

Nasza spółka nie zamierza poprzestać na przekazaniu jedynie wymienionych funkcji firmom zewnętrznym. Outsourcing w innych dziedzinach działalności będzie możliwy, gdy obiektywne uwarunkowania uzasadnią takie przedsięwzięcie.

W jakim stopniu outsourcing IT, realizowany przez ComputerLand, współtworzy kompleksową strategię rozwoju Waszej firmy?

Outsourcing wprowadzaliśmy z myślą o akcjonariuszach, jako kolejny etap realizacji strategii nakierowanej na wzrost wartości spółki. Poza tym nasza strategia zakłada wzmocnienie pozycji spółki na rynku wrocławskim, a także aktywny udział w procesach prywatyzacyjnych branży. W obu przypadkach konieczne jest odpowiednie zaplecze informatyczne, a także sprawna integracja wszystkich funkcji i procesów. Spełnienie tych warunków gwarantuje nam partnerstwo z firmą ComputerLand, która już ma doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć.

Dotychczasowe efekty naszej partnerskiej współpracy z ComputerLandem pomyślnie rokują koncepcji współtworzenia spółki świadczącej usługi IT dla przedsiębiorstw z branży ciepłowniczej. Rzecz jasna usługi te w pierwszej kolejności byłyby świadczone dla MPEC i spółek kapitałowo z nami powiązanych.

Dlaczego wybrali Państwo ComputerLand do realizacji outsourcingu IT?

Firma do świadczenia usług IT została wybrana w drodze dwuetapowego przetargu, prowadzonego tak, aby w efekcie wybrać obiektywnie najlepszego partnera. Zasadniczymi, poza ceną, kryteriami, jakimi kierowaliśmy się przy wyborze, były: dobra kondycja finansowa, umożliwiająca realizację dostaw o dużej wartości, odpowiednie zaplecze techniczne i organizacyjne, umożliwiające realizację przedsięwzięcia, gwarancje ze strony dostawców aplikacji dla branży ciepłowniczej, a także wola długofalowej współpracy biznesowej przy świadczeniu usług outsourcingowych w sferze komunalnej, energetycznej i teleinformatycznej. W efekcie wybraliśmy ComputerLand, z którą to firmą współpracujemy od 1994 roku. Jej ugruntowana pozycja na rynku gwarantuje naszej spółce konieczne wsparcie techniczne w fazie wdrażania zintegrowanego systemu oraz jego późniejszej eksploatacji.

Jakie elementy są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu przedsięwzięcia outsourcingowego?

Outsourcing nie jest celem samym w sobie, ale środkiem, który służy nadrzędnej wartości - usprawnieniu funkcjonowania organizacji. Dla MPEC Wrocław kluczowe znaczenie ma sprawność dwóch procesów biznesowych: zaopatrzenie w ciepło oraz kształtowanie wartości spółki. Niemniej ważne jest precyzyjne określenie potrzeb i planowanych efektów przedsięwzięcia outsourcingowego, czyli zdefiniowanie szczegółowych celów biznesowych.

Właśnie zakładane cele biznesowe warunkują strukturę kontraktu. Podstawowe znaczenie ma właściwe wyspecyfikowanie potrzeb, aby partnerzy realizowali te same cele. Gwarancją powodzenia przedsięwzięcia jest wybór kompetentnej firmy specjalistycznej, która nie tylko pomoże wskazać najefektywniejsze rozwiązania, ale również rozumie indywidualny charakter spółki i jej szczegółowe potrzeby. Codzienna praktyka wykazuje, jak ważne jest zamieszczenie w kontrakcie zapisów określających standardowe procedury działania i świadczenia usług oraz mechanizmy rozstrzygania sporów.

Czy usługi outsourcingowe wpłynęły na sytuację finansową spółki i na jej sprawność działania?

Na obecnym etapie wdrażania usług outsourcingowych trudno pokusić się o w pełni miarodajne podsumowanie. Należy pamiętać, że stosowne umowy podpisywane są na wiele lat. Z doświadczeń krajów, które ten typ usług stosują od dawna, wynika, że najkosztowniejsze są trzy pierwsze lata. Realne oszczędności uzyskiwane są w miarę realizacji programu.

Rzecz jasna jeszcze korzystniejszy efekt osiągany jest w przypadku, gdy outsourcing dotyczy większej liczby podmiotów, niekoniecznie z jednej grupy kapitałowej. To założenie jest podstawą planowanego wspólnie z ComputerLandem przedsięwzięcia i oferty kierowanej do spółek z branży energetycznej i komunalnej. Jeżeli chodzi o sprawność działania, to korzyści są już widoczne zarówno w szybkości uzyskiwania informacji wspomagających zarządzanie, jak i poprawie jakości obsługi sprzętu informatycznego.

Bezdyskusyjne są również korzyści wynikające z powierzenia podmiotom zewnętrznym wspomnianych wcześniej funkcji. Niektóre z nich stały się już powszechnie obowiązującym standardem. Właśnie te doświadczenia, które są nie tylko naszym udziałem, dobitnie wykazują, że stosowanie usług outsourcingowych jest korzystne i będzie rozwijane w różnych branżach.

Dziękuję za rozmowę.