Nowe technologie w redukcji kosztów

Płocka spółka optymalizuje koszty związane z zakupami. Pierwszy etap operacji ma przynieść ok. 100 mln oszczędności w skali roku. Ważną rolę odgrywa w niej, zgodny z najnowszymi standardami, system negocjacji elektronicznych.

Od 2003 roku koncern realizuje Kompleksowy Program Redukcji Kosztów Operacyjnych. Projekt wprawdzie kończy się w tym roku, ale nie oznacza to ustania w wysiłkach, bowiem zarząd firmy przygotował już kolejny program w tym zakresie - OPTIMA na lata 2006-2009 obejmuje również spółki Grupy Kapitałowej.

Delegacje pod lupą

Bardzo ważny aspekt programów kosztowych stanowią koszty zakupów zewnętrznych. Spółka zdecydowała się monitorować nie tylko to, co kupuje, ale też, jak tego dokonuje.

W czerwcu koncern zakończył fazę analiz i segmentacji wydatków. W tym czasie dokonano przeglądu wszystkich wydatków zewnętrznych. - Pierwsze oszczędności uzyskaliśmy dzięki optymalizacji kosztów usług logistycznych, podróży służbowych pracowników (przeloty i noclegi), materiałów i usług IT oraz zaopatrzenia w komponenty do produkcji - powiedział Rafał Kapler, dyrektor biura zakupów. Widoczne są już pierwsze efekty. Optymalizacja cen i ograniczenie wydatków tylko w tych dziedzinach przyniosło oszczędności na rocznym poziomie ponad 40 mln zł. Ogólnie, w pierwszej fazie operacji, minimalizacja kosztów skupia się przede wszystkim na zakupach wyposażenia, surowców, samochodów oraz usług logistycznych, IT i telekomunikacyjnych. Na tym nie koniec. Kolejne na liście są usługi wszelkiego typu - od sprzątania do utrzymania ruchu oraz pozostałe zakupy materiałowe. Orlen zamierza zacząć przyglądać się im dokładnie już od listopada bieżącego roku. Według szacunków zarządu, łącznie pierwszy etap optymalizacji powinien przynieść spółce ok. 100 mln zł powtarzalnych oszczędności w skali roku. - Ostateczne efekty zależą nie tylko od redukcji cen i cięć budżetowych. Istotną rolę odgrywa zaangażowanie pracowników biorących udział w programie - zastrzegł Rafał Kapler.

E-negocjacje

bardziej przejrzyste

W ramach strategii optymalizacji kosztów Orlen wdraża system negocjacji elektronicznych. W lipcu przeprowadził pierwszą w historii firmy aukcję internetową. Jak się okazało, zastosowanie nowatorskiego podejścia przyniosło spółce znaczne oszczędności. Za zakupiony w ten sposób sprzęt fiskalny dla stacji paliw koncern zapłacił o 30% mniej niż zwykle. Dodatkową zaletą systemu jest większa przejrzystość procesu zakupu. Do negocjacji internetowych dopuszczono tylko tych dostawców, których sprzęt spełniał ustalone wcześniej przez koncern parametry, a informacja o najniższej cenie stale była dostępna dla uczestników negocjacji. - Ostateczna decyzja o wyborze dostawcy zapada na podstawie wypadkowej oceny kryteriów: technicznych i cenowych, przy czym te ostatnie są w przypadku materiałów objętych aukcjami znacznie ważniejsze - podkreśla Rafał Kapler.

W przyszłości Orlen będzie wykorzystał negocjacje internetowe również przy zakupach innych grup towarów, a nawet prostych usług. Ważne jest precyzyjne określenie wymagań, by potem łatwo było rzetelnie porównać oferty. W grę wchodzą m.in. elementy wyposażenia biur i stacji paliw, dodatki chemiczne i surowce, a także np. usługi szkoleniowe, budowlane.

Potrzeba mniej ludzi

Negocjacje elektroniczne zapewniają Orlenowi nie tylko niższe ceny zakupu i przejrzystość postępowania. Dzięki nim obniżają się też koszty samego procesu. Przede wszystkim w akcję zaangażowanych jest mniej pracowników. Znacznie skraca się też czas poświęcony na negocjacje z dostawcami. Ponadto możliwe jest jednoczesne prowadzenie rozmów nawet z kilkunastoma oferentami. Jeśli aukcja jest dobrze przygotowana, zwiększa się prawdopodobieństwo uzyskania najlepszej oferty. Zaletą całego systemu jest również fakt, że negocjacjom mogą podlegać nie tylko ceny, ale także inne warunki transakcji, np. długość gwarancji czy terminy płatności.

Za każdym razem przynajmniej 10% oszczędności

Na podstawie wskaźników rynkowych z wielu branż można stwierdzić, że możliwe jest uzyskanie w ten sposób oszczędności w granicach 10-60% w porównaniu z cenami płaconymi w standardowym systemie zakupu. W trakcie swoich pierwszych aukcji elektronicznych Orlen wynegocjował koszty niższe o 30-40%. W drugiej sesji e-negocjacji, dotyczącej komponentów do produkcji, w dość trudnej kategorii zakupowej udało się wynegocjować oszczędności na poziomie 10-12%, co było wynikiem lepszym od oczekiwań koncernu.