Uchylanie się akcjonariuszy mniejszościowych od aktywnego uczestnictwa w walnych zgromadzeniach często podyktowane jest błędnym przeświadczeniem, że jest to proces skomplikowany, wymagającym złożonych działań. Jakkolwiek decyzja o udziale w walnym zgromadzeniu wiąże się z koniecznością dopełnienia przez akcjonariusza pewnych formalności, to nie są one aż na tyle złożone, aby uzasadniać nimi całkowitą rezygnację z udziału w zgromadzeniach.
Jak dowiedzieć się o terminie zgromadzenia?
Walne zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie, które powinno być dokonane co najmniej na trzy tygodnie przed terminem zgromadzenia. W ogłoszeniu wskazuje się datę, miejsce, godzinę oraz przedstawia porządek obrad. Co do zasady, walne zgromadzenia odbywają się w siedzibie spółki, chyba że statut zawiera odmienne postanowienia dotyczące miejsca zwoływania walnych zgromadzeń. Ogłoszenie stanowi dla akcjonariusza podstawową informację pozwalającą mu zdecydować, czy w ogóle chce uczestniczyć w zgromadzeniu z uwagi na przedmiot obrad, a jeśli tak, to czy osobiście, czy też przez pełnomocnika. Ogłoszenie umieszcza się w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym" oraz - jeśli tak przewiduje statut spółki - w prasie. Spółki zamieszczają informacje o terminach walnych zgromadzeń także na swoich stronach internetowych. Warto więc przeglądać prasę codzienną o zasięgu ogólnopolskim oraz witryny internetowe spółek, aby nie przeoczyć ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia. Nic nie stoi także na przeszkodzie, aby akcjonariusz kontaktował się z biurem zarządu, celem uzyskania telefonicznie informacji o ewentualnie planowanym zgromadzeniu.
Ogłoszenie o walnym zgromadzeniu i porządku obrad ma istotne znaczenie, gdyż w przypadku, gdy zgromadzenie podejmie uchwały w sprawach nieobjętych ogłoszonym porządkiem obrad, akcjonariusz, który nie brał udziału w takim zgromadzeniu albo uczestnicząc sprzeciwił się powzięciu uchwały nieprzewidzianej w ogłoszonym porządku obrad, może taką uchwałę zaskarżyć do sądu.
Istnieje także możliwość zwołania zgromadzenia bez ogłaszania w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym", ale tylko wówczas, gdy wszystkie akcje spółki są akcjami imiennymi. Walne zgromadzenie może być wtedy zwołane za pomocą listów poleconych lub pocztą kurierską, z pisemnym potwierdzeniem odbioru. Listy muszą być wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Dzień wysłania listów rozumiany jest jako dzień ogłoszenia. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane akcjonariuszowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
