Zdalnie także zarządy i rady nadzorcze

Z powodu coraz szybszego rozprzestrzeniania się w Polsce koronawirusa w ostatnich dniach rząd przedsięwziął środki mające na celu przeciwdziałanie szybkiemu rozprzestrzenianiu się epidemii.

Odwołanie rejsowych połączeń lotniczych z Polską, zamknięcie granic dla przyjeżdżających do naszego kraju cudzoziemców oraz przymusowa kwarantanna dla obywateli polskich wracających z zagranicy czy zakaz zgromadzeń powyżej 50 osób to tylko niektóre z podjętych działań. W celu walki z epidemią wiele osób decyduje się na ograniczenie wychodzenia z domu i uczestnictwa w spotkaniach. Na dzisiaj nie sposób przewidzieć, jak długo stan taki będzie się utrzymywał.

Sytuacja oddziałuje na realia, w jakich funkcjonują miliony polskich przedsiębiorców, w tym blisko pół miliona utworzonych w naszym kraju spółek kapitałowych. W wielu przypadkach członkowie ich zarządów i rad nadzorczych nie będą w stanie dotrzeć na zwołane posiedzenia. W innych – zachowując się odpowiedzialnie – będą chcieli uniknąć spotkań w szerszym gronie. Problem ten dotyczy również organów właścicielskich, które wprawdzie z reguły spotykają się rzadziej niż organy menedżerskie, ale za to niejednokrotnie liczą zdecydowanie więcej osób – niekiedy więcej niż wynikające z restrykcji 50 osób. Jednocześnie dynamiczna sytuacja na rynkach oraz potrzeba zapewnienia jak najbardziej płynnego funkcjonowania gospodarki, również po to, aby zabezpieczyć zaspokajanie podstawowych problemów ludności, przemawiają za tym aby zapewnić możliwie jak najbardziej sprawne funkcjonowanie organów kapitałowych spółek.

Obecnie możliwość odbywania zdalnych posiedzeń zarządów oraz podejmowania w tym trybie uchwał nie jest uregulowana wprost w KSH. W wypadku rad nadzorczych o jej wprowadzeniu musi przesądzać umowa spółki (w spółce z o.o.) lub statut (w spółce akcyjnej). W wypadku posiedzeń organów właścicielskich w spółce z o.o. jest wprawdzie możliwe podejmowanie uchwał poza posiedzeniami albo w trybie głosowania pisemnego, ale wymaga ono zgody wszystkich wspólników. Natomiast w spółce akcyjnej możliwość udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy statut spółki przewiduje taką możliwość.

Wspólnicy wielu spółek wcześniej mogli nie dostrzegać potrzeby funkcjonowania organów spółek w trybie zdalnym. W czasach gdy podejmowali decyzję w tym zakresie, mogło nie być takiej potrzeby. Obecnie zaś reżim zmiany umowy spółki czy statutu wymuszałoby zorganizowanie spotkania wspólników i dla swojej skuteczności wymagałoby to zarejestrowania przez KRS.

Skoro jednak powszechnie dostępne, nowoczesne technologie dają możliwość bezpiecznej i stabilnej komunikacji, to czymś zupełnie naturalnym wydaje się skorzystanie z niej w obliczu takich sytuacji jak np. trwająca epidemia.

Odpowiadając na bieżące potrzeby, członkowie komisji ds. reformy nadzoru właścicielskiego oraz jej zespoły eksperckie, powołane w Ministerstwie Aktywów Państwowych, pracują obecnie nad rozwiązaniami, które miałyby uprościć wprowadzenie rozwiązań pozwalających na zdalne prowadzenie procesów decyzyjnych. Rozwiązanie te nie tylko wychodzą naprzeciw obecnym, nadzwyczajnym potrzebom, ale też powinny pozwolić spółkom na bardziej elastyczne funkcjonowanie w przyszłości, a także na pełne czerpanie z dobrodziejstw rozwoju technicznego.

W pracach Ministerstwa Aktywów Państwowych uczestniczą wybitni prawnicy, w tym m.in. prof. dr hab. Andrzej Szumański z Uniwersytetu Jagiellońskiego, który jest jednym z współautorów kodeksu spółek handlowych, doskonali praktycy, tacy jak prof. dr hab. Michał Romanowski czy doktor Radosław Kwaśnicki. Prace nadzoruje dyrektor biura ds. reformy nadzoru właścicielskiego w Ministerstwie Aktywów Państwowych Filip Ostrowski. Zaangażowani są w nie również przedstawiciele sektora prywatnego, w tym m.in. Jan Linke z zarządu Avivy PTE oraz Karol Szymański członek rady nadzorczej Kredytu Inkaso. Warto zauważyć, że wszystkie te osoby pracują nad zmianami w swoich domach, bowiem zostały objęte kwarantanną w związku ze stycznością z osobą zarażoną koronawirusem. W pracę nad nowelizacją zaangażowani byli również przedstawiciele Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Ministerstwa Rozwoju, na czele z wiceminister dr Anną Dalkowską oraz wiceministrem dr. Markiem Niedużakiem.

Przygotowany projekt zakłada, że prowadzenie posiedzeń zarządów i rad nadzorczych spółek kapitałowych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej będzie możliwe – chyba że wspólnicy wprost postanowią inaczej. W tym trybie ma być możliwe podejmowanie przez te organy wszystkich decyzji. Pozytywne opinie na temat wypracowanych rozwiązań wyrazili m.in. dr hab. Piotr Pinior, prof. UŚ, dr hab. Mirosław Pawełczyk, prof. UŚ, oraz społeczny doradca prezydenta dr Rafał Kos. Prace ekspertów prowadzone są przy założeniu, że nowoczesne technologie i prawo powinny służyć przedsiębiorcom i dawać im możliwość jak najbardziej elastycznego i efektywnego prowadzenia działalności z korzyścią dla całej gospodarki.

Dodatkowo trwają prace nad uregulowaniem sposobu przeprowadzania posiedzeń organów właścicielskich, co może okazać się kluczowe, gdyby stan epidemii utrzymał się w kolejnych miesiącach, kiedy to zdecydowana większość spółek odbywa zwyczajne zgromadzenia wspólników i zwyczajne walne zgromadzenia.

Janusz Kowalski, wiceminister aktywów państwowych