W pełni zdalne posiedzenia rad nadzorczych. Nareszcie!

Możliwość podejmowania uchwał w sposób zdalny, poza posiedzeniem, jest zatem zasadą, chyba że umowa albo statut spółki wyraźnie wykluczą taką możliwość.

Przy obecnym poziomie rozwoju technologicznego posiedzenia rad nadzorczych spółek kapitałowych odbywane przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość powinny być normalnością. Tak jednak nie było. Zmieniła to dopiero obecna pandemia, która dobitnie unaoczniła braki dotychczasowych rozwiązań prawnych.

Nie jest oczywiście prawdą stwierdzenie, jakoby dotychczasowe przepisy całkowicie wykluczały taką możliwość, choć w wielu przypadkach brak jednoznacznej regulacji prawnej sprawiał, że było to co najmniej utrudnione i rodziło spore wątpliwości interpretacyjne.

Zacznijmy od spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Tu art. 222 § 1 spółek handlowych, formułując wymaganie dotyczące kworum rady nadzorczej, posługiwał się pojęciem „obecności" (tj. wymagano obecności co najmniej połowy członków rady nadzorczej, a także, aby wszyscy członkowie rady zostali zaproszeni na posiedzenie). Sformułowanie to budziło wiele wątpliwości interpretacyjnych. Przepis nie wykluczał bowiem wprost posiedzeń zdalnych, ale formułując wymóg kworum – zdaniem wielu komentatorów – zdawał się wskazywać jedynie na członków organu „fizycznie" obecnych na posiedzeniu (w miejscu wyznaczonym na to posiedzenie). Do takich wniosków dochodzono też na podstawie analizy dotychczasowego art. 222 § 4 kodeksu spółek handlowych – przepis wprowadzał wyjątek od zasady podejmowania uchwał na posiedzeniu. Przewidywał możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jeżeli tak stanowiła umowa spółki. Przyjmowano, że wyjątek ten ma jedynie zastosowanie do uchwał podejmowanych poza posiedzeniem i to wyłącznie pod warunkiem, że taką możliwość przewidywała umowa spółki. W związku z zakresem tego wyjątku oraz regułą interpretacyjną, że wyjątków nie należy interpretować rozszerzająco, przyjmowano, że o ile możliwe jest podejmowanie uchwał zdalnie za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. w drodze tele- czy wideokonferencji), o tyle ówczesne przepisy nie umożliwiają odbywania posiedzeń w sposób całkowicie zdalny – przy wykorzystaniu przedmiotowych środków.

Analogicznie kwestia ta była unormowana w przypadku spółki akcyjnej. Tu wymóg kworum wynikał z art. 388 § 1 kodeksu spółek handlowych, natomiast możliwość podejmowania uchwał przez radę nadzorczą za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość normował zwierciadlany w stosunku do art. 222 § 4 kodeksu spółek handlowych – art. 388 § 3 kodeksu spółek handlowych. Możliwość podejmowania uchwał za pomocą tych środków musiała wynikać wyraźnie z postanowień statutu spółki.

Na przedstawione problemy zwrócił zresztą uwagę sam ustawodawca – w uzasadnieniu do tarczy 1.0 (wprowadzającej odpowiednie zmiany w treści art. 222 i 388 kodeksu spółek handlowych). Wskazano, że chodzi o przecięcie dotychczasowych sporów interpretacyjnych i wyraźne wprowadzenie możliwości odbywania posiedzeń rad nadzorczych spółek akcyjnych z wykorzystaniem nowych technologii, zwłaszcza w obecnej sytuacji epidemicznej. Trafnie zauważano, że dotychczasowe rozwiązania mogły skutkować niemożliwością odbycia posiedzenia, wówczas gdy nie była możliwa obecność co najmniej połowy członków rady nadzorczej.

Zatem co się zmieniło? W ramach tarczy 1.0 dodano w ramach art. 222 oraz art. 388 kodeksu spółek handlowych dwa lustrzane paragrafy – oznaczone w obu przepisach jako § 11. W przepisach tych wyraźnie potwierdzono, że w posiedzeniach rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki (w przypadku sp. z o.o.) albo statut spółki (w przypadku SA) stanowi inaczej. Zmieniono konstrukcję rozwiązań dotyczących oddawania uchwał za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej (odpowiednio poprzez zmianę brzmienia art. 222 § 3 i art. 388 § 2 kodeksu spółek handlowych). Dotychczas taki sposób oddawania głosu możliwy był jedynie wówczas, gdy tak stanowiła odpowiednio umowa albo statut spółki. Teraz taka możliwość została zastosowana wprost, o ile umowa albo statut jej nie wyłącza („umowa spółki może przewidywać" vs. obecne „chyba że umowa spółki stanowi inaczej"). W analogicznym kierunku poszły zmiany dotyczące podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (uchwały poza posiedzeniem) – czyli odpowiednio zmiany art. 222 § 4 i art. 388 § 3 kodeksu spółek handlowych. Możliwość podejmowania uchwał w sposób zdalny, poza posiedzeniem, jest zatem zasadą, chyba że umowa albo statut spółki wyraźnie wykluczyły taką możliwość (takie odmienne rozwiązanie – jak wyraźnie wskazuje ustawodawca w uzasadnieniu do tarczy 1.0 – jest nadal możliwe). Efekt ten osiągnięto przez zmianę konstrukcji obu przepisów – zastąpienie sformułowania „gdy umowa (statut) spółki tak stanowi" przez zwrot „chyba że umowa (statut) spółki stanowi inaczej". W końcu również usunięto przepisy wykluczające podejmowanie w trybie pisemnym, zdalnym (przy pomocy środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość), jak również w drodze głosu oddanego na piśmie za pośrednictwem innego członka rady uchwał dotyczących m.in. wyborów przewodniczącego rady, wiceprzewodniczącego rady czy powołania członka zarządu. Uchylono zatem odpowiednio art. 222 § 5 i art. 388 § 4 kodeksu spółek handlowych. Oznacza to w konsekwencji, że co do zasady, o ile umowa (statut) spółki nie przewiduje bardziej rygorystycznych rozwiązań, o tyle w drodze głosowania zdalnego (np. na wideokonferencji) możliwy jest tak wybór przewodniczącego rady, jak i jego odwołanie czy zawieszenie w czynnościach, jak również powołanie, odwołanie lub zawieszenie w czynnościach członka zarządu.

I jeszcze jedno – tarcza 2.0 zmieniła coś jeszcze. Rozwiano wątpliwości dotyczące tego, czy uchwały podejmowane w trybie pisemnym lub zdalnym (poza posiedzeniem) mogą dotyczyć kwestii, w stosunku do których umowa (statut) spółki wyraźnie przewiduje głosowanie tajne. Potwierdzono, że mogą, o ile żaden z członków rady nie zgłosi sprzeciwu (co do takiego trybu procedowania). Wskazują na to dodane art. 222 § 41 i art. 388 § 31 kodeksu spółek handlowych.

Przedstawione zmiany są bardzo przydatne i pożądane. Niewątpliwie usprawniają funkcjonowanie rad nadzorczych w spółkach kapitałowych. Rozwiązują też dotychczasowe wątpliwości interpretacyjne. Szkoda tylko, że trzeba było pandemii, aby nasz ustawodawca „dojrzał" do takiej zmiany.