- zaliczane przez niektórych do kategorii CMS systemy wspomagania publikacji, personalizacji i scenariuszy biznesowych (ATG Dynamo, BEA WebLogic, Oracle 9iAS).
Częstym błędem popełnianym przy wyborze systemu CMS jest brak jasno zdefiniowanych wymagań odnośnie funkcjonalności wynikającej z zadań, system ma pełnić w organizacji. Systemy CMS osiągnęły już tak duży stopień złożoności i wyspecjalizowania, że samodzielny wybór niewłaściwego produktu - a następnie szukanie dla niego zastosowań - przysporzy więcej strat niż zysków.
Koszty systemów zarządzania treścią są bardzo zróżnicowane i uzależnione od ich funkcjonalności. Cena dobrej jakości komercyjnego systemu do typowych zastosowań rozpoczyna się od 5-10 tys. złotych i rośnie wraz z liczbą obsługiwanych użytkowników lub serwerów. Niebagatelna jest również cena wdrożenia infrastruktury sprzętowej i oprogramowania.
W sytuacji, gdy umiejscowienie systemu poza firmą jest dopuszczalne, koszty związane z zakupem i wdrożeniem CMS można znacząco obniżyć poprzez korzystanie z wybranego systemu w modelu dzierżawy (ASP). Tak używany system nie traci na funkcjonalności, a dodatkową korzyścią jest przeniesienie zapewnienia ciągłości działania na dostawcę usług. Dodatkowe oszczędności można poczynić decydując się na skorzystanie z jednego z systemów Open Source, takich jak Zope, Midgard, OpenACS, OpenCMS, niejednokrotnie dorównujących funkcjonalnością systemom komercyjnym.
Dobrze dostosowany do potrzeb organizacji CMS częstokroć przynosi bardzo szybki zwrot inwestycji. Spora część firm korzysta z usług publikowania treści, wykonywanych przez zewnętrzne agencje. Pozostałe wydzielają grupę pracowników odpowiedzialną za publikowanie treści opracowanych przez inne działy. W obydwu przypadkach zastosowanie systemów CMS przynosi znaczne oszczędności. Znacząco zredukuje "drogą więź", łączącą firmę z zewnętrzną agencją, a zespół działający wewnątrz firmy otrzymuje narzędzie automatyzujące mozolny proces publikacji treści. Dzięki temu jego członkowie mogą zostać wykorzystani do bardziej produktywnych zadań.
Nie bez znaczenia jest również uporządkowanie procesu powstawania treści (workflow), użyteczne, gdy przy jej tworzeniu współuczestniczą różne działy firm lub gdy treść przed publikacją musi zostać zatwierdzona. Uzyskujemy w ten sposób znaczne sformalizowanie procesu powstawania dokumentów. Efektem ubocznym jest przechowywanie wersji roboczych i łatwa komunikacja pracowników zaangażowanych w proces. Dodatkowe oszczędności pojawiają się przy częstych zmianach wyglądu serwisu. Dzięki odseparowaniu oprawy graficznej od treści częste zmiany wyglądu są znacznie szybsze i mniej kosztowne - serwis sprawia wrażenie bardziej konsekwentnego i wiarygodnego oraz logicznie uporządkowanego.
