| Zarząd ACTION S.A. z siedzibą w Zamieniu zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy ACTION S.A., które odbędzie się w dniu 22 czerwca 2022 roku o godzinie 10.30 w lokalu ACTION S.A. przy ul. Dawidowskiej 10 w miejscowości Zamienie, gmina Lesznowola, powiat piaseczyński, województwo mazowieckie. OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY ACTION SPÓŁKA AKCYJNA Z SIEDZIBĄ W ZAMIENIU I. ZWOŁANIE WALNEGO ZGROMADZENIA Zarząd ACTION S.A. z siedzibą w Zamieniu, działając na podstawie art. 395, art. 399§1, art. 402¹ i art. 402² Kodeksu spółek handlowych oraz § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim z dnia 29 marca 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 757), zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy ACTION S.A., które odbędzie się w dniu 22 czerwca 2022 roku, o godzinie 10.30 w lokalu ACTION S.A., przy ul. Dawidowskiej 10 w miejscowości Zamienie, gmina Lesznowola, powiat piaseczyński, województwo mazowieckie. II. SZCZEGÓŁOWY PORZADEK OBRAD Porządek obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia ACTION S.A. za rok obrotowy 2021 (obejmujący okres od 1.01.2021 r. do 31.12.2021 r.): 1. Otwarcie obrad Walnego Zgromadzenia. 2. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia. 3. Sporządzenie listy obecności. 4. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia oraz zdolności do podejmowania uchwał. 5. Przyjęcie porządku obrad. 6. Rozpatrzenie sprawozdania Zarządu, sprawozdania finansowego Spółki oraz sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny sprawozdania Zarządu, sprawozdania finansowego Spółki, wniosku Zarządu w sprawie podziału zysku oraz z oceny sytuacji Spółki i działalności Rady Nadzorczej - za rok obrotowy 2021. 7. Rozpatrzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej ACTION S.A., sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej ACTION oraz sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny sprawozdania Zarządu, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, wniosku i informacji Zarządu w sprawie podziału zysku oraz oceny sytuacji Grupy Kapitałowej ACTION - za rok obrotowy 2021. 8. Rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej ACTION S.A. o wynagrodzeniach - za rok obrotowy 2021. 9. Podjęcie uchwał w sprawach: 1) zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za rok obrotowy 2021. 2) zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2021. 3) zatwierdzenia sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny sprawozdania Zarządu, sprawozdania finansowego, wniosku Zarządu w sprawie podziału zysku oraz z oceny sytuacji Spółki i działalności Rady Nadzorczej za rok obrotowy 2021. 4) zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej ACTION za rok obrotowy 2021. 5) zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej ACTION za rok obrotowy 2021. 6) zatwierdzenia sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny sprawozdania Zarządu, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, wniosku i informacji Zarządu w sprawie podziału zysku oraz oceny sytuacji Grupy Kapitałowej ACTION za rok obrotowy 2021. 7) zaopiniowania sprawozdania Rady Nadzorczej ACTION S.A. o wynagrodzeniach za lata 2021. 8) podziału zysku Spółki za rok obrotowy 2021. 9) udzielenia członkom Zarządu absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2021. 10) udzielenia członkom Rady Nadzorczej absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2021. 11) przeprowadzenia wyboru Rady Nadzorczej ACTION S.A. na kolejną kadencję. 12) przeprowadzenia wyboru Przewodniczącego Rady Nadzorczej ACTION S.A. na kolejną kadencję. 13) połączenia ACTION S.A. z ACTIVEBRAND Sp. z o.o. 10. Zamkniecie obrad Walnego Zgromadzenia. III. INFORMACJE O PRAWIE UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU (DZIEŃ REJESTRACJI UCZESTNICTWA) Zgodnie z art. 406¹ § 1 oraz art. 402¹ pkt 4) Kodeksu spółek handlowych, prawo uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą Walnego Zgromadzenia, tj. w dniu 6 czerwca 2022 roku. Wskazana wyżej data jest tzw. dniem rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu (zwanym dalej: Dniem Rejestracji). Zarząd informuje, iż posiadanie przymiotu Akcjonariusza w Dniu Rejestracji stanowi konieczny warunek udziału w Walnym Zgromadzeniu, jednakże nie powoduje automatycznego nabycia prawa uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Stosownie do treści art. 406³ § 4-6 Kodeksu spółek handlowych, Spółka ustala listę uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu sporządzonego i przekazanego Spółce przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie. Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. sporządza ten wykaz na podstawie wystawionych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. W związku z tym oraz stosownie do treści art. 406³ § 1 Kodeksu spółek handlowych, podmioty będące Akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji, w celu uzyskania prawa uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, powinny zażądać wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Zaświadczenie to wydaje podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje. Żądanie wydania przedmiotowego zaświadczenia może zostać złożone nie wcześniej niż po ogłoszeniu zwołania Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji, tj. nie później niż 7 czerwca 2022 roku. Lista uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będzie wyłożona w lokalu Spółki przy ul. Dawidowskiej 10 w Zamieniu, w godzinach od 10.00 do 16.00 przez 3 dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 17 – 21 czerwca 2022 roku. Akcjonariusz może żądać przysłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. IV. OPIS PROCEDUR DOTYCZĄCYCH UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU I WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU 1. Informacje wstępne 1) Zarząd informuje, że wskazane w poniższych procedurach terminy poszczególnych czynności wynikają z przepisów prawa i dotyczą zdarzeń występujących od chwili zwołania Walnego Zgromadzenia do jego zakończenia. Z uwagi zatem na zakreślone ramy czasowe omawianych procedur, jeżeli przewidują one terminy do dokonania określonych czynności przez Akcjonariusza i wymaga to zakomunikowania Spółce, czynności te są dokonane w dacie, w której stosowne zawiadomienie, wniosek, czy żądanie dotrze do Spółki przed upływem danego terminu. W związku z tym, dla skutecznej realizacji uprawnień Akcjonariuszy przedstawionych w poniższych procedurach nie będzie wystarczające samo wysłanie wniosku (żądania, zawiadomienia) przed upływem zakreślonego terminu jeżeli wniosek nie dotrze do Spółki również przed tym terminem. 2) W przypadkach, gdy opisane poniżej procedury przewidują kontakty ze Spółką za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (w tym wszelkie zawiadomienia, wnioski, zgłoszenia, żądania i oświadczenia przekazywane w postaci elektronicznej), dokonywane są one za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Spółki: [email protected]. 3) Uprawnienia Akcjonariuszy wykonywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej powinny być realizowane w sposób i terminach określonych w poniższych procedurach, z uwzględnieniem okoliczności, że osoby działające w imieniu Spółki i obsługujące ww. adres poczty elektronicznej mają możliwość zapoznania się z treścią przekazów w dni powszednie w godzinach od 10.00. do 16.00. 4) Spółka przeprowadza odpowiednie działania mające na celu identyfikację oraz ustalenie istnienia uprawnień podmiotów dokonujących określonych czynności w ramach ustawowych uprawnień przyznanych Akcjonariuszom, w związku z tym: a) w przypadku, gdy uprawnienia opisane w poniższych procedurach zgłaszane są w formie pisemnej, wnioskodawcy obowiązani są przedstawić Spółce (na adres: ul. Dawidowska 10, Zamienie, 05 – 500 Piaseczno) pisemny wniosek z wymaganymi załącznikami (z podpisami osób uprawnionych do ich złożenia), a także oryginały lub odpisy (poświadczone za zgodność z oryginałem przez podmiot składający) dokumentów, które - zgodnie z obowiązującymi przepisami – potwierdzają ich tożsamość i uprawnienie w zakresie realizowanych uprawnień. Wnioskodawca powinien wskazać także adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej do kontaktów z wnioskodawcą oraz kontaktowy numer telefonu, b) w przypadku, gdy uprawnienia opisane w poniższych procedurach zgłaszane są - stosownie do obowiązujących przepisów prawa – w postaci elektronicznej (za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej) wnioskodawcy obowiązani są przesłać Spółce na adres: [email protected]., sporządzone w formacie PDF (Portable Document Format), skany podpisanych wniosków i wymaganych załączników, a także dokumentów, które - zgodnie z obowiązującymi przepisami – potwierdzają ich tożsamość i uprawnienie w zakresie realizowanych uprawnień. Wnioskodawca powinien wskazać także adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej do kontaktów z wnioskodawcą oraz kontaktowy numer telefonu. c) przedstawiciel Spółki będzie uprawniony do kontaktu z wnioskodawcą w celu potwierdzenia tożsamości i uprawnień wnioskodawcy oraz powiadomienia go o stwierdzonych przez Zarząd brakach wniosków w celu umożliwienia ich usunięcia. Zawiadomienie o brakach dokonane zostanie w terminie do 3 dni roboczych od daty otrzymania danego wniosku. W przypadku uzupełnienia braków Zarząd nada sprawie dalszy bieg, chyba że nie jest to dopuszczalne z uwagi na upływ terminów określonych w przepisach obowiązującego prawa. 5) Wnioski z załącznikami opisanymi w niniejszych procedurach oraz dokumenty i informacje, o których mowa w ustępie 4 a) i b) powyżej powinny być przekazywane Spółce w języku polskim (w przypadku tłumaczeń, wymagane jest tłumaczenie przysięgłe). 6) Dokumentami (ich odpisami lub skanami w formacie PDF), o których mowa w ust. 4 a) i b) są w szczególności: a) dowód osobisty, paszport lub inny dokument pozwalający w sposób nie budzący wątpliwości zidentyfikować wnioskodawcę (w przypadku osób fizycznych), b) odpis z rejestru, w którym wnioskodawca jest zarejestrowany (w przypadku jednostek organizacyjnych). c) dokument potwierdzający, iż wnioskodawca jest uprawniony do realizacji uprawnień objętych wnioskiem – chyba, że okoliczność ta może zostać ustalona przez Spółkę na podstawie listy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub wykazu stanowiącego podstawę do jej sporządzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 7) W przypadku udzielenia pełnomocnictwa do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i wykonywaniu prawa głosu w postaci elektronicznej poniższe procedury określają dodatkowe wymagania mające na celu weryfikację ważności pełnomocnictwa (patrz ustęp IV.6 poniżej). 2. Wykonywanie prawa głosu Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Sposób uczestnictwa i wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika określony został w ust. IV.7 niniejszego zawiadomienia. Zgodnie z art. 411³ Kodeksu spółek handlowych, Akcjonariusz może głosować odmiennie z każdej z posiadanych akcji. W razie potrzeby Spółka organizuje głosowania z użyciem elektronicznych systemów głosowania (kart elektronicznych) i liczenia głosów. 3. Prawo do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 401§1 i 2 Kodeksu spółek handlowych, Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej. Jeżeli żądanie spełnia wymagania prawa i niniejszego zawiadomienia, Zarząd jest obowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż na 18 (osiemnaście) dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, ogłosić zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie Akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia. 4. Prawo do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 401§4 Kodeksu spółek handlowych, Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Zgodnie z powyższym i uwzględniając treść ustępu 5 poniżej, zgłoszenie projektów uchwał powinno być dokonane najpóźniej w ostatnim dniu powszednim poprzedzającym datę Walnego Zgromadzenia. Jeżeli zgłoszenie spełnia wymania prawa i niniejszego zawiadomienia Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej Spółki. 5. Prawo Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 401§5 Kodeksu spółek handlowych, każdy z Akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. W celu zapewnienia sprawnego przebiegu obrad Walnego Zgromadzenia i uwzględnienia praw i interesów wszystkich jego uczestników (dotyczy to w szczególności większej ilości projektów uchwał do poszczególnych punktów porządku obrad), Akcjonariusze powinni zakomunikować Przewodniczącemu zamiar zgłoszenia projektu uchwały oraz przekazać mu treść projektu uchwały nie później niż przy podjęciu przez Walne Zgromadzenie uchwały o przyjęciu porządku obrad. 6. Prawo Akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 4022 pkt 2) h) Kodeksu spółek handlowych, Akcjonariuszom przysługuje prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. 7. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika. Sposób zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika. Formularze stosowane podczas głosowania przez pełnomocnika 1) Zgodnie z art. 412 – 412² Kodeksu spółek handlowych, Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielać dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego Akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego Akcjonariusza. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych lub na rachunku zbiorczym może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków lub na rachunku zbiorczym. 2) Pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu Spółki może być w szczególności pośrednik, o którym mowa w art. 68i ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi. Pełnomocnikiem może być również członek zarządu lub pracownik Spółki. Jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu Spółki jest członek zarządu, członek rady nadzorczej, likwidator, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki: - pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu, - pełnomocnik ma obowiązek ujawnić Akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów, - udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone, - pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez Akcjonariusza. 3) Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Jeżeli pełnomocnictwo zostaje udzielone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej zastosowanie mają zasady określone w ustępie IV.1. niniejszego zawiadomienia. Akcjonariusz udzielający pełnomocnictwa powinien złożyć zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w terminie umożliwiającym weryfikację tożsamości i uprawnień w tym zakresie zgłaszającego. Do zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej – poza dokumentami dotyczącymi mocodawcy, wskazanymi w ustępie IV.1. 4b) i 6) niniejszego zawiadomienia – powinien zostać załączony skan (w formacie PDF) podpisanego dokumentu udzielonego pełnomocnictwa. 4) Pełnomocnictwo powinno określać: a) tożsamość pełnomocnika w zakresie: imienia i nazwiska, miejsca zamieszkania, rodzaju i numeru dokumentu tożsamości; b) datę udzielenia pełnomocnictwa, dane i podpis mocodawcy; c) wskazanie Walnego Zgromadzenia, w związku z którym pełnomocnictwo zostało udzielone; d) zakres pełnomocnictwa, w tym w szczególności wszelkie jego ograniczenia i instrukcje (jeśli zostały udzielone). 5) Jeżeli zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa, załączone do niego dokumenty lub pełnomocnictwo zawiera braki, Zarząd zawiadamia o tym zgłaszającego w trybie określonym w ustępie IV.1. 4) c) niniejszego zawiadomienia. 6) Pełnomocnik powinien przedłożyć na Walnym Zgromadzeniu oryginał udzielonego mu pełnomocnictwa w formie pisemnej lub wydruk pełnomocnictwa sporządzonego w postaci elektronicznej oraz okazać dokument pozwalający ustalić jego tożsamość. 7) Powyższe zasady mają zastosowanie do odwołania pełnomocnictwa oraz ustanawiania dalszych pełnomocników. 8) Zarząd informuje, iż Spółka zamieszcza na swojej stronie internetowej (www.action.pl) formularze stosowane podczas głosowania przez pełnomocnika. Wykorzystywanie tych formularzy nie jest obowiązkowe. 9) Zarząd informuje o możliwości wystąpienia także po stronie pełnomocnika obowiązków wynikających z Rozdziału 4 (Znaczne pakiety akcji spółek publicznych) ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz spółki publiczne (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz.1983 ze zm. – dalej: ustawa o ofercie). Zgodnie z art. 87 ust. 1 pkt 4) ustawy o ofercie: Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach niniejszego rozdziału, obowiązki w nim określone odpowiednio spoczywają również na pełnomocniku, który w ramach reprezentowania akcjonariusza na walnym zgromadzeniu został upoważniony do wykonywania prawa głosu z akcji spółki publicznej, jeżeli akcjonariusz ten nie wydał wiążących pisemnych dyspozycji co do sposobu głosowania. Zgodnie z art. 90 ust. 3 ustawy o ofercie: Przepisów niniejszego rozdziału, z wyjątkiem art. 69 i art. 70 oraz art. 89 w zakresie dotyczącym art. 69, nie stosuje się w przypadku udzielenia pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 87 ust. 1 pkt 4, dotyczącego wyłącznie jednego walnego zgromadzenia. Zawiadomienie składane w związku z udzieleniem lub otrzymaniem takiego pełnomocnictwa powinno zawierać informację dotyczącą zmian w zakresie praw głosu po utracie przez pełnomocnika możliwości wykonywania prawa głosu. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 1) i ust. 3 ustawy o ofercie: Akcjonariusz nie może wykonywać prawa głosu z akcji spółki publicznej będących przedmiotem czynności prawnej lub innego zdarzenia prawnego powodującego osiągnięcie lub przekroczenie danego progu ogólnej liczby głosów, jeżeli osiągnięcie lub przekroczenie tego progu nastąpiło z naruszeniem obowiązków określonych w art. 69. Prawo głosu z akcji spółki publicznej wykonane wbrew zakazowi, o którym mowa w ust. 1-2b, nie jest uwzględniane przy obliczaniu wyniku głosowania nad uchwałą walnego zgromadzenia, z zastrzeżeniem przepisów innych ustaw. 8. Uczestniczenie w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej i sposób wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy ich wykorzystaniu Zarząd informuje, że nie ma możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. 9. Wykonywanie prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Zarząd informuje, że nie ma możliwości wykonywania na Walnym Zgromadzeniu prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. 10. Dokumentacja, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu i informacje o stronie internetowej z informacjami dotyczącymi Walnego Zgromadzenia Zarząd informuje, iż pełen tekst dokumentacji, która ma zostać przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu (w tym projekty uchwał, ich uzasadnienie i opinia Rady Nadzorczej, sprawozdania finansowe, z działalności i sprawozdania Rady Nadzorczej – dotyczące Spółki i Grupy Kapitałowej ACTION S.A. oraz o wynagrodzeniach) będzie dostępny na stronie internetowej Spółki www.action.pl oraz w lokalu Spółki przy ul. Dawidowskiej 10, Zamienie, w dni powszednie, w godzinach od 10.00 do 16.00. Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia są opublikowane na stronie internetowej Spółki www.action.pl. INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU ZE ZWOŁANIEM WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY W SPÓŁCE ACTION S.A. Od dnia 25 maja 2018 r. ma zastosowanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) ( dalej: „RODO”). ACTION S.A. („Spółka”) niniejszym informuje, iż w związku ze zwołaniem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy („ZWZA”), Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, pełnomocników uprawnionych do głosowania, innych osób uprawnionych do wykonywania prawa głosu na ZWZA oraz dane osobowe ujawniane w trakcie Zgromadzenia (łącznie zwanych „Akcjonariuszami” lub „Państwem”). W związku z powyższym, Spółka oświadcza, iż: 1. Administratorem zebranych danych osobowych jest ACTION S. A. z siedzibą w Zamieniu przy ul. Dawidowskiej 10, 05-50 Piaseczno.; 2. W przypadku wątpliwości lub zapytań w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected] lub korespondencyjnie na adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych Action S.A., Zamienie, ul. Dawidowska 10, 05-500 Piaseczno. 3. Celem przetwarzania danych jest wypełnienie przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych, obowiązków informacyjnych nałożonych na Spółkę jako spółkę publiczną w związku ze zwołaniem ZWZA, umożliwienie Akcjonariuszom wykonywania swoich praw w stosunku do Spółki, a także ustalanie faktów dla celów dochodzenia ewentualnych roszczeń przez Spółkę lub obrony przed roszczeniami; 4. Spółka przetwarza (I) dane osobowe identyfikujące Akcjonariusza, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń oraz numer PESEL, (II) dane zawarte na pełnomocnictwach, (III) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji oraz liczba przysługujących głosów, a także (IV) - w przypadkach gdy Akcjonariusze kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną - adres poczty elektronicznej; 5. Dane osobowe Akcjonariuszy mogą być zbierane przez Spółkę od podmiotów prowadzących depozyt papierów wartościowych - Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. ul. Książęca 4 00-498 Warszawa lub mogły zostać przekazane nam przez Pana/Panią, a także od innych Akcjonariuszy – w zakresie przekazywania danych zawartych na udzielonych pełnomocnictwach; 6. Podstawą prawną przetwarzania przez Spółkę Państwa danych osobowych jest: a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek wynikający z przepisów Kodeksu handlowego dotyczący: sporządzania i przechowywania list akcjonariuszy oraz list obecności na Walnym Zgromadzeniu, umożliwienia głosowania poprzez pełnomocnika oraz umożliwienia Akcjonariuszom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki (np. zgłaszania określonych spraw do porządku obrad); b) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes Spółki w postaci (I) umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami oraz weryfikacji ich tożsamości oraz (II) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami; 7. Odbiorcami zebranych danych osobowych są podmioty dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora oraz świadczące usługi archiwizacji dokumentów, usługi prawne, Komisja Nadzoru Finansowego, notariusz sporządzający protokół Walnego Zgromadzenia, a także inni Akcjonariusze – w zakresie udostępniania listy akcjonariuszy zgodnie z art. 407 Kodeksu spółek handlowych. 8. Dane osobowe zawarte na listach akcjonariuszy, listach obecności oraz pełnomocnictwach są przechowywane przez okres istnienia Spółki, a następnie mogą być przekazane podmiotowi wyznaczonemu do przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych; dane osobowe związane z kontaktem za pomocą poczty elektronicznej są przechowywane przez okres umożliwiający Spółce wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń Spółki lub w stosunku do Spółki; 9. W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza, a ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w ZWZA; w przypadku adresu poczty elektronicznej podanie takiego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej, a jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą. 10. Mają Państwo prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także do domagania się ich sprostowania, przeniesienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania o ile przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie przewidują wyjątków od ich stosowania. W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się ze Administratorem w sposób określony w pkt. 2. 11. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu. 12. Administrator nie będzie przetwarzał danych, które są nadmiarowe lub zbędne. 13. Przysługuje Państwu możliwość wniesienia skargi do organu do spraw ochrony danych osobowych (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych / Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO. | |
