Co kryje KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązkowy dopiero w 2026 r.

dr Paweł Selera starszy menedżer, doradca podatkowy, MDDP

materiały prasowe

Na mocy ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw1) KSeF miał pierwotnie wejść w życie od 1 lipca 2024 r. Jednak jak wykazał audyt informatyczny przeprowadzony na zlecenie Ministerstwa Finansów (MF), niezbędne okazało się przesunięcie tej daty.

Ministerstwo podjęło decyzję o podzieleniu prac legislacyjnych na dwie części. Ustawą nowelizującą z 9 maja 2024 r. przesunięto obowiązek wystawiania faktur w KSeF na 1 lutego 2026 r.2) Nie jest to jednak finalna data przesunięcia wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, lecz koniecznie odroczenie przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. W drugim projekcie legislacyjnym spodziewanym wczesną jesienią br. resort przedstawi propozycje uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF oraz zaproponuje etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF: (1) 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, (2) 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców3).

Etapowe wchodzenie w obowiązkowy KSeF w 2026 r. – zalety i wyzwania

Ministerstwo argumentuje, że „etapowanie” wejścia w życie KSeF jest zaleceniem audytu. Nie jest także niczym nadzwyczajnym, gdyż takie „fazowe” wejście w życie obowiązkowej e-faktury przewidują choćby Niemcy czy Francja. Z praktycznego punktu widzenia takie etapowe wchodzenie w życie obowiązkowego KSeF może prowadzić do licznych wątpliwości podatników w zakresie identyfikacji podmiotów, które są zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF, a które takiego obowiązku nie mają i mogą dalej dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF. Dlatego też na razie dość ogólnie wskazane rozgraniczające kryteria obrotowe muszą być doprecyzowane, co zresztą w wyniku uwag podatników zapowiedzieli przedstawiciele resortu na ostatniej konferencji poświęconej KSeF4). Samo stopniowe wchodzenie w KSeF kolejnych grup podatników może mieć z kolei niewątpliwe zalety z punktu widzenia oceny wydajności systemu, niemniej wątpliwości pod tym kątem budzi jedynie dwumiesięczny okres „pauzy” między wejściem w obowiązek kolejnej – największej grupy podatników. Jeśli KSeF napotka problemy w funkcjonowaniu już w przypadku pierwszej grupy podmiotów, to będzie bardzo mało czasu na wyeliminowanie błędów przed wejściem w obowiązek kolejnej grupy podatników. Zwykle państwa wdrażające e-fakturę proponują dłuższe odstępy czasowe dla wchodzenia poszczególnych grup podatników w ten obowiązek. Jeśli więc podjęto decyzję o etapowym wdrażaniu KSeF, to warto rozważyć jeszcze długość interwałów czasowych między wchodzeniem kolejnych grup podatników w KSeF, tak by w pełni „wykorzystać komfort”, jaki daje taki sposób implementacji e-faktury. Wraz z odroczeniem KSeF na 2026 r. przesunięciu podlegają także niektóre rozwiązania KSeF, jak stosowanie sankcji, płatności z podaniem numeru KSeF czy likwidacja wystawiania faktur z kasy rejestrującej. Propozycje w tym zakres znajdą się w zapowiadanej jesiennej legislacji ministerstwa.

Fundamenty KSeF bez zmian

MF podkreśla, że podstawowe założenia projektu nie ulegną zmianie. W tym sensie zwłaszcza za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej w dalszym ciągu uznaje się datę jej przesłania do KSeF. Zakres podmiotowy i przedmiotowy projektu też nie ulega istotnym zmianom, obejmując również swoim zakresem transakcje podlegające VAT na terytorium Polski realizowane przez podmiot zagraniczny poprzez stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej położone w Polsce. Nowością ma być możliwość (przejściowego?) stosowania trybu offline niezależnie od wystąpienia awarii po stronie podatnika, jak i – zapewne w drugim etapie – przesyłanie załączników dotyczących niektórych transakcji poprzez KSeF.

Faktury B2C – w oczekiwaniu na finalne rozstrzygnięcie

Kwestia włączania lub nie faktur wystawianych na rzecz konsumentów jest od początku przedmiotem intensywnych dyskusji. W materiale konsultacyjnym z kwietnia br. resort dopuścił możliwość wystawiania faktur B2C w KSeF, ale zarazem zaproponowano mechanizm „samoidentyfikacji” nabywcy, aby podjąć próbę zdjęcia (części) odpowiedzialności z wystawcy w przypadku błędnego wystawiania faktury poza KSeF. Jak zakomunikowano jednak na spotkaniu w lipcu br., z mechanizmu samoidentyfikacji w zakresie podatku dochodowego MF się wycofa. Problem wiarygodnej identyfikacji statusu nabywcy jednak pozostaje. Bez przyjęcia określonych fikcji prawnych dalej będzie istniało ryzyko, gdzie błędnie wystawiona faktura konsumencka poza KSeF może okazać się po czasie fakturą, która powinna być wystawiona w KSeF dla przedsiębiorcy (B2B). Wydaje się, że „los” faktur konsumenckich w KSeF nie jest jeszcze do końca przesądzony.

Praktyczne problemy przy wdrożeniu KSeF

Dostosowanie firmy do wystawiania i odbioru faktur w KSeF to duże wyzwanie wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, ale również wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach biznesowych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach. Z drugiej strony warto również wykorzystać ten projekt, aby pewne procesy uprościć i ustandaryzować. Obecnie firmy wstrzymały prace wdrożeniowe w oczekiwaniu na nową wersję przepisów, których projekt powinien pojawić się jesienią br. Niemniej, mimo dosyć odległego terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, warto podjąć odpowiednie działania wcześniej.

Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych zagadnień praktycznych, które mogą być problematyczne i na które warto zwrócić szczególną uwagę w procesie przygotowania firmy do wdrożenia KSeF.

• Brak obsługi załączników

Jednym z istotnych problemów praktycznych jest fakt, że zasadniczo KSeF nie będzie umożliwiał przesyłania załączników. Przedstawiciele MF zapowiedzieli wprawdzie opracowanie załącznika w formie xml, który będzie przesyłany do KSeF, jednak będzie to możliwe w dalszej perspektywie czasowej i wyłącznie dla wybranych transakcji, których przedmiotem jest energia elektryczna, gaz, usługi telekomunikacyjne, paliwo. Pozostałe firmy przesyłające załączniki do faktur będą musiały poradzić sobie z ich wysyłką do klienta w inny sposób, np. mogą zamieścić załączniki w specjalnym miejscu, do którego będzie się odnosić link zamieszczony w fakturze ustrukturyzowanej, bądź przesyłać załączniki poza KSeF (np. e-mailem) i jednocześnie zastosować rozwiązanie, które umożliwi łatwe połączenie przesłanych załączników z fakturami z KSeF.

• Data wystawienia i data otrzymania faktury w KSeF

Bardzo ważnym elementem założeń systemu KSeF, który ma wpływ na sposób ewidencjonowania faktur, jest zdefiniowanie w przepisach daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej jako momentu jej przesłania do KSeF. Mimo zgłaszanych licznych uwag do tego rozwiązania przedstawiciele MF nie planują w tym zakresie zmian. Data przesłania będzie zatem determinować datę wystawienia faktury. W praktyce mogą zdarzyć się sytuacje, w których data wskazana na fakturze przez firmę w polu P_1 będzie różna od daty wystawienia rozumianej jako data przesłania faktury do KSeF, która powinna zostać wykazana w ewidencji podatników. Ma to przełożenie na wiele aspektów – zachowanie terminu wystawienia faktury wynikającego z przepisów, zachowanie umownego terminu wystawienia faktury, terminy płatności, a w niektórych przypadkach również moment powstania obowiązku podatkowego w rozliczeniach VAT, np. dla usług najmu, dzierżawy, leasingu czy dostawy „mediów”.

Dodatkowy problem dotyczyć będzie faktur wystawianych w walucie obcej, jeśli kurs waluty jest uzależniony od daty wystawienia faktury. Przepisy umożliwiają pozostawienie przeliczenia według kursu z zastosowaniem daty z pola P_1, jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia. Jeśli natomiast faktura zostanie przesłana w terminie późniejszym, przeliczenie kwot na fakturze trzeba będzie skorygować za pomocą faktury korygującej.

Z kolei data otrzymania faktury jest zdefiniowana w przepisach jako moment nadania fakturze przez system numeru KSeF. Oznacza to, że faktury ustrukturyzowane uznawane są za otrzymane, nawet jeśli jeszcze nie zostały pobrane z systemu i ta data powinna być wpisywana jako data otrzymania faktury w ewidencji. Przy czym KSeF nie będzie informował nabywcy, że „otrzymał” fakturę. Zatem przy dużych wolumenach faktur firma musi zadbać o odpowiednie oprogramowanie, które będzie ściągać faktury w sposób zautomatyzowany.

• Niektóre faktury poza KSeF

Jednym z praktycznych problemów będzie odpowiednie ustawienie nowych procesów obiegu faktur w firmie z uwzględnieniem faktu, że część z nich pozostanie w obiegu poza KSeF i konieczne będzie zapewnienie dodatkowych procesów w tym zakresie. Przede wszystkim będą to faktury zakupu od podmiotów zagranicznych dotyczące WNT, importu usług czy towarów, ale również faktury krajowe wystawiane w trybie offline czy w czasie awarii systemu. Z zapowiedzi MF wynika, że w okresie przejściowym do momentu wdrożenia opcji przesyłania w KSeF załączników poza KSeF będą również wystawiane faktury od dużych dostawców krajowych z tytułu dostaw energii, gazu, usług telekomunikacyjnych i paliwa.

Problematycznym zagadnieniem mogą być faktury od podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb VAT i dotyczące dostaw krajowych, czyli z wykazanym VAT. W pewnych sytuacjach takie faktury będą wystawiane w KSeF – jeśli podmiot zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w transakcji. Wówczas będzie on zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nawet jeśli podmiot zagraniczny nie będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, będzie mógł to robić dobrowolnie. Co istotne, z punktu widzenia nabywcy pod kątem prawa do odliczenia VAT naliczonego nie powinno mieć znaczenia, czy dostawca wystawi prawidłową fakturę. Innymi słowy, otrzymując fakturę zwykłą (nie w KSeF), nabywca nie ma obowiązku weryfikacji, czy dostawca wystawił ją w sposób prawidłowy, a w sytuacji gdyby okazało się, że faktura powinna zostać wystawiona w KSeF, nabywca nie może ponosić z tego tytułu żadnych konsekwencji. Ewentualne konsekwencje w postaci kar przewidzianych w ustawie mogą obciążać jedynie wystawcę faktury, który nie wystawi jej w prawidłowej formie w KSeF.

• Identyfikacja faktur zakupu

Przejście z obecnego modelu fakturowania na model uwzględniający KSeF będzie wymagało dostosowania pod kątem odbierania faktur i przydzielenia ich do właściwej osoby lub komórki wewnątrz organizacji. Wynika to z faktu, że do KSeF trafią wszystkie faktury od polskich podatników VAT i utworzą jeden zbiór faktur przypisany do NIP firmy. W ramach procedur wewnętrznych istotne będzie wprowadzenie wymogu zamieszczenia na fakturach wystawianych przez dostawców określonych oznaczeń, które pozwolą na wewnętrzną identyfikację faktur, np. według numeru umowy lub zamówienia czy nazwiska pracownika. Będzie to zwłaszcza istotne w przypadku faktur za zakupy dokonywane przez pracowników, np. za lunch, paliwo czy bilet na pociąg.

1) Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598 z późn. zm.).

2) Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 852).

3) MF, https://www.gov.pl/web/finanse/obowiazkowy-ksef-odroczony-do-1-lutego-2026-r [dostęp: 19.8.2024]

4) MF, https://www.gov.pl/web/finanse/kolejne-spotkanie-konsultacyjne-ksef [dostęp: 19.8.2024]