Efektywny onboarding w dobie koronawirusa

Jak w efektywny sposób wdrożyć nowego pracownika w warunkach pracy zdalnej?

Pandemia zmusiła nas wszystkich do przeniesienia pracowników z biura do świata wirtualnego praktycznie z dnia na dzień. O ile ta zmiana przebiegła sprawnie w zintegrowanych już w działach, to prawdziwe wyzwanie pojawiło się przy wdrażaniu nowych osób do zespołów.

Wszyscy mieliśmy już doświadczenia z przeprowadzaniem zdalnych rozmów kwalifikacyjnych, jednak po wyborze kandydata przychodzi pora na onboarding. Sam proces onboardingu wprowadziliśmy już rok wcześniej, co znacznie ułatwiło nam przejście na tryb zdalny. Dodatkowo pomocne były narzędzia, na których pracujemy, i wcześniejsze doświadczenia z pracą zdalną. Jakościowy onboarding jest odpowiedzialnością bezpośredniego przełożonego, oczywiście ze wsparciem zespołu HR i pozostałych współpracowników, m.in. „buddy'ego" jako mentora i przewodnika dla nowej osoby. Gotowość i otwartość na zmiany wszystkich zaangażowanych w ten proces pozwoliły nam podejść do tego ze spokojem.

W naszej firmie onboarding składa się z trzech kluczowych etapów:

1. Pre-boarding – od złożenia oferty do pierwszego dnia pracy

2. Pierwszy tydzień pracy - fundament okresu wdrożeniowego

3. Od trzech do sześciu miesięcy w zależności od stanowiska

Pre-boarding nie stanowił dla nas wyzwania, odbywał się zdalnie już wcześniej przed pandemią.

Dobrą praktyką w naszej firmie jest wysyłanie przyszłemu pracownikowi zaproszenia w formie e-mailowej na pierwszy dzień pracy, jeszcze przed dołączeniem do APN Promise. W takim zaproszeniu znajdują się informacje na temat wydarzeń w pierwszym dniu pracy, kluczowe fakty o naszej firmie, naszych wartościach, produktach czy zasadach pracy. Ludzie to bardzo doceniają i dzielą się z nami pozytywnym feedbackiem niemal natychmiast po otrzymaniu takiego zaproszenia.

W tym czasie przygotowywane jest miejsce pracy i narzędzia, konfigurowana jest poczta e-mail, jak również opracowywany jest szczegółowy plan wdrożenia pracownika, który obejmuje kolejne od trzech do sześciu miesięcy. Pracują nad tym wspólnie HR i bezpośredni przełożony. Dobór właściwego „buddy'ego" stanowi kluczowy element dla sukcesu onboardingu. Powinien on posiadać odpowiednie umiejętności komunikacji i chęć dzielenia się wiedzą, wiedzę merytoryczną w danym obszarze, a także znajomość obowiązujących procedur i procesów. Bardzo ważne jest również, aby taki mentor sam posiadał odpowiedni poziom motywacji i satysfakcji z pracy.

Czy pandemia wymusiła na was dokonanie jakichś zmian w procesie onboardingu?

Przede wszystkim, zdecydowaliśmy się zmienić to, jak wygląda onboarding w pierwszym dniu pracy. Przed marcem 2020 organizowany był tzw. onboarding day dla nowych pracowników raz na kwartał. Obecnie zmniejszyliśmy grupy onboardingowe. Organizujemy takie spotkanie dla jednej do kilku osób rozpoczynających pracę w danym miesiącu. Pozwala nam to na bardziej indywidualne podejście, szczególnie istotne w zdalnej komunikacji, z nowymi członkami naszej firmy. W mniejszym gronie, każdy ma więcej okazji do zadawania pytań. W kameralnej grupie łatwiej zdobyć się na odwagę, aby zadać pytanie czy skomentować treść prezentacji.

W dniu onboardingu osoba z HR łączy się z nowymi pracownikami na wspólnym spotkaniu online, koniecznie w wersji wideo. Myślę, że obecnie to szczególnie ważne, abyśmy mieli poczucie, że po drugiej stronie jest człowiek, a nie awatar. Rozpoczynamy od krótkiego przywitania i przedstawienia się sobie nawzajem, co sprzyja dobrej atmosferze i budowaniu relacji.

Zasadnicza treść sesji onboardingowych pozostaje niezmieniona, niektóre z nich wydłużamy, jeśli jest taka potrzeba, żeby mieć więcej czasu na pytania i wyjaśnienia. Nadal poruszamy najbardziej istotne kwestie, tyle że nie na spotkaniu, a podczas wideokonferencji. Taki call musi być starannie przygotowany. Musimy przekazać te elementy kultury organizacyjnej, które wcześniej pracownicy przyswajali, „oddychając atmosferą biura". W dalszej części dnia nowe osoby spotykają się ze swoim przełożonym i poznają swojego „buddiego". Wszyscy nowi członkowie naszej Promisowej rodziny są też witani w e-mailowej komunikacji wewnętrznej, co pozwala im poczuć się częścią zespołu już od pierwszego dnia. W kolejnych dniach realizowany jest już szczegółowy plan onboardingu, czyli spotkania z kluczowymi osobami w firmie oraz szkolenia wewnętrzne. W tym roku wdrożyliśmy nasz program szkoleń produktowych obejmujący zarówno rozwiązania cloudowe różnych partnerów, które mamy w swoim portfolio, jak również nasze własne produkty. Chociaż program był zaplanowany w tradycyjnej formie „w sali", udało nam się z sukcesem przeprowadzić go online. Dzięki temu w tym samym czasie przeszkoliliśmy większość naszych pracowników, w tym nowe osoby.

Jakie są wyzwania zdalnego onboardingu i jak sobie z tym radzicie?

Brak osobistego kontaktu nie jest komfortową sytuacją dla nowego pracownika, zwłaszcza jeśli zdalna praca nie jest zwykle przypisana do jego stanowiska, a wynika z konieczności pandemicznej. Wiadomo, że nie sprzyja to budowaniu relacji, które są bardzo istotne nie tylko dla nowych osób, ale dla wszystkich naszych pracowników. Dlatego już od początku pandemii wprowadziliśmy konkretne zasady i rytuały w pracy zdalnej, m.in. spotkania zespołowe, spotkania indywidualne one-to-one, a także wirtualne, mniej formalne spotkania „przy kawie". Również w warunkach home office należy pamiętać, że nie samą pracą żyje człowiek. Zdalna praca powinna zawierać możliwości nieformalnych rozmów, by pomóc przełamać nowym pracownikom pierwsze lody i nawiązać nowe znajomości. Żeby podtrzymać zaangażowanie pracowników, ważne jest utrzymywanie dwustronnej komunikacji i kultury feedbacku. Bezpośredni przełożony powinien być otwarty na to, że pracownicy (zwłaszcza nowi) mogą zwracać się z pytaniami i prosić o wsparcie. Dlatego istotna jest dostępność menedżerów dla wszystkich pracowników, zgodnie z ich potrzebami, a w szczególności dla nowych, którzy potrzebują zwykle znacznie więcej wskazówek i nie poprzestają na jednorazowym objaśnieniu.

Bardzo ważne dla nas jest utrzymanie regularnych spotkań komunikacyjnych naszych pracowników z zarządem. Te spotkania również przenieśliśmy do strefy online, zwiększając ich częstotliwość w okresie pandemii z kwartalnych na miesięczne. Wszystko w trosce o regularny kontakt z naszymi ludźmi. Skutecznym rozwiązaniem było też wprowadzenie w maju hybrydy pracy zdalnej i w biurze. Oznacza to, że pracujemy 50 proc. zdalnie i 50 proc. w biurze, zgodnie z grafikami ustalanymi w poszczególnych zespołach. Taka forma pracy sprawdza się najbardziej, co potwierdzili nasi pracownicy w anonimowej ankiecie, którą przeprowadziliśmy miesiąc temu. Ta forma wpływa również pozytywnie na efektywność samego onboardingu. W ankiecie zapytaliśmy naszych pracowników nie tylko o efektywność pracy zdalnej i rotacyjnej, ale również o jakość spotkań komunikacyjnych oraz zespołowych czy dostępności menedżerów. Dostaliśmy bardzo pozytywny feedback od naszych ludzi, co jest najlepszą oceną tego, jak sobie poradziliśmy w okresie pandemii. Słuchanie opinii pracowników daje nam również wskazówki do wprowadzania dalszych usprawnień.

Czy upowszechnienie pracy zdalnej spowodowało, że narzędzia IT wspierające onboarding się rozwinęły?

Zdecydowanie tak. Sytuacja, w jakiej znalazły się wszystkie firmy w marcu, zdecydowanie przyśpieszyła proces digitalizacji. Niektóre firmy przyśpieszyły implementację konkretnych i narzędzi IT, inne, (w tym APN Promise) zwiększyły intensywność oraz zakres korzystania z nich. W naszym przypadku szczególnie dobrze sprawdza się pakiet Microsoft Office 365, m.in. praca na aplikacjach Microsoft Teams, Microsoft Forms, korzystanie z Yammera czy platformy Intranet. W Teamsach pracujemy na co dzień, organizujemy spotkania w całości lub w części wirtualne, prowadzimy szkolenia, komunikujemy się na czacie, udostępniamy materiały, a w razie potrzeby korzystamy z możliwości nagrania konkretnego warsztatu czy szkolenia. Intranet to miejsce, gdzie pracownicy mogą znaleźć najważniejsze informacje, m.in. strukturę organizacyjną, procedury i polityki oraz informacje o wydarzeniach wewnętrznych i zewnętrznych. W Yammerze „siedzi" nasza wewnętrzna społeczność pasjonatów technologii. Prowadzą regularne sesje online, które nazywamy Geek Meetups. Są to spotkania z naszymi inżynierami oraz handlowcami, podczas których dzielą się wiedzą, doświadczeniem oraz nowinkami ze świata technologii.

Podsumowując, jakie czynniki są najważniejsze, aby praca zdalna była efektywna?

Według mnie najważniejsze jest zaufanie. Jeśli nie możesz ufać swoim ludziom, to znaczy, że masz poważny problem. Problem na etapie rekrutacji właściwych ludzi. Jeśli masz na pokładzie ludzi, którzy poprzez wyniki swojej pracy oraz oczekiwane zachowania udowodnili, że są właściwi – daj im autonomię i wsparcie, którego potrzebują, żeby wykonać swoją pracę, a to zrobią! Podsumowując, najważniejsze są dwa elementy:

- Monitorowanie wyników, a nie godzin pracy (wspólne uzgadnianie celów i oczekiwanego rezultatu)

- Zaufanie i autonomia, zamiast micromanagementu i kontroli.

Jeśli zrobisz to dobrze, twoi ludzie zaskoczą cię efektami pracy. Dodatkowo przekonasz się, że praca zdalna i rotacyjna nie tylko pozwalają firmie przetrwać trudny okres, ale również osiągać wyniki i rozwijać się.