Bo to, co nas podnieca, to się nazywa kasa

Miesiąc temu postanowiłem, że będę poświęcał dwie godziny w tygodniu na sport. Prędzej czy później, większość osób, które spędzają za biurkiem sporą część życia, podejmuje podobne postanowienia. Wyszukałem najbliższe centrum sportowe i wieczorem udałem się na trening. Jak przystało na stuprocentowego mieszczucha, oczywiście pojechałem samochodem.

Publikacja: 27.02.2006 09:03

Centrum sportowe ma podziemny parking, na którym mogę bezpiecznie zostawić samochód. Po zaparkowaniu poszedłem do pracownika ochrony, który powiedział, że już zapisał godzinę wjazdu i że żaden "kwitek" nie jest potrzebny. Nie przejmując się więc papierkami poszedłem na salę treningową.

Po treningu wróciłem na parking i uiściłem stosowną opłatę. Ochroniarz wrzucił niedbale odliczoną kwotę do szuflady pełnej gotówki. Na pytanie, czy dostanę jakieś potwierdzenie zapłaty, parkingowy obrzucił mnie podejrzliwym spojrzeniem i powiedział, że mogę, ale to chwilę potrwa. Zniechęcony podziękowałem i czym prędzej odjechałem na zasłużony odpoczynek.

Jak Państwo myślą, czy zapłacone przeze mnie pieniądze trafią do właściciela parkingu? Naszym zdaniem jest to bardzo wątpliwe.

Z badań prowadzonych w Stanach Zjednoczonych przez Stowarzyszenie Ekspertów i Specjalistów ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE) wynika, że ponad 90% wszystkich przypadków kradzieży majątku firmy przez jej pracowników dotyczy pieniędzy. Średnio, każdy wykryty przypadek kradzieży środków pieniężnych kosztuje firmę 95 tysięcy dolarów. Powyższe statystyki pokrywają się z polską rzeczywistością. Z naszego doświadczenia wynika, że najczęstszymi przypadkami nadużyć w firmach są kradzieże środków pieniężnych. Gotówka jest najbardziej płynnym aktywem, który bardzo łatwo wymienić. Ponadto jest bardzo trudna do wyśledzenia w przypadku ewentualnej kontroli.

W tym i w następnym tygodniu przedstawimy Państwu nadużycia dokonywane przez pracowników, którzy mają bezpośredni dostęp do firmowych pieniędzy - kasjerów, pracowników działu finansów odpowiedzialnych za płatności, przedstawicieli handlowych oraz kierowców dowożących towar.

Istnieją dwa momenty, w których nieuczciwy pracownik może ukraść pieniądze - przechwycić je zanim wpłyną do firmy i zostaną ujęte w ewidencji lub ukraść środki pieniężne już znajdujące się w kasie czy na rachunkach bankowych.

Dzisiaj omówimy przypadki przechwytywania - pracownicy parkingu opisani powyżej pewnie nie zdają sobie sprawy, że ich proceder jest tak właśnie nazywany. Wiedzą natomiast, że trudno jest ich złapać. Właściciel parkingu, jeśli podejrzewa pracowników o kradzież, przeprowadzi inwentaryzację w kasie. Niestety, z rozczarowaniem stwierdzi, że ilość gotówki w kasie zgadza się z ewidencją. Nie znajdzie też w niej podejrzanych operacji kasowych. Dlaczego? Sprawa jest prosta - przebiegli pracownicy kradną pieniądze, które właściwie nie istnieją, ponieważ nie są zaewidencjonowane jako sprzedaż.

Ryzyko przechwytywania jest bardzo wysokie w sektorze usług, gdzie trudno sprawdzić ilość wykonanych świadczeń. Dlatego, szczególnie narażone są usługi świadczone masowo, o stosunkowo niedużej wartości pojedynczych płatności, a więc restauracje, parkingi, hotele, wypożyczalnie, pralnie, centra rozrywki i sportu oraz gabinety medyczne. Z przechwytywaniem należy liczyć się również w handlu oraz wynajmie nieruchomości i praktycznie w każdej działalności, w której przyjmowana jest od klientów gotówka.

Wykrycie przechwytywania możliwe jest tylko w sytuacjach, gdy posiadamy wiarygodne źródło, za pomocą którego możliwe jest ustalenie rzeczywistej ilości wykonanych usług lub sprzedanego towaru. Wiarygodne źródło musi być niezależne od pracowników, mających kontakt z wpłacanymi pieniędzmi.

Gdyby właściciel parkingu chciał sprawdzić, czy nie pada ofiarą przechwytywania, musiałby na przykład przez jeden dzień zapisywać z ukrycia liczbę i czas postoju parkujących na jego parkingu pojazdów i obliczyć, ile pieniędzy powinno wpłynąć do kasy. Następnie wystarczy, żeby porównał swoje wyliczenia z dziennym raportem kasowym. Otrzymana różnica to wartość przechwyconej, czyli przez niego straconej, gotówki. Innym sposobem na wykrywanie przechwytywania jest analiza dzienna sprzedaży - jest to jednak dobry wstęp do wykrywania, ale nie dostarczy tak twardych dowodów jak fizyczne sprawdzenie.

Strategia zapobiegania przechwytywaniu polega głównie na oddzieleniu funkcji wykonawcy usługi od osoby przyjmującej gotówkę i rejestrującej wykonanie. Informacje z tych trzech źródeł muszą być regularnie porównywane, a wszelkie różnice wyjaśniane. Ponadto dobrze posiadać mechanizm kontrolny, który rejestruje liczbę wykonanych usług i przyjętych pieniędzy niezależnie od człowieka.

Wjeżdżając na parking przez automatyczną bramkę i płacąc w automacie, wiem, że pieniądze właścicieli parkingu są o wiele bezpieczniejsze. Ale czy całkowicie bezpieczne?

Cdn.

Autorzy pracują w Dziale Doradztwa

Biznesowego Ernst&Young.

Mariusz Witalis

menedżer

Gospodarka
Piotr Bielski, Santander BM: Mocny złoty przybliża nas do obniżek stóp
Gospodarka
Donald Tusk o umowie z Mercosurem: Sprzeciwiamy się. UE reaguje
Gospodarka
Embarga i sankcje w osiąganiu celów politycznych
Gospodarka
Polska-Austria: Biało-Czerwoni grają o pierwsze punkty na Euro 2024
Gospodarka
Duże obroty na GPW podczas gwałtownych spadków dowodzą dojrzałości rynku
Gospodarka
Sztuczna inteligencja nie ma dziś potencjału rewolucyjnego