Administracja w biurze. Gabinety, schrony i praca hybrydowa w urzędach

Zainteresowanie instytucji publicznych nowoczesnymi biurami rośnie z roku na rok. W 2025 r. podmioty z tego sektora na głównych rynkach biurowych w Polsce wynajęły niemal 150 tys. mkw. powierzchni do pracy – to niemal 25 proc. więcej w porównaniu z poprzednim rokiem – podaje firma doradcza Newmark Polska.

Jej eksperci podkreślają, że instytucje publiczne starają się łączyć efektywność kosztową z reprezentacyjnym charakterem siedziby i dobrym dostępem dla obywateli. – Wybierają najlepsze lokalizacje, szukając dla interesantów nowoczesnych i przyjaznych przestrzeni w obiektach wysokiej klasy – wskazują analitycy. – Unikają jednak spektakularnych wież kojarzonych z sektorem finansowym.

Urząd w gabinecie. Także rotacyjnym

Oprócz adresu na wysokość czynszu za biura wpływa też układ pomieszczeń. Urzędy w dużej mierze działają w modelu gabinetowym, który, jak podkreśla Marcin Kowal, dyrektor w dziale powierzchni biurowych w Newmark Polska, doradca specjalizujący się w powierzchniach biurowych dla sektora publicznego, może być nawet o kilkadziesiąt proc. droższy niż miejsca pracy zbiorowej typu open space. Całkowity koszt aranżacji podnoszą dodatkowe ściany, drzwi, instalacje czy systemy kontroli dostępu.

– Dlatego instytucje państwowe coraz częściej decydują się na rozwiązania pośrednie: gabinety dla trzech-czterech, a nawet dziesięciu osób, które zapewniają bezpieczeństwo zasobów i możliwość pracy w odosobnieniu, a jednocześnie ograniczają koszty – mówi Marcin Kowal. – Teoretycznie możliwe są też gabinety rotacyjne, ale ich wprowadzenie wymagałoby zmiany kultury organizacyjnej w urzędach – zaznacza.

Do tego dochodzą szczególne wymogi prawne i funkcjonalne.

– Instytucje publiczne muszą projektować biura z myślą o obsłudze obywateli, spełniać rygorystyczne standardy BHP, zapewniać pełną dostępność architektoniczną i tworzyć odpowiednie strefy obsługi interesantów – wylicza ekspert Newmark Polska. Jak dodaje, w ostatnich latach znacząco wzrosły także wymagania wynikające z ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. – Jest to istotne nie tylko z perspektywy odwiedzających, lecz także pracowników – zauważa Kowal. – Wiele instytucji w swoich statutach wskazuje na obowiązek zatrudniania osób z niepełnosprawnościami.

Schrony i miejsca ukrycia

Eksperci zwracają także uwagę na nowe regulacje, w tym na obowiązującą od początku roku ustawę schronową. – Biura części administracji publicznej, odpowiadającej za kluczowe funkcje państwa, zaczynają być postrzegane lub kwalifikowane jako element infrastruktury krytycznej – podkreślają. – Przepisy nakładają m.in. obowiązek zapewnienia schronów o określonej wytrzymałości lub miejsc doraźnego ukrycia dla osób przebywających w budynkach instytucji publicznych. Choć rozporządzenie z 4 listopada 2025 r., zawierające przepisy wykonawcze, określiło już szczegółowe warunki techniczne dla budowli ochronnych oraz warunki ich użytkowania i usytuowania, to wiele kwestii – w szczególności dotyczących adaptacji istniejących budynków administracji publicznej – pozostaje do doprecyzowania w praktyce i w projektach.

Marcin Kowal zaznacza, że jeśli instytucje państwowe zostaną zobligowane do wynajmowania powierzchni wyposażonych w schrony, to przynajmniej w pierwszym okresie podaż budynków z takimi rozwiązaniami będzie ograniczona. – Najważniejsze pytanie: czy starsze biurowce będzie można dostosować do nowych wymogów, czy też realną opcją będą przede wszystkim nowe obiekty, w których pomieszczenia schronowe zostaną uwzględnione już na etapie projektu – podaje Marcin Kowal. – Poziom wymagań, w zależności od instytucji, może się różnić, jednak w każdym przypadku oznacza wzrost kosztów fit-outu, zarówno w zakresie wykończenia, jak i instalacji. Oznacza też skrócenie listy obiektów spełniających wymagane kryteria.

Praca hybrydowa

Praca hybrydowa w instytucjach państwowych nie jest już eksperymentem. – Stała się elementem zarządzania zasobami. Model hybrydowy działa tu w mniejszym zakresie niż w firmach komercyjnych – zaznaczają eksperci Newmark Polska. – Większy jest tu udział pracy stacjonarnej, a część jednostek prowadzi bezpośrednią obsługę interesantów. Rotacyjność stała się jednak faktem.

Z analiz wynika, że w takim modelu pracuje ok. 20-30 proc. pracowników, co wymusza projektowanie „gorących biurek” i współdzielonych przestrzeni.

– Coraz częściej odchodzi się od projektowania biura jako miejsca stałej obecności wszystkich pracowników przez pięć dni w tygodniu. Przestrzeń planowana jest na podstawie realną frekwencję, z wykorzystaniem współdzielonych stanowisk pracy w modelu hot desk – wyjaśnia Monika Szawernowska, specjalistka ds. badania środowiska pracy z pracowni Abundo Space. – Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć liczbę stałych biurek, lepiej dopasować metraż do faktycznych potrzeb, a tym samym zoptymalizować koszty najmu i eksploatacji. Redukcja powierzchni nawet o 15-30 proc. może oznaczać wielomilionowe oszczędności rocznie, choć nie powinna być jedynym celem zmian – zaznacza.

Podkreśla, że biuro buduje m.in. prestiż instytucji. – Dojrzałe podejście do aranżacji w modelu hybrydowym polega na znalezieniu równowagi między optymalizacją kosztów, bezpieczeństwem formalnym i informacyjnym a komfortem pracowników i interesantów – mówi Monika Szawernowska.

Administracja z długimi umowami

– Rosnące koszty aranżacji biur, wynikające zarówno z układu gabinetowego, jak i z rozwiązań bezpieczeństwa sprawiają, że standardem stają się długoterminowe umowy najmu – wskazują analitycy. Trzeba też pamiętać, że instytucje publiczne mają ograniczone możliwości nakładów inwestycyjnych w obce środki trwałe, co mogą robić tylko w określonych przypadkach i z zachowaniem rygorów przepisów finansów publicznych.

W praktyce oznacza to, że wyposażenie biura – od podziałów przestrzennych po instalacje – musi być sfinansowane przez właściciela budynku.

– Duże kwoty przeznaczone na wykończenie i wyposażenie biura wynajmujący musi odzyskać w czynszu, dlatego w takich przypadkach kontrakty najmu zazwyczaj zawierane są na siedem-dziesięć lat. Zasada jest prosta – im droższy fit out, tym dłuższa powinna być umowa – wyjaśnia Marcin Kowal. Instytucje coraz częściej decydują się na powierzchnie „pod klucz”, z pełnym umeblowaniem, infrastrukturą wideokonferencyjną czy dodatkowymi usługami operacyjnymi. Pozwala to szybko się przeprowadzić i uruchomić pracę w nowej siedzibie, ale jednocześnie podnosi koszty inwestycji po stronie właściciela.

Bezpieczeństwo i ESG

Rosnące wymogi regulacyjne, kwestie bezpieczeństwa oraz zmieniający się model pracy sprawiają, że projektowanie biur dla sektora publicznego staje się coraz bardziej złożone. Znaczenia nabierają zarówno standardy efektywności energetycznej – w kontekście rosnących wymogów raportowania ESG – jak i rozwiązania dotyczące ochrony danych oraz strefowania dostępu w budynkach.

– Biuro administracji musi łączyć elastyczność pracy hybrydowej z formalnymi wymogami bezpieczeństwa i dostępnością dla obywateli. To proces znacznie bardziej złożony niż w sektorze prywatnym, a dla wielu instytucji oznacza konieczność bardzo uważnego wyboru siedziby, która sprosta wszystkim wymaganiom – mówi Marcin Kowal. – Ograniczona podaż odpowiednich budynków może zmuszać instytucje do rozpoczęcia poszukiwań z dwu-trzyletnim wyprzedzeniem.

Zmiany w sektorze publicznym przyspieszają także czynniki ekonomiczne i demograficzne. – Kurcząca się pula talentów, o które administracja publiczna konkuruje z sektorem prywatnym, oraz starzenie się kadr wymuszają automatyzację oraz projektowanie atrakcyjnego środowiska pracy pod względem architektury, technologii i wellbeingu, co będzie wspierać hybrydowy model pracy, innowacyjność, integrację, komunikację i neuroróżnorodność. Przedstawiciele cyfrowego pokolenia – jako interesanci urzędów administracji publicznej – oczekują szybkości i dostępności technicznej, co instytucje państwowe muszą uwzględnić w swoich planach, jednocześnie zapobiegając wykluczeniu technologicznemu i przestrzennemu. Sukces wdrożenia zmian zależy od otwartości i gotowości operacyjnej całego zespołu oraz przygotowania go do nowej kultury i środowiska pracy – podsumowuje Edyta Mika, dyrektor ds. zarządzania zmianą strategii środowiska pracy w firmie Newmark Polska.