Zwiększenie efektywności w zasięgu ręki

Dziś mamy do czynienia z transformacją i nowoczesnym środowiskiem chmury, a tu wdrożenia są niezwykle dynamiczne. Powodem jest ciągła ewolucja technologii opartych o chmurę. Żyjemy w czasach, w których ciągle musimy się uczyć. Samo wdrożenie jest szybkim procesem, natomiast na efektywnie przeprowadzony proces adopcji nowej technologii wraz ze szkoleniami, trzeba przeznaczyć szacunkowo kilka miesięcy. Oczywiście wszystko też zależy od skali i procesów w organizacji.

Monika Kubiak Marketing Lead, APN Promise SA

materiały prasowe

Jakie narzędzia IT standardowo pracownik posiada na swoim stanowisku pracy, ale ich nie wykorzystuje?

Jakkolwiek to zabrzmi, doświadczenie pokazuje, że użytkownicy jeszcze za rzadko korzystają z aplikacji, które niesamowicie ułatwiają komunikację i współpracę. Konkretnie warto wskazać dwie aplikacje wchodzące w skład pakietu Office 365, czyli OneDrive i Teams – ich rola w pracy zespołowej czy projektowej jest nieoceniona, a wpływ na produktywność – ogromny.

Na czym polega ich specyfika? W czym są lepsze od np. e-maila?

Trudno stwierdzić, że są lepsze, ale stanowią jego doskonałe uzupełnienie lub mogą go zastąpić w szczególnych przypadkach. Mail powinien pełnić rolę czysto informacyjną, podczas gdy nowoczesne aplikacje idą dalej – przede wszystkim ułatwiają pracę zespołową. Na przykład One Drive umożliwia nam prostą wymianę plików – tu możemy edytować plik wspólnie z innymi osobami w czasie rzeczywistym. Z kolei w aplikacji Teams możemy konwersować jako zespół, współpracować na plikach i rozszerzać o inne aplikacje z pakietu Office 365, a także o rozwiązania zewnętrzne. Oba produkty przyspieszają pracę zespołową, ułatwiają komunikację, wyszukiwanie informacji, przydzielanie zadań, terminową realizację. Jeśli porównamy do tego działanie w środowisku wielowątkowej korespondencji mailowej ze sporą grupą osób na liście adresatów, do tego połączonej z przesyłaniem kolejnych wersji plików jako załączniki, to wnioski nasuwają się same. Wszystko, co usprawnia nam pracę i ułatwia życie, jest po prostu mile widziane.

Jak spółka powinna się przygotować do wdrożenia takich narzędzi?

Przede wszystkim powinny zostać przeprowadzone szkolenia w każdej możliwej formie, czy to stacjonarnej, czy online (webinary, instrukcje, quick guides). Trzeba zapewnić dobre materiały szkoleniowe, ale też atrakcyjne formuły szkoleń. Grupą, która obowiązkowo powinna znać dane narzędzia, są oczywiście administratorzy i pracownicy wsparcia IT. Kolejna grupa to pracownicy. W małych i średnich firmach nie stanowi to problemu. Jeśli jednak mówimy o większych organizacjach, gdzie mamy do czynienia z setkami, a nawet tysiącami użytkowników, to warto rozważyć szkolenia w systemie kaskadowym. Najpierw technologia trafia do grupy użytkowników, którzy mają największy potencjał adopcji narzędzia. Z tej grupy tworzymy zespół ambasadorów nowych technologii, którzy niosą dalej do firmy wiedzę i umiejętność korzystania z danego narzędzia. Wdrożenie nowych narzędzi przyjmuje postać w pełni zaplanowanego procesu adopcji technologii w firmie. Wysiłek włożony w nauczenie się nowych technologii przekłada się potem na realne korzyści dla pracowników i firmy.

Ile czasu zajmuje wdrożenie takich narzędzi?

Kiedyś instalacja oprogramowania była procesem stałym, jednorazowym, wymagającym później jedynie aktualizacji. Dziś mamy do czynienia z transformacją i nowoczesnym środowiskiem chmury, a tu wdrożenia są niezwykle dynamiczne. Powodem jest ciągła ewolucja technologii opartych na chmurze. Żyjemy w czasach, w których ciągle musimy się uczyć. Samo wdrożenie jest szybkim procesem, natomiast na efektywnie przeprowadzony proces adopcji nowej technologii wraz ze szkoleniami, trzeba przeznaczyć szacunkowo kilka miesięcy. Oczywiście wszystko też zależy od skali i procesów w organizacji.

Czy powinno się wdrażać takie narzędzia w firmach o zróżnicowanej strukturze wieku pracowników?

Zdecydowanie tak. Nasze obserwacje pokazują, że starsi pracownicy są tak samo, a może nawet bardziej, ciekawi nowych technologii i chętnie uczą się nowych narzędzi. Nie spotkaliśmy się z sytuacją, w której zróżnicowana struktura wiekowa pracowników byłaby wyzwaniem czy przeszkodą dla firmy technologicznej w realizacji projektu wdrożeniowego.

Jakie wymierne korzyści można osiągnąć z wdrożenia tych narzędzi?

Korzyści możemy podzielić na dwie grupy. Pierwsza to optymalizacja zasobów IT, a w tym zmniejszenie zajętości serwerów, „odchudzenie" skrzynek mailowych i uwolnienie przestrzeni serwerowej. Realne oszczędności oraz usprawnienie pracy działów wsparcia IT stają się faktem. Są to wymierne korzyści dla zarządzających IT. Do tej grupy warto też zaliczyć korzyści związane z bezpieczeństwem danych.

Ale to nie wszystko. Druga grupa korzyści dotyczy zdrowego funkcjonowania firmy. Jeżeli firma korzysta z wprowadzonych technologii, to zyskuje ogromną szansę na zwiększenie kooperacji między pracownikami, zespołami, działami czy w grupie spółek. Narzędzia pomagają zwiększać efektywność komunikacji, podnosić skuteczność pracy projektowej, ulepszyć obieg informacji. I tu też bezpośrednim skutkiem mogą być spore oszczędności – mniej spotkań, mniej podróży służbowych, mniej maili, na które trzeba odpowiedzieć, a także mniej nieporozumień. Poprawa tzw. miękkich czynników dzięki technologii może odgrywać kolosalne znaczenie w zwiększeniu efektywności całej firmy.

Jakie zmiany implikuje wdrożenie takich narzędzi?

Otwarcie firmy na nowoczesne narzędzia oparte na chmurze to niezbędny krok prowadzący do cyfryzacji organizacji, a co za tym idzie do postępu. Dzięki chmurze o wiele łatwiej przebiega rozwój technologiczny całej firmy i adopcja kolejnych rozwiązań. A nowoczesna firma to taka, która utrzymuje dobre tempo działania w turbulentnych czasach.

Czy wdrożenie narzędzi dokonuje się naprawdę? Jak można mierzyć efektywność, stan migracji do nowych narzędzi?

Firma informatyczna daje narzędzia i instrukcje, jak z nich korzystać, natomiast to, czy wdrożenie dokonuje się naprawdę, zależy już od samej firmy. Dajemy dobrze wyposażoną wędkę i pełne szkolenie, jak jej używać, wspieramy wiedzą i doświadczeniem, jak optymalizować wykorzystanie posiadanych narzędzi. Dalej wszystko jest w rękach firmy.

Jak można mierzyć rezultaty po wdrożeniu? Przede wszystkim w ciągu kilku miesięcy warto sprawdzić, ilu użytkowników i w jakim stopniu korzysta z nowych technologii. Office 365 dostarcza narzędzia analizy i raportowania na temat wykorzystywania technologii (ile osób korzysta z danego narzędzia, ile wykonano akcji, ile danych jest przechowywanych np. na OneDrive). Ważną rolę odgrywają menedżerowie – jeśli sami szybko zaczynają korzystać z nowych technologii, to dają dobry przykład pracownikom. Wdrożenie nowych narzędzi IT zawsze niesie ze sobą zmiany, ale warto zachęcać i motywować do stosowania innowacyjnych rozwiązań.

Piotr Bieliński inżynier systemowy, APN Promise SA

Monika Kubiak Marketing Lead, APN Promise SA