Przepis na rzetelne sprawozdanie giełdowej grupy kapitałowej

Rzetelne sprawozdanie finansowe nie jest oderwanym od działalności grupy kapitałowej tworem, który powstaje tuż przed terminem raportowania, ale efektem ciągłego procesu ściśle powiązanego z działającymi w grupie systemami oraz przeprowadzanymi transakcjami

Praktycznie co kwartał giełdowe grupy kapitałowe stają przed wyzwaniem przygotowania rzetelnego skonsolidowanego sprawozdania finansowego w sposób porównywalny, możliwy do weryfikacji, terminowy, jak i zrozumiały.

Jak sporządzić takie sprawozdanie?

Nie ulega wątpliwości, że w złożonych grupach kapitałowych nie jest to proces łatwy i szybki, który można rozpocząć na krótko przed terminem raportowania.

Zarząd

To właśnie zarząd spółki dominującej jest odpowiedzialny za sporządzenie rzetelnego sprawozdania finansowego. Jasny przekaz od strony zarządu jednostki dominującej skierowany do swoich pracowników zaangażowanych w ich sporządzanie, podkreślający rangę publikacji takiego sprawozdania to podstawa udanego procesu raportowania.

Identyfikacja kluczowych obszarów

Każda grupa kapitałowa jest specyficzną organizacją wyróżniającą się obszarem działalności, przeprowadzanymi transakcjami, celami, ryzykiem, organizacją oraz, co najważniejsze, ludźmi.

Zatem kluczowym czynnikiem sukcesu jest identyfikacja szczególnie ważnych obszarów, na których skupi się najwięcej wysiłku. Wiadomo, że każda organizacja ma ograniczone zasoby, zatem warto pamiętać i korzystać z jednej z głównych zasad sprawozdawczości finansowej, tzn. o zasadzie istotności. Informacja jest istotna, jeśli jej pominięcie lub zniekształcenie może wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie sprawozdania finansowego. Istotność zależy od wielkości elementu lub oceny w konkretnych okolicznościach błędu wynikającego z jej pominięcia lub zniekształcenia. Przy czym znaczenie informacji należy oceniać także pod kątem jej charakteru. W niektórych przypadkach charakter informacji sam w sobie wystarcza do określenia jej przydatności. Na przykład, raportowanie nowego segmentu może mieć wpływ na ocenę ryzyka i korzyści stojących przed podmiotem, bez względu na istotność wyników osiągniętych przez nowy segment. W innych przypadkach zarówno charakter, jak i istotność są ważne, na przykład, ilości posiadanych zapasów w każdej z głównych kategorii w przypadku gdy dla danego biznesu użytkownicy sprawozdania finansowego w danych okolicznościach rynkowych oczekują określonego poziomu.

Zaangażowanie odpowiednich osób

Dla każdego ważnego obszaru sprawozdawczego ważne jest przypisanie odpowiednich specjalistów oraz określenie podziału ról i obowiązków. Bez sprawnej współpracy księgowości, kontrolingu, prawników, audytu wewnętrznego czy osób zarządzających ryzykiem w ramach danej grupy kapitałowej, jak i firm zewnętrznych, które są zaangażowane, sprawny przebieg procesu jest praktycznie uniemożliwiony. O czym warto pamiętać to fakt, że grupa kapitałowa nie składa się tylko ze spółki dominującej, ale też z wielu spółek zależnych i spółek specjalnego przeznaczenia. Natomiast skonsolidowane sprawozdanie finansowe oprócz pełnej konsolidacji spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej obejmuje w odpowiedni sposób również inwestycje w jednostki stowarzyszone oraz współkontrolowane.

Sprawnie działający system kontroli wewnętrznej w grupie kapitałowej

Podstawą procesu jest poprawne działanie systemu sprawozdawczości finansowej i kontroli wewnętrznej służącego zapobieganiu i wykrywaniu nadużyć i błędów. Świadomość, że system działa tak jak się tego oczekuje pozwala na większy komfort wobec uzyskiwanych informacji i zmniejsza nakład pracy związanej z ich weryfikacją i ewentualnymi korektami.

Harmonogram

Proces trwa właściwie nieprzerwanie, ale konieczne jest wyznaczenie terminów przygotowania ostatecznych informacji finansowych z każdego istotnego obszaru sprawozdawczego oraz z każdej jednostki organizacyjnej pozwalających na ich weryfikację z odpowiednim wyprzedzeniem. Przy czym w przypadku braku jasnego zakomunikowania zaplanowanego planu raportowania zainteresowanym stronom harmonogram ten będzie tylko bezużytecznym dokumentem.

Spójna polityka rachunkowości w spółkach grupy kapitałowej

Z punktu widzenia sprawozdania skonsolidowanego nie ma jednostek zależnych i jednostki dominującej. Jest to sprawozdanie jednego organizmu, które powinno zostać przygotowane w oparciu o spójne zasady. Co do zasady podstawowymi ramami takich zasad jest polityka rachunkowości grup kapitałowych, która jest również uzupełniana o szczegółowe instrukcje dla poszczególnych podmiotów grupy. Jednak trzeba również pamiętać o bieżącej kontroli nad danymi finansowymi powstającymi w poszczególnych podmiotach grupy pod kątem ich zgodności z polityką rachunkowości grupy, a w przypadku nowych transakcji pod kątem opracowania wytycznych, które w przyszłości będą stosowane także w całej grupie.

Znajomość MSSF

Międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej zawierają wiele szczegółowych zasad dotyczących zarówno ujęcia, wyceny i prezentacji w sprawozdaniu finansowym aktywów, pasywów i transakcji wynikowych, jak i dotyczących wymogów odnośnie do ujawniania dodatkowych informacji. W grupach kapitałowych z szerokim zakresem działalności mogą zdarzyć się przypadki, że oprócz powszechnie znanych standardów dotyczących środków trwałych, zapasów, instrumentów finansowych czy leasingów będą miały zastosowanie również standardy dotyczące rolnictwa, ubezpieczeń czy sprawozdawczości w warunkach hiperinflacji (zasady hiperinflacji mogą mieć zastosowanie w sytuacjach gdy przykładowo jedna ze spółek zależnych funkcjonuje na Białorusi).

To oczywiste, że bez znajomości obecnie obowiązujących standardów nie da się sporządzić prawidłowo skonsolidowanego sprawozdania finansowego, ale należy brać pod uwagę fakt, że treść standardów ciągle ewoluuje. Już wkrótce zacznie obowiązywać pakiet pięciu nowych standardów odnoszących się do tematu kontroli i konsolidacji inwestycji oraz nowy standard dotyczący wartości godziwej, a w opracowaniu są standardy dotyczące przychodów i leasingu, które mogą się okazać rewolucyjne w skutkach. Powoduje to konieczność śledzenia kierunku zmian, przewidywania potencjalnych skutków i wcześniejszego przygotowania się na zmiany. Jeśli standard przewiduje możliwość wcześniejszego zastosowania, warto przeanalizować, czy będzie to korzystne dla grupy kapitałowej i ewentualnie skorzystać z takiej możliwości. W większości przypadków nie są to jednak decyzje, które można pozostawić na ostatnią chwilę.

Dyskusje z audytorem

W trakcie okresu sprawozdawczego pojawiają się nowe transakcje, zmieniane są warunki umów czy następują zmiany w strukturze grupy. Takie zmiany wpływają na kształt sprawozdania finansowego. Warto omówić z audytorem podejście do nowych tematów jeszcze przed przeglądem czy badaniem końcowym. Najlepszą praktyką jest, jeśli jest to możliwe, przedyskutowanie sposobu ujęcia rachunkowego lub wybór dopuszczonego przez standardy wariantu ujmowania tych transakcji jeszcze przed przeprowadzeniem danej transakcji, a zatem jeszcze przed podpisaniem umów skutkujących tymi transakcjami.

To właśnie zarząd spółki dominującej jest odpowiedzialny za sporządzenie rzetelnego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej

Koncepcyjnie MSSF dostarczają bardziej zasad niż konkretnych wytycznych, pozostawiają do wyboru kilka możliwych rozwiązań, są też obszary nieuregulowane przez MSSF, gdzie sporządzający sprawozdanie finansowe sam musi opracować własną politykę rachunkowości, opierając się na analogii do istniejących standardów lub innych regulacji, jak USGAAP, UK GAAP czy lokalne przepisy rachunkowe. Analizując potencjalne możliwości można wybrać tę korzystną dla grupy kapitałowej, a czasem zmodyfikować planowaną umowę pod kątem oczekiwanego efektu w sprawozdaniu finansowym.

Zainteresowanie rady nadzorczej i komitetu audytu

Sprawozdanie finansowe sporządza i publikuje Zarząd. Ale w Polsce to walne zgromadzenie akcjonariuszy zatwierdza sprawozdanie finansowe. W związku z tym akcjonariusze mają prawo zmienić już opublikowane sprawozdanie przed jego zatwierdzeniem. Taka możliwość, w myśl MSR 10 Zdarzenia po dacie bilansu, podlega ujawnieniu w sprawozdaniu finansowym, o czym nie wszyscy emitenci pamiętają. Aby uniknąć korekty sprawozdania finansowego przez właścicieli grupy kapitałowej po jego publikacji, ważne jest, aby zarząd na bieżąco komunikował kwestie związane z raportowaniem akcjonariuszom. Dobrą praktyką, coraz częściej postrzeganą wśród krajowych spółek giełdowych, jest bieżące zaangażowanie rady nadzorczej, będącej przedstawicielem głosu właścicieli oraz komitetu audytu, w kwestie dotyczące raportowania finansowego.

Podsumowując, rzetelne sprawozdanie finansowe nie jest oderwanym od działalności grupy kapitałowej tworem, który powstaje tuż przed terminem raportowania, ale efektem ciągłego procesu ściśle powiązanego z działającymi w grupie systemami oraz przeprowadzanymi transakcjami. Tylko poprzez zapewnienie zaangażowania odpowiednich środków i zasobów w całym okresie sprawozdawczym, jak i prawidłowego jego zaplanowania można zapewnić, że proces ten zostanie przeprowadzony w sposób efektywny i bezbolesny.