Monitoring pracowników wreszcie uregulowany

25 maja zaczęło obowiązywać rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych (tzw. RODO), a także nowa ustawa o ochronie danych osobowych. Ustawa uregulowała wreszcie ramy prawne od dawna stosowanego w praktyce monitoringu pracowników. Nie przewidziano w niej okresu przejściowego na dostosowanie się do nowych wymagań, co oznacza, że należy to zrobić niezwłocznie. Warto zatem wiedzieć, co wynika z nowych przepisów.

Przepisy wprost zezwalają na stosowanie na terenie zakładu pracy monitoringu wizyjnego (kamer przemysłowych) umożliwiającego rejestrację obrazu (ale nie dźwięku) oraz monitoringu poczty elektronicznej. Dopuszczają także inne formy monitoringu (niewskazane wprost). Może to być np. monitoring aktywności w internecie, urządzenia GPS czy przeglądanie wiadomości tekstowych.

Kiedy i gdzie będzie można podglądać pracowników?

Monitoring wizyjny będzie można zastosować, gdy w ocenie pracodawcy jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia firmy, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Możliwość kontroli procesu produkcji nie oznacza, że kamery można instalować nad indywidualnymi stanowiskami pracy. Muszą one zostać zamontowane tak, aby obejmowały szeroki plan. Inaczej naruszone zostałoby prawo pracowników do prywatności, które ma rangę zasady konstytucyjnej. Niezrozumiałe jest natomiast, dlaczego nie umożliwiono stosowania tej formy monitoringu do weryfikacji wykorzystania przez pracowników czasu pracy. Kontrola wykorzystania czasu pracy jest jedną z przesłanek stosowania monitoringu e-maili, podczas gdy system kamer wydaje się być bardziej naturalnym narzędziem.

Kamery można montować zarówno na terenie samego zakładu pracy, jak i wokół niego. Pomieszczeniami wolnymi od monitoringu co do zasady są łazienki, toalety, szatnie, stołówki, palarnie, a także pomieszczenia udostępnione związkom zawodowym. Monitoring będzie można tam stosować tylko wyjątkowo, jeśli będzie to niezbędne dla realizacji celu instalacji oraz o ile nie będzie to naruszało godności i innych dóbr osobistych pracowników, a także niezależności związków zawodowych. Jednym z proponowanych rozwiązań jest stosowanie technik uniemożliwiających identyfikację osób.

Nagrania z monitoringu będzie można przechowywać maksymalnie trzy miesiące. Jeśli jednak będą one stanowić dowód w sprawie, okres przechowywania zostanie wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po tym czasie nagrania zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone.

Kiedy i jak będzie można czytać e-maile pracowników?

Z monitoringu poczty elektronicznej (a także z innych form monitoringu) będzie można skorzystać, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi. Treść przepisu może sugerować, że kontrolę e-maili będzie można przeprowadzić w celu weryfikacji, np. czy pracownik nie korzysta ze służbowego sprzętu do celów prywatnych czy do prowadzenia działalności niezgodnej z prawem. Wydaje się jednak, że w oparciu o przesłankę „właściwego użytkowania narzędzi pracy" będzie można także kontrolować, czy nie doszło do naruszenia przez pracownika tajemnicy przedsiębiorstwa. Niezrozumiałe jest jednak, dlaczego przesłanka ta nie została wskazana wprost. Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa zwykle stwierdza się po przeprowadzeniu badania komputera służbowego. Do „wycieków" informacji zwykle dochodzi bowiem z wykorzystaniem komputera.

Monitoring poczty, a także inne formy monitoringu nie mogą naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Oznacza to, że pracodawca ma prawo czytać wyłącznie korespondencję służbową. Kontrola e-maili oznaczonych jako prywatne czy których treść wskazuje na prywatny charakter, jest niedopuszczalna. Nawet jeśli w regulaminie obowiązującym w firmie wyraźnie zakazano korzystania ze sprzętu firmowego do celów prywatnych.

Jak wprowadzić monitoring?

Zasady prowadzenia monitoringu, w tym cele, zakres i sposoby jego zastosowania, powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeżeli w danej firmie nie obowiązuje układ zbiorowy i nie ma ona obowiązku wprowadzania regulaminu). O wprowadzeniu monitoringu pracownicy powinni zostać poinformowani nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Z kolei nowi pracownicy powinni otrzymać taką informację na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Dodatkowo pomieszczenia oraz teren objęty systemem kamer powinien zostać oznaczony w sposób widoczny i czytelny jeszcze przed ich uruchomieniem.

Firmy, które już wcześniej wprowadziły monitoring pracowników, powinny teraz dokonać przeglądu zarówno parametrów technicznych stosowanych systemów, jak i wewnętrznych regulacji w tym zakresie, pod kątem ich zgodności z przepisami ustawy. Naruszenie nowych zasad będzie bowiem podlegało wysokim karom wynikającym z RODO.