Odpowiedzialności podmiotów zbiorowych – nowe rozdanie

Jakie najważniejsze zmiany zakłada projekt ustawy?

Projekt nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych zakłada fundamentalne zmiany w stosunku do obecnie obowiązujących przepisów. Przede wszystkim usuwa wymóg skazania osoby fizycznej prawomocnym wyrokiem jako warunek pociągnięcia do odpowiedzialności spółki. Po wprowadzeniu proponowanych zmian postępowania przeciwko osobie oraz firmie będą się mogły toczyć równolegle, a firmy będą mogły być pociągnięte do odpowiedzialności w przypadku braku możliwości wykrycia sprawcy. Powyższa zmiana ma stanowić o sile i skuteczności nowej ustawy.

Zmianie ulegnie również podstawa odpowiedzialności – katalog czynów zabronionych będzie otwarty, zatem firma będzie odpowiadać za każde przestępstwo oraz przestępstwo skarbowe popełnione przez swoich pracowników i nie tylko pracowników. Wzrośnie również odpowiedzialność za działania partnerów biznesowych. Nowym obowiązkiem będzie konieczność aktywnego wdrażania rozwiązań o charakterze prewencyjnym – tj. takich, które mają uniemożliwiać popełnianie przestępstw. Firmy odpowiadać będą zatem nie tylko za to, co zrobiły, ale również za to, czego nie dokonały. Odpowiedzialności nie będą ponosić tylko te podmioty, które będą w stanie wykazać należytą staranność w tym względzie.

Spółki zobowiązane będą również do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów o możliwych nieprawidłowościach, przeprowadzania wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz usuwania potwierdzonych przypadków nieprawidłowości. Sami sygnaliści będą natomiast objęci ochroną.

Kolejną istotną zmianą będzie możliwość dobrowolnego poddania się odpowiedzialności, czyli rozwiązanie dobrze znane w jurysdykcjach anglosaskich. Warunkiem skorzystania z powyższej opcji będzie m.in. ujawnienie sprawcy i istotnych okoliczności przestępstwa, wpłata kwoty stanowiącej równowartość szkody oraz równowartości pieniężnej grożącej za czyn zabroniony (ale nie więcej niż 3 mln złotych). W zamian firma uniknie najczęściej długiego i kosztownego postępowania, prawomocny wyrok nie będzie podlegał wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, a sąd nie będzie mógł nałożyć dodatkowych sankcji.

Jak wygląda katalog kar wprowadzonych nową ustawą?

Zaczynając od sankcji finansowych, obowiązująca obecnie ustawa z 2002 roku zakłada kary pieniężne od 1 tys. do 5 mln złotych, przy czym nie mogą one przekraczać 3 proc. przychodu firmy. W praktyce limit pozostaje teoretyczny, ponieważ najwyższa dotychczasowa sankcja nałożona na firmę wyniosła kilkanaście tysięcy. Projekt nowej ustawy to zmienia – limit zostanie zniesiony, a przedział podwyższony od 30 tys. do 30 mln złotych. W przypadku zignorowania informacji pochodzących od sygnalisty limit kary może zostać podwojony (do 60 mln złotych), co oznacza 12-krotne zwiększenie górnego wymiaru sankcji finansowych w stosunku do obecnie istniejących przepisów.

Kolejną możliwą karą jest rozwiązanie podmiotu zbiorowego, zarezerwowane dla najcięższych przestępstw i sytuacji, w których inne sankcje byłyby nieskuteczne. Obok tak ekstremalnej opcji znalazło się również miejsce dla innych, ale także dotkliwych z punktu widzenia prowadzenia biznesu kar, a mianowicie: zakaz prowadzenia działalności gospodarczej określonego rodzaju, stałe lub czasowe zamknięcie oddziału, zakaz promocji i reklamy prowadzonej działalności czy zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne. Dodatkowo, na spółki może zostać nałożony zakaz korzystania ze wsparcia ze środków publicznych, obowiązek zwrotu już otrzymanego wsparcia, a wyrok może zostać podany do publicznej wiadomości.

Warto również zwrócić uwagę, że w projekcie ustawy wprowadzono możliwość zastosowania środków zapobiegawczych, zarówno na etapie postępowania przygotowawczego – wówczas o ich zastosowanie ma wnioskować prokurator i mają podlegać zatwierdzeniu przez sąd, jak i po wniesieniu aktu oskarżenia – gdy bezpośrednio decydować będzie sąd. Katalog środków w dużej mierze pokrywa się z wymienionymi sankcjami i obejmuje m.in.: zakaz prowadzenia działalności określonego rodzaju, zakaz promocji i reklamy, zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne. Niemniej pojawiają się także nowe środki, takie jak: zakaz zawierania umów określonego rodzaju, wstrzymanie wypłaty wsparcia finansowego ze środków publicznych czy zakaz obciążania i zbywania majątku bez zgody sądu. W skrajnym przypadku do spółki może zostać wprowadzony zarząd przymusowy – przed zasądzeniem prawomocnego wyroku.

Jakie działania można polecić spółkom, aby móc w przyszłości udowodnić dołożenie należytej staranności?

Należyta staranność to słowo klucz. Będzie niezbędna, aby wykazać zgodność z projektowanymi przepisami i umożliwić uniknięcie restrykcyjnych sankcji. Firma będzie zobowiązana do wykazania należytej staranności w wyborze i nadzorze nad działalnością pracowników oraz stron trzecich, jak również wewnętrznej organizacji, która ma na celu przeciwdziałanie nieprawidłowościom prowadzącym do popełnienia przestępstw. Pojęcie należytej staranności w przepisach prawa nie jest zdefiniowane. W samej ustawie znajdziemy kilka wskazówek, co należy wdrożyć w organizacji, m.in.: określić zakresy odpowiedzialności jednostek organizacyjnych, wskazać osobę lub komórkę odpowiedzialną za przestrzeganie przepisów prawa oraz wewnętrznych zasad postępowania, przyjmować zgłoszenia od sygnalistów, jak również prowadzić postępowania wyjaśniające.

Powyższe elementy, choć nie jest to zapisane wprost w ustawie, stanowią komponenty systemu compliance. Wymogi ustawowe traktowałbym jako niezbędne minimum, które według mnie nie będzie wystarczające, tzn. nie zapewni efektywności systemu. Od czego rozpocząć działania? Zdecydowanie od analizy ryzyka, czyli określenia tych obszarów działalności, które są najbardziej narażone na występowanie nieprawidłowości. Pamiętać należy o dokumentowaniu podejmowanych działań. Niejednokrotnie przedmiotowe analizy są przeprowadzane w firmach na bieżąco, ale nie zawsze dokumentowane, co z perspektywy wykazania należytej staranności w przyszłości ma decydujące znaczenie. Kolejnym krokiem powinna być analiza luki, czyli określenie, gdzie firma znajduje się względem wymogów ustawy oraz dobrych praktyk rynkowych. Punktem odniesienia może być np. norma ISO 19600 (Compliance management systems – Guidelines). Dalsze działania skoncentrowane powinny być na uzupełnieniu brakujących elementów bądź modyfikacji (jeśli zachodzi taka konieczność) istniejących i szkoleniu pracowników.

Moim zdaniem najważniejszy jest natomiast tzw. ton płynący z góry, a więc podejście najwyższego kierownictwa do kwestii przestrzegania regulacji, a przede wszystkim reakcji na przypadki jej braku. Bez silnego sygnału podkreślającego znaczenie zgodności obawiam się, że jedyne, co może zostać stworzone w firmie, to tzw. paper compliance.

Podsumowując, proponowane zmiany można określić mianem rewolucyjnych, które poza dotkliwymi sankcjami karnymi i finansowymi generować będą istotne ryzyko reputacyjne. Prowadzenie postępowania przeciwko firmie z pewnością przyciągnie uwagę mediów i opinii publicznej, co w końcowym rozrachunku może okazać się najgroźniejszą sankcją.