Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – fakty i mity

Po co powstał CRBR i kogo on dotyczy?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (dalej: CRBR) został utworzony w ramach implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (dalej: dyrektywa), jako jeden z mechanizmów przewidzianych ustawą z 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa).

Jak wskazano w preambule dyrektywy, „konieczność posiadania dokładnych i aktualnych danych dotyczących beneficjenta rzeczywistego jest kluczowym czynnikiem śledzenia przestępców, którzy w przeciwnym razie mogliby ukryć swoją tożsamość w strukturze korporacyjnej". Gromadzenie tego typu danych przez państwa członkowskie oraz wprowadzenie mechanizmów wymuszających ich zgłaszanie i aktualizację mają zapewnić przede wszystkim odpowiednią przejrzystość przepływu zysków i faktycznej kontroli – tak by było wiadomo, kto finalnie ma największy wpływ i najwięcej zyskuje na działalności danej spółki.

Polski ustawodawca zakres funkcjonowania i dostępu do rejestru uregulował szerzej, niż opisano to w treści dyrektywy (m.in. pełna jawność i nieograniczony dostęp do danych umieszczonych w rejestrze, bez potrzeby wykazywania interesu). Ma to służyć zwiększeniu ogólnej przejrzystości transakcji finansowych, przeciwdziałaniu unikaniu opodatkowania, ochronie bezpieczeństwa uczestników obrotu gospodarczego (poprzez możliwość weryfikacji kontrahenta), zapewnieniu właściwego poziomu ładu korporacyjnego, zwiększeniu kontroli informacji (w tym przez media i organizacje społeczne) oraz budowaniu zaufania do systemu finansowego.

Obowiązek zgłoszenia beneficjenta dotyczy wszystkich spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych niebędących spółkami publicznymi (katalog zamknięty, wskazany w art. 58 ustawy).

Od 1.03.2020 r. obowiązkiem tym będą też objęte proste spółki akcyjne.

Kto i w jaki sposób będzie mógł wykorzystać informacje z CRBR?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jako jeden z mechanizmów AML/CFT ma umożliwić „wyłapanie" spółek, których działalność wykorzystywana jest do prania pieniędzy lub finansowania działań przestępczych. W tym zakresie służyć będzie przede wszystkim organom państwa oraz innym podmiotom zaangażowanym w system przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w szczególności tzw. instytucjom obowiązanym, czyli podmiotom, które zgodnie z ustawą, przy określonych czynnościach, mają obowiązek weryfikacji beneficjentów rzeczywistych swoich klientów (są to np. banki, fundusze inwestycyjne, ale też m.in. podmioty zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych).

Rejestr jest jednak w pełni jawny, a dostęp do niego – nieograniczony i nieodpłatny. Polski ustawodawca nie zastosował proponowanych w dyrektywie (i przyjętych przez niektóre państwa członkowskie, np. Austrię czy Szwecję) ograniczeń w przyznawaniu dostępu do danych beneficjentów wyłącznie do podmiotów posiadających uzasadniony interes. Każda osoba może więc poznać treść zgłoszeń konkretnych spółek, znając jedynie ich numery NIP (które oczywiście można z łatwością wyszukać w internecie). Zgłoszenia spółek zawierają szczegółowe dane, takie jak imiona i nazwiska beneficjentów, ich datę urodzenia, obywatelstwo i kraj zamieszkania, a także informację o rodzaju uprawnień decydujących o uznaniu za beneficjenta.

Budzi to wiele wątpliwości praktycznych i prawnych (m.in. związanych z o ochroną danych osobowych), jest to jednak odrębne, szerokie zagadnienie.

Wracając do zadanego pytania, można stwierdzić, że informacje z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych może wykorzystać tak naprawdę każdy i właściwie dowolnie, gdyż nie jest to w żaden sposób limitowane i kontrolowane.

W jakich przypadkach obowiązek ten może dotyczyć spółek giełdowych?

Obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych nie dotyczy bezpośrednio spółek giełdowych – zgodnie z art. 58 pkt 5 ustawy spółki publiczne nie muszą przygotowywać zgłoszenia do rejestru.

Należy jednak podkreślić, że mogą one (a w niektórych przypadkach wydaje się nawet, że powinny) być angażowane w ustalenie beneficjenta rzeczywistego spółek zależnych, objętych tym obowiązkiem. Oświadczenie o osobie beneficjenta składane jest bowiem pod rygorem odpowiedzialności karnej, dlatego konieczna jest odpowiednia, szczegółowa weryfikacja uprawnień właścicielskich i innych elementów kontroli w spółkach nadrzędnych. Bardzo istotne jest również odpowiednie udokumentowanie na wewnętrzne potrzeby danych, na podstawie których beneficjent został ustalony.

W temat powinny szczególnie zagłębić się spółki stojące na szczycie grup kapitałowych, posiadające strukturę z kapitałem zagranicznym czy podmioty o bardziej skomplikowanej strukturze prawnej i własnościowej. Wydaje się w praktyce łatwiejsze, by to właśnie takie spółki przeprowadziły dla swoich spółek zależnych odpowiednie działania i ustaliły z podmiotami nadrzędnymi niezbędne kwestie – zazwyczaj w strukturze to do nich pewne informacje trafiają szybciej i mają większą możliwość reakcji i uzyskania informacji „z góry".

Istotne jest także bieżące monitorowanie zmian i terminowe dokonywanie zgłoszeń aktualizacyjnych. Samo zgłoszenie do CRBR to bowiem nie wszystko, w przypadku zmiany informacji zgłoszonych przez spółkę zależną do CRBR będzie miała ona tylko siedem dni na zaktualizowanie danych. Brak zgłoszenia beneficjenta w terminie zagrożony jest wysoką karą pieniężną.

Duże grupy kapitałowe powinny pomyśleć o wprowadzeniu odpowiednich mechanizmów monitorowania i dokumentowania oraz o uregulowaniu przepływu informacji w zakresie ew. zmian beneficjentów w ich strukturach.

Jakie dane i dokumenty będą przydatne do ustalenia beneficjenta w grupie kapitałowej?

Kategoriami decydującymi o uznaniu danej osoby za beneficjenta są w szczególności uprawnienia właścicielskie. W związku z powyższym w pierwszej kolejności należy stworzyć mapę grupy, sięgającą możliwie „do samego końca", aż do osób fizycznych. Przydatne w tym celu będą przede wszystkim własna umowa spółki i księga udziałów/akcji, a następnie – wszelkie informacje od spółek nadrzędnych, wyciągi z rejestrów przedsiębiorców poszczególnych spółek, umowy i statuty spółek czy inne akty korporacyjne pozwalające ustalić m.in., ile udziałów (kwotowo i w procentach) posiadają dane podmioty, czy ich udziały lub akcje są uprzywilejowane oraz czy doszło do zastawienia udziałów lub akcji albo oddania ich w użytkowanie.

Przy weryfikacji należy pamiętać o możliwości uznania za beneficjenta osoby spełniającej wobec zgłaszanej spółki (w tym przypadku nie musimy weryfikować wyższych szczebli struktury) kryteria wskazane w definicji podmiotu dominującego zawartej w ustawie o rachunkowości. Również w tym wypadku przydatna będzie umowa lub statut spółki oraz inne porozumienia statuujące szczególne uprawnienia określonych osób z grona wspólników, np. prawo do kierowania polityką finansową i operacyjną.

Jak daleko musimy szukać beneficjenta rzeczywistego?

Przepisy ustawy nie wprowadzają tu żadnych ograniczeń – w szczególności nie ma regulacji wskazującej, że skomplikowana struktura korporacyjna sama w sobie stanowi przesłankę odstąpienia od weryfikacji struktury właścicielskiej i poziomu kontroli przez osoby fizyczne. Takie podejście wydaje się wręcz sprzeczne z celem przepisów, które mają stanowić co najmniej utrudnienie dla ukrywania działalności przestępczej pod rozbudowanymi strukturami.

Powinniśmy więc szukać tak długo, aż dotrzemy do wszystkich osób fizycznych w strukturze korporacyjnej, które spełniają choćby jedną z przesłanek uznania za beneficjenta określonych w ustawie.

Potwierdza to również preambuła dyrektywy, gdzie wskazano, że identyfikacja beneficjentów rzeczywistych powinna obejmować także podmioty prawne będące właścicielami innych podmiotów prawnych, tak by zidentyfikować osoby fizyczne ostatecznie sprawujące kontrolę (poprzez własność udziałów lub w inny sposób) nad daną spółką.

Dopiero w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych (np. takiego rozdrobnienia akcjonariatu/udziałowców, mającego potwierdzenie w dokumentach korporacyjnych czy wpisach w rejestrze przedsiębiorców, że nie ma osoby posiadającej poziom kontroli wystarczający do uznania za beneficjenta) w niektórych przypadkach jako beneficjenta należy, zgodnie z ustawą, wskazać „osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze". W praktyce wydaje się, że w takiej sytuacji powinien to być zarząd zgłaszanej spółki.

Podkreślamy jednak, że jest to opcja wyjątkowa i ostateczna, powinna więc być zawsze poprzedzona dokładną analizą struktury korporacyjnej i zebraniem odpowiednich informacji/dokumentów, które uzasadnią jej zastosowanie.