Zaoszczędzić jest bardzo łatwo

Firmy nie muszą ponosić dużych nakładów na inwestycję i utrzymywanie systemów informatycznych. Za- oszczędzić jest bardzo łatwo. Zamiast wydawać często wielkie pieniądze na IT, można powierzyć te systemy wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. To ona przeprowadzi proces analizy i wyboru odpowiedniego oprogramowania, wdrożenie, zapewnienie infrastruktury oraz utrzymanie systemu i jego rozwój.

Firmy, które stoją przed koniecznością wdrożenia systemów informatycznych, takich jak np. systemy ERP (zarządzania przedsiębiorstwem), stoją przed wieloma problemami. Wiadomo bowiem powszechnie, że sprawne i niezawodne działanie systemów informatycznych wymaga zapewnienia bardzo dobrej infrastruktury. Aby spełnić to wymaganie, konieczne jest ponoszenie bardzo dużych nakładów inwestycyjnych. Nakłady te są bardzo często zbyt duże dla pojedynczej firmy lub nieuzasadnione ekonomicznie - jako jedyny użytkownik jednego systemu informatycznego (np. ERP), firma nie osiąga odpowiedniego efektu skali.

Oni zrobią za ciebie

Inwestycje, jak chociażby budowa własnej serwerowni, wymagają także czasu oraz wiedzy i umiejętności. Zdarza się, że wdrożenie systemu informatycznego w wielu firmach jest opóźnione z powodu braku infrastruktury (serwerownia, łącza telekomunikacyjne itp.). Problemów tych można uniknąć, wykorzystując zewnętrzną wyspecjalizowaną firmę, w której zostanie uruchomiony system.

Dzięki wykorzystaniu firmy outsourcingowej zleceniodawca dokonuje transformacji wydatków inwestycyjnych na koszty operacyjne, których comiesięczna wartość jest znana już na etapie uruchomienia systemu. Skorzystanie z usług zewnętrznej firmy to także szybsze uruchomienie systemu. Usługodawca outsourcingu jest przygotowany na uruchamianie wielu systemów, gdyż posiada nadmiarową infrastrukturę (powierzchnia, łącza, zasilanie itp.). Próba zapewnienia takich warunków we własnym zakresie wiąże się z koniecznością ponoszenia znacznych kosztów z tytułu utrzymywania nadmiarowych zasobów.

Plusy w planowaniu

Korzystanie z outsourcingu w wielu przypadkach łączy się również z łatwiejszym planowaniem rozwoju własnej firmy. Kupowanie zdefiniowanej usługi zapewnia przewidywalność kosztów, co jest niesłychanie ważne przy tworzeniu budżetów. Istnieją modele, które pozwalają powiązać koszt funkcjonowania systemu z liczbą realizowanych transakcji. Dzięki temu ewentualny wzrost kosztów pracy systemu informatycznego jest wynikiem wzrostu liczby klientów danej firmy, a co za tym idzie - ma swoje odzwierciedlenie we wzrostach przychodów. Np. bank rozlicza się z zewnętrzną firmą wg stałej opłaty za jeden rachunek bankowy, założony w systemie informatycznym. Dzięki temu bank nie musi się martwić o infrastrukturę, serwery itp. Wzrost kosztów funkcjonowania systemu bankowego dla banku jest wynikiem założenia nowego rachunku przez klienta banku, a więc ma odzwierciedlenie w przychodach.

Lepszy dostęp

Klient korzystający z usług zewnętrznych otrzymuje też funkcjonalność, to znaczy ciągły dostęp do aplikacji. Nie musi zatem martwić się o infrastrukturę (pomieszczenia, klimatyzacje itp.), sprzęt (serwery, urządzenia sieciowe), ludzi, którzy zapewnią działanie. Funkcjonalność ta gwarantowana jest poprzez SLA (service level agreement) - porozumienie, które określa miary dla danej usługi oraz metody pomiaru. W przypadku niedotrzymania ustalonych parametrów usługodawca ponosi kary umowne.

Bezpieczeństwo systemu

No i w końcu bezpieczeństwo związane z outsourcingiem (pisaliśmy już o tym w PARKIECIE 22 listopada ub.r.). Niekiedy firmy boją się o swoje dane i systemy, podczas gdy bardzo rzadko potrafią zabezpieczyć je tak dobrze, jak robią to zewnętrzne firmy. Ponadto odpowiedzialność za ewentualne problemy w przypadku firm zewnętrznych jest regulowana bez ograniczeń zapisami umowy i kodeksem cywilnym. W przypadku własnych pracowników odpowiedzialność ta jest ograniczona przez kodeks pracy do trzech miesięcznych pensji. Oznacza to, że firma nie jest w stanie uzyskać od swoich pracowników odszkodowania za ewentualne straty.Niektóre firmy w Polsce (coraz mniej na świecie) boją się powierzenia swoich systemów informatycznych do firm zewnętrznych (outsourcing IT). Co ciekawe, te same firmy korzystają z innych form outsourcingu, np. zewnętrzne firmy księgowe, logistyka, w tym usługi kurierskie, sprzątanie powierzchni biurowych itp.