Jak zmienił się sposób prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających w dobie Covid?

To może zaskakujące, ale koronawirus i ograniczenia wynikające z obostrzeń związanych z pandemią oraz nagła, powszechna zmiana trybu pracy stacjonarnej na „home office" nie miały aż tak dużego wpływu na metodologię prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Oczywiście wiele czynności wymagało dostosowania do nowego sposobu wykonywania pracy i dopasowania rozwiązań technicznych służących do osiągnięcia celów postępowania wewnętrznego. Konieczne jest znalezienie sposobu na przezwyciężenie określonych ograniczeń obiektywnych, zwłaszcza w zakresie pozyskiwania i zabezpieczania dowodów. Z odsieczą idą liczne rozwiązania technologiczne, które generalnie umożliwiły przeniesienie pracy z trybu offline do online. Nie jesteśmy więc na straconej pozycji i nadal możemy efektywnie prowadzić wewnętrzne postępowania wyjaśniające. W wielu przypadkach przyspieszona transformacja cyfrowa wręcz ułatwiła gromadzenie materiału dowodowego – przykładowo, sprzyjają temu wszelkie rozwiązania chmurowe, które ogólnie rzecz biorąc – ułatwiają przechowywanie i katalogowanie danych elektronicznych oraz dostęp do nich, bez konieczności fizycznej obecności w firmie. Z drugiej strony mamy też liczne nowe wyzwania, przede wszystkim w sferze zapewnienia bezpieczeństwa danych, kompletności materiału dowodowego oraz zachowania poufności.

Z jakich etapów składa się śledztwo wewnętrzne i które możemy przeprowadzić zdalnie?

Śledztwo wewnętrzne można podzielić na cztery etapy:

1) Wstępna analiza zdarzenia i przygotowanie planu śledztwa

2) Gromadzenie materiału dowodowego

3) Analiza materiału dowodowego

4) Raport końcowy (ustalenia, wnioski i rekomendacje)

Właściwie etapy 1), 3) i 4) możemy bez problemu przeprowadzić w pełni zdalnie, gdyż jest to głównie praca o charakterze koncepcyjnym i analitycznym. Szczególnym wyzwaniem jest oczywiście etap 2) – gromadzenie materiału dowodowego. Zwykle w toku postępowania wyjaśniającego korzystamy z osobowych źródeł dowodowych – czyli osób będących świadkami danego zdarzenia – oraz gromadzimy dokumenty (w formie papierowej i elektronicznej). Jest to pewne uproszczenie, bo w realiach konkretnej sprawy możemy mieć do czynienia z różnego rodzaju innymi źródłami dowodowymi (np. monitoring wideo, nagrania dźwięku, historia logowań do sieci wewnętrznej itd.). Brak bezpośredniego kontaktu z dowodami może być istotnym problemem i w rezultacie może zagrozić kompletności i prawdziwości czynionych ustaleń. Do tej pory standardem było przeprowadzanie rozmów ze świadkami w sposób bezpośredni. Brak kontaktu osobistego i konieczność prowadzenia rozmów np. w formie wideokonferencji może zaburzyć proces ustalania faktów. Przykładowo – skoro musimy z kimś umówić się na wideokonferencję, to automatycznie tracimy efekt zaskoczenia, dajemy naszemu rozmówcy czas na przygotowanie się. Trudniejsze też może się okazać np. prowadzenie przez zespół śledczy kilku rozmów ze świadkami jednocześnie. Kontakt ograniczony do okienka w monitorze komputera może sprawić, że nie uzyskamy szczerych odpowiedzi. Nieco trudniejsze może się okazać przełamanie bariery nieufności po stronie niektórych świadków. Nie kontrolujemy też tego, czy nasz rozmówca jest sam, czy ktoś mu pomaga, konsultuje, podpowiada. Wreszcie może dojść do niespodziewanych „problemów technicznych" i osoba, z którą właśnie rozmawiamy nagle traci połączenie – przypadkowo albo w sposób zamierzony. Dlatego też jeszcze większego znaczenia nabiera odpowiednie planowanie czynności w postępowaniu wyjaśniającym, ich kolejność oraz zapewnienie odpowiednich środków technicznych do przeprowadzenia rozmowy. Warto z góry zabezpieczyć co najmniej dwa różne rozwiązania techniczne do prowadzenia rozmowy. Równie istotne jest właściwe zabezpieczenie dokumentów – zarówno tych w wersji papierowej, jak i elektronicznych. Nie możemy ograniczać się wyłącznie do wersji elektronicznych, bo nie mamy pewności, czy np. umowa znaleziona w korespondencji e-mail rzeczywiście została zawarta i czy na pewno w takim brzmieniu. Kompletność materiału dowodowego będzie zawsze najistotniejsza. Może się więc zdarzyć, że jakieś elementy postępowania wyjaśniającego nie będą możliwe do pełnego przeprowadzenia zdalnie i fizyczna obecność w siedzibie firmy, np. w celu zabezpieczenia dokumentów w formie papierowej, okaże się niezbędna.

Czy w związku z pandemią można rezygnować z prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających albo zawieszać je na czas trwania pandemii i wrócić do nich później?

Nie rekomendowałbym takiego działania. Oczywiście jest zrozumiałe, że aktualnie firmy muszą stawiać czoła nowym wyzwaniom i licznym problemom, wynikającym z konieczności zmiany sposobu pracy, utraty zleceń, poczynienia inwestycji w zwiększenie bezpieczeństwa pracowników czy wręcz poszukiwania sposobów na przebranżowienie się. Konieczne są cięcia budżetów, redukcja zatrudnienia czy przekierowanie sił na inne obszary działalności niż dotychczas. Wiele problemów dopiero przed nami. Firmy zwiększają tolerancję na ryzyko. Pojawiają się też nowe ryzyka, wcześniej niedostrzegane albo świadomie pomijane w danej organizacji. Nie oznacza to jednak, że należy zapomnieć o kontroli wewnętrznej, wykrywaniu nadużyć i wprowadzaniu zmian w organizacji. Natomiast zanim podejmiemy decyzję o przeprowadzeniu (lub nie) wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, należałoby przynajmniej ocenić stopień istotności sprawy i ewentualne konsekwencje (prawne, ekonomiczne, wizerunkowe) takiej a nie innej decyzji. Jeżeli sprawa ma istotne znaczenie w którymś z trzech wspomnianych wyżej obszarów, nie należy odkładać postępowania wewnętrznego na później. Również w przypadku gdy istnieje ryzyko utraty dowodów (np. ryzyko odejścia z firmy pracownika istotnego z perspektywy śledztwa, ryzyko wykasowania istotnych danych elektronicznych), błędem byłoby niepodejmowanie działań zmierzających przynajmniej do zabezpieczenia dowodów (czyli np. konieczne byłoby przynajmniej przeprowadzenie rozmowy z takim pracownikiem i utworzenie kopii binarnej danych elektronicznych). Nie musimy więc od razu prowadzić całego postępowania – jeśli nie mamy na to aktualnie środków finansowych, technicznych czy osobowych, ale zapewnijmy sobie możliwość przeprowadzenia takiego postępowania w przyszłości – właśnie poprzez właściwe zabezpieczanie dowodów.

Czy fakt przeprowadzenia postępowania tylko w trybie zdalnym może podważać wiarygodność poczynionych ustaleń?

Uważam, że sam fakt przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w całości w trybie zdalnym nie stanowi podstawy do podważania wiarygodności poczynionych ustaleń, jeśli postępowanie przeprowadzono fachowo, zgromadzony materiał dowodowy był kompletny i poddany wnikliwej analizie, a wyciągnięte wnioski w sposób logiczny wynikają z poczynionych ustaleń. Sam tryb pracy zdalnej nie powinien tu mieć żadnego znaczenia, nie powinien wpływać w sposób istotny na poczynione ustalenia faktyczne. Taki tryb pracy wymaga większych przygotowań, większej uwagi np. przy prowadzeniu rozmów ze świadkami, ale sam w sobie nie determinuje niepoprawności śledztwa. Wszystko sprowadza się do właściwego określenia przedmiotu postępowania, źródeł dowodowych, sposobów i środków technicznych zmierzających do pozyskania i właściwego zabezpieczenia dowodów, następnie ich analizy i prawdziwości poczynionych ustaleń opisanych w raporcie. Wszystko to jest możliwe do wykonania nawet wobec pracownika pracującego wyłącznie w trybie zdalnym. Oczywiście przy uwzględnieniu pewnych specyficznych problemów, wskazanych wyżej.

O czym pamiętać przy prowadzeniu śledztwa w trybie pracy zdalnej?

Zanim w ogóle przejdziemy do prowadzenia konkretnego postępowania wyjaśniającego, proponowałbym przygotowanie firmy na sytuacje kryzysowe. Przede wszystkim rekomendowałbym wszystkim zweryfikowanie matrycy ryzyk występujących w danej organizacji, a jeśli do tej pory firma nie prowadziła mapowania ryzyk – proponuję wykonać takie zadanie. Dobrym pomysłem jest wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń. A gdy już mamy taki system wdrożony, to nie lekceważmy zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości. Rzetelna analiza zasadności takiego zgłoszenia połączona ze wstępną analizą potencjalnych ryzyk, powinna dać nam odpowiedź na pytanie, czy przeprowadzać wewnętrzne postępowanie wyjaśniające czy nie. Gdy już zdecydujemy się na taki krok, pamiętajmy o zapewnieniu odpowiednich środków technicznych w celu zebrania i zabezpieczenia dowodów. Upewnijmy się, czy wybrane przez nas rozwiązania zapewnią bezpieczeństwo i poufność danych, gdyż są to kluczowe kwestie, wymagające szczególnej uwagi przy prowadzenia śledztwa w formie zdalnej. Warto też zrobić osobną listę czynności, które będą mimo wszystko wymagały bezpośredniej obecności w firmie lub bezpośredniego kontaktu z osobami kluczowymi z perspektywy prowadzonego śledztwa.