Reklama

Cuda z zapasami

Publikacja: 06.05.2006 08:24

Firma produkująca materiały budowlane została przejęta przez zachodni koncern. Nowy właściciel szybko zabrał się do wprowadzania swoich porządków. Na pierwszy ogień poszła produkcja i magazyn. Wprowadzono korporacyjne zasady rozliczania produkcji, kwalifikowania i oznaczania produktu. Zainstalowany został nowy program komputerowy rejestrujący obrót towarowy, połączony z centralnym komputerem firmy i zintegrowany z systemem logistycznym. Zwolniono ochronę zakładową, zatrudniono nową firmę ochroniarską i wprowadzono monitoring całego terenu.

Po kilku miesiącach funkcjonowania nowych reguł pracownik działu finansów odpowiedzialny za księgowość zapasów przyszedł do głównego księgowego. Główny księgowy od razu wiedział, że coś jest nie tak. Pracownik, którego znał od ośmiu lat, był blady, spocony i z trudem trzymał, a raczej ściskał pęk kartek. Po kwadransie główny księgowy wybiegł zdenerwowany ze swojego gabinetu z papierosem w ustach. Nie przewidywał tego w najczarniejszych scenariuszach.

Pracownik działu finansów odkrył, że od kilku miesięcy straty produkcyjne są o wiele niższe niż przez ostatnie kilka lat. Kierownik produkcji wytłumaczył mu, że nowy właściciel wprowadził ulepszenia w technologii i z tej przyczyny wskaźniki produkcyjne są o wiele lepsze. Pracownik działu finansów wiedział, że to nieprawda. Od kilku tygodni cała miejscowość huczała od plotek o wielkim przekręcie "na zakładzie". Kierownicy produkcji i kierownicy magazynu, przy udziale pracowników ochrony mieli przez kilka lat sprzedawać bez faktur materiały produkowane przez fabrykę. Plotki rozsiewali byli pracownicy ochrony, którzy zostali wysłani na bezrobocie.

Pracownik działu finansów oczywiście nie wierzył w plotki, bo przez te wszystkie lata osobiście brał udział w inwentaryzacjach i nie pamiętał, aby kiedykolwiek stwierdził większe niedobory. Przejrzał na oczy, kiedy porównał aktualne raporty produkcyjne z tymi sprzed kilku miesięcy i zrozumiał mechanizm działania szajki oszustów. Dział produkcji nie ewidencjonował wszystkich produktów, które zostały wytworzone. Kierownik magazynu sprzedawał zaufanym kierowcom dodatkowy produkt za gotówkę bez faktury. Pracownik działu finansów teraz skojarzył piękny dom kierownika magazynu oraz jego nowy samochód. Zawsze się zastanawiał, skąd tamten ma na to pieniądze.

Nadużycia związane z zapasami sprowadzają się zawsze do tego samego, czyli do kradzieży. Nie ma znaczenia, czy kradzież zdarza się w sklepie wielkopowierzchniowym, fabryce komputerów, hucie stali czy magazynie z mrożonkami. Różnica polega tylko na sposobie jej dokonania i kamuflowania. Im lepsza ochrona, tym trudniejsza staje się kradzież. Znane są nam przypadki, kiedy towar opuszczał fabrykę w koszach z brudną odzieżą roboczą albo zakopany w śmieciach.

Reklama
Reklama

Oczywiście pracownicy dopuszczający się kradzieży nie zawsze muszą, albo nie zawsze są na tyle sprytni, aby tuszować swoje postępki. Niektóre towary da się policzyć, a tym bardziej rozliczyć tylko z pewnym przybliżeniem i dopóki braki nie przekroczą granic przyzwoitości, proceder może trwać w nieskończoność. Częstym sposobem wykorzystywanym do ukrycia kradzieży jest spisywanie produktu w straty.

W jednej z większych fabryk słodyczy postanowiono zaniechać produkcji pewnego rodzaju czekoladek i zastąpić je nowym produktem. W magazynach była jeszcze spora partia starych z krótkim terminem przydatności do spożycia, więc zorganizowano promocję. Dział handlowy stanął na wysokości zadania i sprzedał cały towar. Niestety, okazało się, że w magazynach fizycznie brakuje kilkudziesięciu palet "promocyjnego" produktu. Nieuczciwi pracownicy magazynu upłynniali produkt, któremu kończyła się data przydatności do spożycia. Kiedy produkt się przeterminował, fałszowali protokoły zniszczenia, raportując utylizację większej ilości niż rzeczywiście zniszczono, bo reszta została po kryjomu sprzedana.Ochrona przed kradzieżami zapasów to przede wszystkim fizyczny nadzór. Zamykane magazyny, wysokie siatki, ochrona i ciągły monitoring to teraz standard. Oczywiście, magazynierzy i osoby, które mają kontakt z towarem, muszą być materialnie odpowiedzialni za powierzone im aktywa. W uzasadnionych przypadkach (np. produkcja wartościowych, a niedużych przedmiotów) niezbędna jest kontrola ubioru i bagażu przy wyjściu. Ewidencja zapasów musi być na tyle dokładna, żeby pozwalała przeprowadzić w każdej chwili inwentaryzację. Jasne jest, że nie we wszystkich warunkach jest to możliwe. Specyfika branży czasem pozwala przeprowadzić pełną inwentaryzację tylko raz w roku. Ale nie powinno to być wymówką do nieprzeprowadzania inwentaryzacji w ogóle. Niespodziewana inwentaryzacja jest najlepszym sposobem wykrycia nadużyć związanych z zapasami. Niepokojące są zarówno niedobory, jak i nadwyżki.

Należy pamiętać, że ryzyko kradzieży zapasów rośnie razem z atrakcyjnością towaru. Im większa wartość i łatwość upłynnienia, tym ryzyko większe. Działania zapobiegające muszą być wprost proporcjonalne do tego ryzyka.

Mariusz Witalis

menedżer

[email protected]

Reklama
Reklama

Bartłomiej Kowalczyk

konsultant

bartł[email protected]

Autorzy pracują w Dziale

Doradztwa Biznesowego Ernst&Young

Gospodarka
Na świecie zaczyna brakować srebra
Patronat Rzeczpospolitej
W Warszawie odbyło się XVIII Forum Rynku Spożywczego i Handlu
Gospodarka
Wzrost wydatków publicznych Polski jest najwyższy w regionie
Gospodarka
Odpowiedzialny biznes musi się transformować
Gospodarka
Hazard w Finlandii. Dlaczego państwowy monopol się nie sprawdził?
Gospodarka
Wspieramy bezpieczeństwo w cyberprzestrzeni
Reklama
Reklama
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
Reklama
Reklama