Jak manipulować zamówieniem

Zapytania ofertowe mogą być tak konstruowane, aby było możliwe wybranie tylko konkretnego dostawcy lub żeby zapewnić wyeliminowanie groźnego konkurenta.

W jednym z przetargów na specjalistyczne urządzenia, które produkowane są tylko przez trzy firmy na świecie, specyfikacja techniczna wymagała, aby kształt i wielkość maszyny były określonej wielkości. Tak się złożyło, że jedna z trzech firm produkujących te urządzenia nie jest obecna bezpośrednio na polskim rynku, a jej produkty są o wiele droższe od produktów pozostałych dwóch spółek. 

W przypadku drugiej firmy, zapytanie ofertowe eliminowało jej produkt z gry, bo pewna część urządzenia była montowana na zewnątrz maszyny i siłą rzeczy wystawała poza obrys podany w specyfikacji.

Do zamawiającej firmy wpłynęły dwie oferty. Komisja przetargowa z czystym sumieniem wykluczyła ofertę, która nie spełniała wymagań technicznych i wybrała ofertę jedynej firmy, która oferowała produkt o wymaganych parametrach. W ten sposób wykluczono najgroźniejszego konkurenta zwycięskiej firmy, który zaproponował cenę o 3 miliony niższą.

Przegrana firma nie dała za wygraną. Napisała skargę do zarządu, który postanowił się przyjrzeć bliżej przetargowi i zlecił audyt. Niezależna analiza techniczna przeprowadzona na zlecenie audytorów wykazała, że nie było żadnych podstaw do ograniczenia parametrów maszyny do tych, które znalazły się w specyfikacji technicznej.

Co więcej, okazało się, że w zamawiające firmie stosowane są już maszyny odrzuconego producenta i nie ma z nimi żadnych kłopotów. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie specyfikacji technicznej utrzymywała, że planowała wprowadzić pewne zmiany, które wymagały takiego, a nie innego kształtu urządzeń. Jednakże nikt poza tą osobą o takich zmianach nie słyszał.

Innym, dość często spotykanym sposobem ustawienia przetargu jest takie skonstruowanie specyfikacji zamówienia, aby przedstawione oferty były nieporównywalne.

Najczęściej odbywa się tak, że zamówienie ofertowe nie precyzuje pewnych istotnych elementów związanych z jakością wymaganych materiałów, które w znaczny sposób wpływają na cenę przedmiotu zamówienia. Oferta podmiotu, pod którą ustawiony jest przetarg, też nie zawiera szczegółów dotyczących proponowanych rozwiązań, tylko ostateczną cenę. Jeżeli nie znajdzie się żaden uczciwy i przytomny członek komisji, a żaden z oferentów nie zorientuje się w sytuacji, ustawiona oferta zwycięży jako najtańsza.

Inną odmianą ustawienia specyfikacji zamówienia jest podanie nieprawidłowych danych dotyczących przedmiotu zamówienia.

Spotkaliśmy się z przypadkiem, kiedy w przedmiocie zamówienia przewidywano, że firma ma wykonać 15 tys. metrów drogi. Po podpisaniu umowy okazało się, że chodzi zaledwie o 1/3 tej długości i dlatego podpisano aneks do umowy, zmniejszając zakres tych prac. Problem w tym, że przy nowych założeniach oferta tego kontrahenta okazała się o 1,5 miliona złotych droższa od oferty innego, którego ofertź odrzucono z powodu wyższej ceny. Po przebadaniu przetargu okazało się, że specyfikacja zamówienia od początku była nieprawidłowa, gdyż jasne było, że prace bźdą wymagały wybudowania 5 tys. metrów drogi.