Tam, gdzie śnią biznesmeni

Rozwój gospodarki sprzyja dynamice podróży służbowych i wszelkiego rodzaju spotkań biznesowych. Część polskich hoteli nie odbiega już standardem i poziomem świadczonych usług od hoteli europejskich. Nadal jednak nie są na przykład w stanie zorganizować bardzo dużych kongresów ze względu na brak wystarczającej liczby miejsc noclegowych

Hotele biznesowe to bez wątpienia przyszłościowa dziedzina turystyki w Polsce. Nasz kraj jest często wymieniany jako nowy, atrakcyjny kierunek dla międzynarodowych spotkań, konferencji i kongresów. Ogromnym atutem Polski jest centralne położenie geograficzne w Europie i stosunkowo wysoki poziom bezpieczeństwa. Polscy hotelarze doskonale wiedzą, że organizacja kongresów i konferencji może być źródłem wysokich dochodów dla ich hoteli i ośrodków. Jednak zachodnie korporacje i stowarzyszenia organizują swoje konferencje przede wszystkim w Pradze i Budapeszcie, a nie w Warszawie, Krakowie czy Wrocławiu.

Według danych WTO, turystyka biznesowa generuje od jednej czwartej do jednej trzeciej wszystkich wydatków na podróże w krajach rozwiniętych. U nas udział podróży służbowych w 2004 roku stanowił jedną czwartą wszystkich przyjazdów. Większa liczba zagranicznych gości hotelowych jest wynikiem wzrostu zainteresowania Polską po przystąpieniu do Unii Europejskiej, postrzeganą coraz częściej jako atrakcyjną destynację (miejsce, cel podróży), zarówno gospodarczo, jak i turystycznie. Sami Polacy też coraz częściej się przemieszczają i nocują w hotelach biznesowych. Podróżnym dodatkowo sprzyjają tanie linie lotnicze, oferujące korzystne ceny.

Kongresy i szkolenia

Znaczącym faktem w rozwoju turystyki biznesowej jest wzrost zaangażowania Polski w działalność profesjonalnych, międzynarodowych stowarzyszeń branży spotkań i konferencji. Do grona kilku firm z Polski, będących członkiem ICCA, dołączyły biura konferencji i kongresów (tzw. convention bureaux), reprezentujące struktury publiczne Polskiej Organizacji Turystycznej, działającej na szczeblu krajowym, oraz miejskie - Warszawy, Wrocławia, Krakowa, Poznania i Gdańska. Na podstawie danych o liczbie konferencji i kongresów organizowanych w poszczególnych krajach międzynarodowe organizacje lokują Polskę na dwudziestym szóstym (wg UIA - Union of International Association) i dwudziestym miejscu w światowym rankingu (wg ICCA - International Congress & Convention Association).

Pierwszym kryterium wyszukiwania destynacji jest atrakcyjność miasta, potwierdzona dużą liczbą odwiedzających go turystów. Druga istotna rzecz to jego dostępność komunikacyjna, zwłaszcza samolotowa. Kolejną sprawą jest bezpieczeństwo miasta i regionu. No i oczywiście decydujące jest odpowiednie wyposażenie sal konferencyjnych oraz dobra kuchnia.

Z raportu Instytutu Turystyki wynika, że w 2002 r. w naszym kraju było 405 hoteli pięcio-, cztero- i trzygwiazdkowych, co stanowiło 37,8 proc. ogółu. Dwa lata później było ich już 501, co dawało 41,6 proc. wszystkich obiektów noclegowych. W 2005 i 2006 r. przybyło jeszcze dziesięć hoteli pięciogwiazdkowych, które wcześniej były obiektami czterogwiazdkowymi.

W hotelach znajduje się ponad 70 tys. miejsc noclegowych i średnio na jeden hotel przypada 140 łóżek. Hotele pięciogwiazdkowe znajdują się w województwach: mazowieckim - 8, małopolskim - 2, śląskim - 2 oraz jeden w woj. pomorskim. Obiekty cztero- i trzygwiazdkowe skupiają się przede wszystkim w woj. małopolskim i dolnośląskim. W większości są to hotele należące do międzynarodowych sieci. Z 23 hoteli pięciogwiazdkowych aż 16 należy do sieci hotelowych, tj. 69,5 proc. Hotele zrzeszone w sieci przyciągają klientów biznesowych poprzez wypracowaną markę, wysoką jakość świadczonych usług oraz międzynarodowe systemy rezerwacyjne. Obecnie w Polsce jest około 110 hoteli należących do międzynarodowych systemów hotelowych, które łącznie dysponują ponad 19 tysiącami pokoi. Blisko 40 proc. hoteli pięcio-, cztero- i trzygwiazdkowych znajduje się w dużych miastach. Dwie trzecie hoteli trzygwiazdkowych działa poza dużymi aglomeracjami. W 2004 roku hotele najwyższych klas znajdowały się w Krakowie - 53 obiekty, Warszawie - 30, Wrocławiu - 22 i Poznaniu - 18. W 2004 roku, kiedy segment turystyki biznesowej wykazał najbardziej dynamiczny wzrost ze wszystkich dziedzin turystyki, spośród wydatków zaliczanych do turystycznych największe dotyczyły pobytów o charakterze służbowym - 210 dolarów na osobę, o 55,6 proc więcej niż w roku 2003. Wysokie wydatki związane były zwłaszcza z kongresami i konferencjami i wynosiły 237 dolarów na osobę. Znaczący wpływ na wysokość wydatków ma fakt, że podróże w większości przypadków wliczane są w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Cztery miliony służbowych wizyt

Najczęściej w celach biznesowych, jak podaje Instytut Turystyki, Polskę odwiedzają Niemcy. Rośnie zainteresowanie przyjazdami do naszego kraju biznesmenów zza wschodniej granicy oraz z Chin i Indii. W 2005 roku do Polski przyjechało w celach służbowych około 4 mln turystów. Polacy wyjeżdżali w celach biznesowych 5,6 mln razy, z czego 4,4 mln dotyczyło podróży biznesowych po kraju, a 1,2 mln wyjazdów służbowych za granicę. Ponieważ dla biznesmena czas gra istotną rolę, wybiera on przeważnie hotele zlokalizowane w okolicach lotniska lub w centrum miasta - dzielnicy biur i urzędów.

Co hotel biznesowy mieć powinien

Znaczna większość ośrodków dysponuje podstawowym wyposażeniem technicznym potrzebnym do przeprowadzenia konferencji. Hotel biznesowy musi posiadać sale konferencyjne lub też miejsca, które można czasowo wydzielić do przeprowadzenia spotkań, szkoleń itp. Konieczne są także pomieszczenia pomocnicze, niezbędne w obsłudze gości. Obiekty powinny umożliwiać co najmniej kilka aranżacji układu miejsc siedzących i stojących.

Hotel biznesowy musi mieć do dyspozycji jako wyposażenie podstawowe: system wizualny, system nagłośnienia ogólnego, system dźwięku Dolby Digital, system zintegrowanego sterowania i zaciemniania, sprzęt i urządzenia do prezentacji, system symultanicznych tłumaczeń językowych, obsługę tłumaczy, obsługę techniczną i mównicę.

W Polsce połowa hoteli ma do trzech sal konferencyjnych, co czwarty obiekt dysponuje pięcioma takimi salami, co piąty dziesięcioma, a jedynie 3,4 proc. ma jedenaście i więcej sal, w których można w profesjonalny sposób organizować spotkania. Przeciętna sala konferencyjna przeznaczona jest dla około 300 osób.

W polskich hotelach biznesowych średnio znajduje się 8 apartamentów, 23 pokoi jednoosobowych i 45 dwuosobowych. Przeciętna liczba miejsc w restauracjach wynosi 93, a trzy czwarte obiektów nie ma więcej niż 140 miejsc. Hotele coraz bardziej "dopieszczają" swoich klientów. Klasyczne kiedyś hotelowe centrum biznesu odchodzi w zapomnienie. Obecnie preferowane są kameralne sale, pozwalające na kilkugodzinną rozmowę z możliwością wynajęcia tłumacza i zamówieniem drinka.

Od kilku lat, wraz z nastaniem ery internetu, zmieniła się klasyczna funkcja centrum biznesowego. W związku z tym w większości pokoi hotelowych umożliwiony jest dostęp do łącza. Biznes center w pięciogwiazdkowych hotelach to rodzaj klubu, w którym odbywają się spotkania. To miejsce, gdzie o wielkich pieniądzach, intratnych kontraktach i przyszłości można rozmawiać, popijając drinki i jedząc dania zamówione w restauracji. Tam do dyspozycji są najnowsze wydania prasy zagranicznej, ekran telewizora z kanałami informacyjnymi oraz notowania giełdowe.

Jak wybrać ten odpowiedni?

Czym się kierować, wybierając hotel na wyjazd służbowy? Niewątpliwie decydującym czynnikiem jest cena zawierająca nocleg, posiłki oraz podstawowe wyposażenie sali wraz z obsługą techniczną. Wśród biznesmenów najbardziej pożądanymi klientami są reprezentanci firm, będących stałymi klientami. Mogą oni liczyć na rabat w wysokości 10-13 proc.

Coraz więcej firm wybiera hotele oryginalne, położenie w atrakcyjnych miejscach. Dzięki temu zabiegowi uczestnicy długo pamiętają pobyt. Atutem jest umiejscowienie hotelu w pobliżu miasta, ale jednocześnie w ciszy, w rejonach atrakcyjnych turystycznie, z zapleczem rekreacyjnym. Istotny jest dogodny dojazd, i to zarówno dla środków transportu publicznego jak i dla prywatnych pojazdów. Oczywiście niezbędny jest strzeżony parking.

Organizatorzy wyjazdów biznesowych muszą wziąć pod uwagę wielkość sal konferencyjnych, liczbę miejsc noclegowych i jakość wyposażenia obiektu. Wielkim plusem hotelu będzie zawsze kuchnia. Restauracje, bary powinny oferować gościom różnorodne menu. W naszym kraju mamy spory potencjał średnich obiektów, nadających się do organizacji spotkań, kongresów i konferencji, lecz niewiele jest takich, w których można organizować większe, międzynarodowe imprezy.

Bezcenne korzyści

Już nie tylko standard pokoi, jakość obsługi, smaczne dania i komfortowe warunki do pracy stanowią podstawę wyboru hotelu na imprezę firmową. Przy organizacji eventów równie ważne jest to, co hotel oferuje swoim gościom w czasie wolnym.

Najnowsze trendy wyznaczają potrzeby coraz bardziej wymagających klientów. Realizowane są nietypowe scenariusze na specjalne życzenie klienta. Coraz więcej jest też hoteli, które w takich wydarzeniach się specjalizują. Jeszcze kilka lat temu hotelarze proponowali jedynie wieczorne spotkanie z zespołem muzycznym plus prosiak z rożna. Obecnie, współpracując z agencjami artystycznymi, zaskakują atrakcyjnymi programami rozrywkowymi. Realizowane imprezy przyjmują formę całościowego opracowania artystycznego. Wymagania gości i gotowe propozycje istniejące na rynku, nie wspominając o imprezach "szytych na miarę", mają charakter bardziej złożony. Obejmują scenografię, część muzyczną, artystyczną i rozrywkową w postaci konkursów, gier i zabaw bezpośrednio angażujących pracowników firmy.

Z atrakcji grupowych w hotelach o profilu konferencyjnym korzysta ponad 60 proc. gości. W związku z tym oczywiste jest stworzenie oryginalnej oferty imprez integracyjno-motywacyjnych. Tym bardziej że określone programy mogą pozostawić wspomnienia na długie lata.

W ciągu ostatnich dziesięciu lat turystyka biznesowa odnotowała w Polsce ogromny rozkwit. Powstają nowe obiekty hotelarskie znanych marek, wiele obiektów przeszło gruntowne remonty i modernizacje. Tak więc oferta obejmuje pełny wybór standardów: od sportowo-integracyjnych do luksusowych. Jeśli dopracowana zostanie jej kompleksowość, bogactwo programów towarzyszących oraz system promocji, to Polska ma szansę stać się prawdziwym tygrysem w zakresie turystyki biznesowej.

Korzystałam z danych Instytutu Turystyki w Warszawie,

z raportu "Turystyka biznesowa w Polsce", Warszawa 2005.